О новых формах документов индивидуального (персонифицированного) учета

Комментарий

Пенсионный фонд утвердил новые бланки документов индивидуального (персонифицированного) учета. Перечень этих документов содержит более 20 наименований. Однако фирмы должны заполнять лишь некоторые из них. Мы опубликовали именно те формы, которые организации должны ежегодно представлять в Пенсионный фонд.

Постановлением утверждены не только новые бланки персонифицированного учета, но и инструкция по их заполнению. Причем в приложении к инструкции приведены примеры заполнения документов индивидуального учета. Для вашего удобства мы не стали строго придерживаться структуры документа. В нашем журнале сразу после формы нового бланка опубликованы инструкция и пример его заполнения.

Персонифицированная отчетность: состав...

Ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, организации должны подавать в Пенсионный фонд сведения о страховом стаже и начисленных взносах по каждому работнику. Кроме того, статья 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” требует, чтобы фирмы в те же сроки подавали сведения об уплаченных страховых взносах в целом по организации.

Чтобы выполнить эти требования, предприятия сдают следующую отчетность:

• индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;
• опись передаваемых в Пенсионный фонд документов по форме АДВ-6-1;
• список застрахованных лиц, составленный в произвольной форме;
• ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11.

Отчетность за 2006 год организациям предстоит сдавать уже на новых бланках. Все представляемые документы должны быть сгруппированы в пачки не более чем по 200 штук в каждой. Для пачек же, которые содержат формы СЗВ-4-2, ограничение другое: в них нельзя включать сведения более чем о 200 застрахованных.

Для форм СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 установлены и дополнительные ограничения. Так, например, сведения, подаваемые на различные категории застрахованных или же на работников, выходящих на пенсию, необходимо включать в отдельные пачки. Кроме того, отдельно следует группировать корректирующие и отменяющие сведения. Их сдают в Фонд, если нужно исправить те или иные ошибки. Отдельную пачку нужно формировать и в отношении сведений, представляемых на застрахованных, которые работали в различных территориальных условиях.

На каждую пачку, содержащую формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, составляют опись по форме АДВ-6-1. Пачка должна быть прошита и пронумерована. При этом концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на котором ставится печать организации и делается надпись: “В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов”. К каждой пачке нужно приложить список застрахованных лиц, на которых представляются сведения. Его подшивают после описи.

Одновременно с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 фирмы сдают ведомость уплаты страховых взносов по форме АДВ-11. Независимо от количества пачек ведомость оформляют одну в целом по фирме.

Обратите внимание: за нарушение сроков сдачи сведений по индивидуальному учету фирму могут оштрафовать. Сумма штрафа – 10 процентов от пенсионных взносов, начисленных за отчетный год (ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Однако если сведения не поданы лишь на некоторых сотрудников, санкции должны начислить не от суммы взносов, начисленных в целом по фирме, а исходя из страховых платежей по тем работникам, сведения на которых не были представлены. Такое уточнение сделал Президиум ВАС РФ в информационном письме от 11.08.2004 № 79.

...и особенности заполнения

Форму СЗВ-4-1 заполняют отдельно на каждого застрахованного. Ее необходимо оформлять, когда подаются сведения о работниках, у которых есть право на получение досрочной трудовой пенсии. То есть бланк СЗВ-4-1 нужно заполнять, например, на сотрудников, которые заняты на подземных работах, работах с вредными условиями труда и в горячих цехах. Перечень таких лиц приведен в статьях 27 и 28 Закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ “О трудовых пенсиях в Российской Федерации”. При этом условия для назначения досрочной трудовой пенсии отражают в таблице “Стаж работы за отчетный период”.

Кроме того, сведения о страховом стаже и начисленных взносах по форме СЗВ-4-1 следует подавать на сотрудников, у которых необходимо выделить отдельные периоды работы. Например, при заключении гражданско-правовых договоров. Этот бланк организации должны также заполнять на работников, которые находились, например, в декрете, отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. При этом в графе “Исчисление трудового стажа: дополнительные сведения” проставляют коды “ДЕКРЕТ” или “ДЕТИ”. Дело в том, что в страховой стаж наравне с периодами работы засчитывают те периоды, когда сотрудник получал пособие по нетрудоспособности во время декретного отпуска или находился в отпуске по уходу за ребенком.

В новых бланках формы СЗВ-4-1 появился дополнительный раздел – “Сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения)”. Здесь следует отразить общую сумму страховых взносов (с разбивкой на страховую и накопительную часть) по сотруднику, который работает в разных обособленных подразделениях одной фирмы.

Форма СЗВ-4-2 списочная. То есть в ней могут быть приведены сведения сразу о нескольких застрахованных. Но не более чем о десяти на одной странице. Эту форму заполняют по застрахованным лицам, которые не имеют права на досрочное назначение пенсии. Исключение сделано лишь для тех сотрудников, которые могут выйти на пенсию раньше из-за того, что работают или живут в особых местностях. Например, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним, в зонах отчуждения.

Как мы уже отмечали, на каждую пачку документов необходимо составлять опись по форме АДВ-6-1. В ней указывют количество документов, сброшюрованных в пачке, расчетный период, за который подаются сведения, их тип и другие реквизиты. Например, в описи следует приводить код категории застрахованных, сведения о которых представлены в пачке:

• НР – для наемных работников;
• СХ – для работников сельхозорганизации;
• СДП – для лиц, добровольно перечисляющих взносы;
• ДП – для физических лиц, взносы за которых платит другое лицо.

Если опись составлена на пачку форм СЗВ-4-2, то в реквизите “Территориальные условия” проставляют код местности, где трудятся или живут работники, имеющие в связи с этим право на получение досрочной пенсии.

Надо отметить, что в новой форме описи появилась дополнительная строка – “Иные входящие документы”. Но это нововведение никак не повлияет на порядок заполнения формы АДВ-6-1, составленной для пачки документов СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, так как для указания их количества предусмотрена специальная строка.

Что касается ведомости уплаты страховых взносов по форме АДВ-11, то этот бланк не изменился. При оформлении данного документа за 2006 год, как и прежде, нужно указать количество поданных пачек документов по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, общую сумму начисленных и уплаченных взносов по всем застрахованным лицам, задолженность по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода.

Однако при ее составлении фирмам нужно обратить внимание на один нюанс. В графе “Признак тарифа” необходимо проставлять отметку о том, применяет ли компания регрессивную шкалу. Варианту “да” – соответствует значение “Р”, а “М” нужно указывать в графе в том случае, когда взносы рассчитаны по максимальным ставкам. Однако в новой инструкции указано, что начиная с 2005 года в данной графе следует указывать лишь значение “Р”. Это связано с тем, что с 2005 года были отменены ограничения на применение регрессивной шкалы, связанные с минимальным уровнем средних доходов на одного работника. То есть фактически “Р” означает, что фирма может применить регрессивные ставки. Достигли доходы сотрудников порога регрессии или нет, значения не имеет.

Аудитор Е.О. Яблочкина