Все нюансы важны: сколько часов, дней или месяцев трудился сотрудник, как долго был в отпуске или на больничном, какой установлен график — свободный или соответствующий строгому внутреннему распорядку дня по официальному производственному календарю. Учетно-организационные мероприятия необходимы не только в силу требований закона, но и в целях повышения результативности производства, а также для объективной мотивации штатных единиц!
К сожалению, строгий учет рабочего времени, как и его грамотная организация — не самое простое занятие для ответственных лиц. И помочь им могут два фактора:
уверенное знание принципов и особенностей, предусмотренных нормативно-правовыми актами и практикой их применения;
СКУД (специальные программно-аппаратные комплексы) или более дешевые локальные программы для мелких и средних производств.
Отлично, если работодатель вооружится обоими средствами повышения эффективности трудовых отношений предприятия. Но даже если найти толкового специалиста, разбирающегося в вопросах кадров, не получится — всегда выручит хороший СКУД.
Зачем нужна организация рабочего времени
Если подойти к этому рационально, то в любой компании получится создать идеальный тайм-менеджмент. Вы сможете эффективно управлять важнейшим нематериальным ресурсом — рабочим временем — через оптимизацию его составных компонентов:
чередование смен;
режим праздников и выходных;
введение «перекуров»;
графики отпусков и т. д.
Хороший Time Management, конечно, не устранит всегда присутствующий риск массовых эпидемий и подобного форс-мажора. Зато грамотный Time Management обеспечит руководителя надежной системой предотвращения коллапса из-за непредусмотрительности кадровиков, неправильно составляющих графики и не умеющих мобилизовать людей в экстренных ситуациях.
Шесть преимуществ рационального управления временем
Продуманный тайм-менеджмент неизбежно вызовет 6 позитивных изменений в производстве и с его исполнителями:
увеличение продуктивности сотрудников из-за четкого распределения обязанностей и соблюдения графиков;
прозрачный расчет заработной платы и возможность в любой момент сверить фактически отработанные часы с официальным табелем;
оптимизация расходов по заработной плате;
улучшение трудовых отношений между членами коллектива за счет наставничества, ротации кадров, их взаимозаменяемости, подбора состава смен и их взаимодействия;
точное планирование управления кадрами;
нормирование процессов трудовой деятельности.
Конечно, умение достигать перечисленного дается не сразу: нужны опыт, знания и талант. Или тотальный провал проекта с последующим скрупулезным исправлением ошибок.
По крайней мере, теория менеджмента утверждает, что профессиональными управленцами становятся именно так.
Организация рабочего времени и времени отдыха с позиций законодательства
Главным нормативным актом, регулирующим вопросы труда, является ТК. Он действует на территории всех субъектов России, и его нормы являются общеобязательными.
Конкретно порядку ведения учета и организации труда, режиму рабочего времени, обязанностям работодателя и работников, нормальной продолжительности смены и иным вопросам посвящен четвертый раздел ТК.
Статьями с 91 по 105 определены все важнейшие аспекты, касающиеся:
планирования внутреннего трудового распорядка;
первостепенных и менее значимых условий трудового договора;
случаев оплачиваемого освобождения от трудовых обязанностей (простои, обучение, прочее);
гибкого графика, нормальной и сокращенной продолжительности труда, неполного рабочего дня;
смен и их допустимого количества;
суммированного и несуммированного учета рабочего времени;
отдыха (перерывы, перекуры, отпуск, отгулы и прочее);
ведения табеля учета рабочего времени и способов его контроля и т. д.
Другими словами, в разделе № 4 содержатся условия, правила и принципы, которых обязан придерживаться любой работодатель! Разумеется, перечисленными статьями императивы ТК, касающиеся отношений работника и работодателя, не исчерпываются.
Кодекс регламентирует как положения специальных категорий работников (несовершеннолетние, беременные, родители-одиночки, инвалиды), так и устанавливает общие ко всем требования. Например, 40-часовая трудовая неделя: ни при каких обстоятельствах промежуток с понедельника по воскресенье включительно не должен длиться для исполняющего должностные обязанности работника дольше, чем 40 часов в совокупности.
За 1 месяц получится от 160 до 176 рабочих часов. Это 4 полных календарных недели, дающих от 21 до 22 рабочих дней. Все остальное время выпадает на отдых.
Требования справедливы для любого режима работы без привязки к месяцам:
нормированный (5 рабочих дней в неделю по 8 часов);
сменный;
гибкий (плавающий) график;
ненормированный (обязательно письменно согласуется с работником!).
Конкретные условия прописываются в договорах и дополнительных соглашениях к ним.
Другие источники законодательного регулирования
Нормативная база регулирования рабочих взаимоотношений и процессов содержится не только в Трудовом кодексе и Кодексе об административных правонарушениях (КоАП), но и в ряде узкоспециальных федеральных законов. Они регламентируют какую-то одну, узкую сферу:
финансирование при несчастных случаях на производстве («Об обязательном социальном страховании»);
зарплата и налогообложение («О бухгалтерском учете») и т. д.
Кроме федерального законодательства в стране действует ряд подзаконных норм в виде постановлений Правительства и специальных госорганов.
Нюансы корректного начисления зарплат
Обычно оплату труда производят за один из двух объектов:
фактически выполненный объем работ (сдельная оплата);
затраченное на трудовую функцию время (посменная/почасовая оплата).
Первый случай более частый. Для расчета таких зарплат необходим учет недель, месяцев и дней, а также начала и конца исполнения ежедневных трудовых обязанностей, в том числе посредством ведения специального табеля.
Ответственные за организационные процессы по рабочему времени
Как правило, на руководителе лежит обязанность планирования рабочего времени, а также принятие мер по его эффективной организации и учету. Такой масштабный процесс должен соответствовать нормативно-правовым требованиям, в том числе применительно к конкретной организационной форме предприятия:
бюджетная организация;
государственная служба;
коммерческое предприятие;
оборонный объект и т. п.
Разумеется, непосредственно исполнять указания руководителя будет уполномоченный его приказом подчиненный. Он и будет отвечать за фиксацию рабочего времени сотрудников и организацию четкого учета явок, отсутствия на работе, количества затраченных часов и т. д.
В помощь такому ответственному лицу рассчитывающая зарплату бухгалтерия разработает и утвердит табель. Он может быть как по унифицированной форме (№ 0504421), так и оригинальным: обязанность вести внутренний унифицированный учет отменена еще в 2013 году.
Многообразие способов учета рабочего времени в организациях и у ИП
Обратимся снова к главному источнику правовых норм, посвященных официальной работе, — ТК. В нем установлены 3 вида учета продолжительности исполнения должностных обязанностей:
поденный (каждый рабочий день длится одинаковое количество рабочих часов);
понедельный (разные дни недели длятся разное время, общее количество часов за неделю одинаковое);
суммированный (количество рабочих часов, дней недели в месяце не совпадает).
Другое название поденного и понедельного расчетов — несуммированный. В первом случае зарплата рассчитывается из количества отработанных дней, а во втором — из количества отработанных недель. Суммированный учет ведется по итогам истекшего месяца.
При этом все три вида учета применимы для любых графиков:
пятидневка;
шестидневка;
сменный (согласует профсоюз) и т. д.
Увы, универсального стандарта начисления зарплат нет. Но чтобы обезопасить предприятие от установленных КоАП штрафов, необходимо каждый шаг соотносить с требованиями ТК!
Автоматизированные средства организации рабочего времени
Давайте разберем 2 способа устранения ошибок планирования графиков работы, учета пребывания/отсутствия сотрудников и остальных процессов, касающихся рабочего времени:
СКУД (системы контроля и управления доступом);
производственные решения с программной реализацией.
Первые достаточно дорогостоящие и сложно вводятся в эксплуатацию, поэтому подходят для крупных и средних предприятий. Вторые приемлемы для малого бизнеса.
Особенности СКУД
Специальные программно-аппаратные комплексы многофункциональны, поэтому нацелены на многозадачность:
идентификация перемещающегося по территории предприятия персонала;
протоколирование явки и ухода с предприятия;
отслеживание перемещений, событий и их длительности (перекуров, обеда, перерывов в работе и т. п.).
А еще со СКУД составляется отчетность по недобросовестным работникам, в том числе собираются доказательства их прогулов и прочих нарушений трудовой дисциплины.
Какие программные решения для производства используются
Вот список из 4 самых популярных вариантов:
CRM-системы;
модули, дополняющие бухгалтерский софт;
тайм-трекеры на рабочих местах сотрудников;
таблицы любого редактора.
Первые два являются комплексными методами, а вторые — локальными. Всем перечисленным программным решениям свойственны как специфические недостатки, так и достоинства.
Какие календари подходят для СКУД
Вот три оптимальных категории календарей (их можно заменить подходящим ресурсом, специфически отображающимся в списке календарей):
личные — принадлежат только пользователю системы и приглашенным им участникам;
рабочие — отражают события, касающиеся трудового коллектива или его структурной части (отдел, служба);
корпоративные — открыты для всех сотрудников компании.
Аналогом может стать поездка или другое мероприятие, тоже фиксирующееся в том же самом списке.
Начать дискуссию