Перед тем, как заключить договор с подрядчиком по воинскому учету, мы рекомендуем задать ему несколько важных вопросов. Это снизит риски и упростит дальнейшую работу.
1. Проводите ли вы аудит ведения воинского учета перед началом работы?
Кто бы ни вел воинский учет до подрядчика — специалист внутри компании или другая аутсорсинговая компания — они могли допускать ошибки. Все эти недочеты и неточности выяснятся на следующей сверке документов с военкоматом, и тогда компании грозят крупные штрафы.
Так, может выясниться, что в документах никак не зафиксировано, что вы передали сотруднику повестку в военкомат, а он уклоняется от воинской службы. В этом случае ответственность несет компания: сотрудник может сказать, что повестку он не получил, и компании придется заплатить штраф до 400 000 рублей.
Читайте также: 30 сложных вопросов про воинский учет: комментарии эксперта.
Чтобы заранее выявить все проблемы и учесть все нюансы, необходимо сразу провести аудит воинского учета: проверить наличие и актуальность всех необходимых документов и сведений в них.
На что обратить внимание: если подрядчик утверждает, что аудит воинского учета не нужен — это плохой знак.
2. Какие именно документы вы готовите для первой постановки компании на воинский учет?
Если компания еще не вела воинский учет, необходимо подготовить:
карточку компании по форме 18;
приказ об организации ВУ;
план по ведению ВУ на год;
карточки военнообязанных сотрудников №10;
журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования.
Скачать памятку Как организовать воинский учет в компании: пошаговый алгоритм.
Помимо этого, все военнообязанные сотрудники компании обязаны подписать согласие на передачу и обработку их персональных данных третьими лицами. Подрядчик должен предупредить об этом: если данные сотрудников будет обрабатывать аутсорсинговая компания без их согласия, компании грозят штрафы за нарушение закона о персональных данных.
На что обратить внимание: подрядчик может назвать гораздо большее количество документов, чем входит в этот список. Помимо них, есть необязательные приказы и журналы: они упрощают воинский учет, но не требуются по закону. Если подрядчик не упоминает об этом и называет 10–15 обязательных документов, он искусственно увеличивает объем работы.
3. Как вы определяете, в какой военкомат необходимо отправлять данные о сотрудниках, если они живут в других городах или недавно переехали?
Документы о воинском учете сотрудника необходимо отправлять в военкомат по месту его регистрации. Если он покидает место своей регистрации более чем на три месяца, то обязан сняться с воинского учета в своем военном комиссариате и встать на учет в комиссариате по месту своего пребывания.
Обязательно спросите у подрядчика, как он поступает в случаях, если у сотрудника в паспорте указан адрес места регистрации, который относится к военкомату в одном регионе, а в военном билете — прикрепление к военкомату в другом, особенно если оба они не совпадают с местом фактического пребывания. Куда он отправит данные?
Мы в «Первой Экспертной Бухгалтерии» всегда проверяем, к какому военкомату относится сотрудник, и к какому он обязан относиться по закону. Для этого мы изучаем документы каждого военнообязанного сотрудника, выясняем, в каком военкомате он должен состоять на учете и в каком фактически состоит, и при необходимости связываемся с военкоматами. Документы мы направляем в военкомат, к которому относится сотрудник, и передаем вам информацию о том, что он должен перерегистрироваться в другой военкомат. Сделать это может только сам сотрудник.
На что обратить внимание: подрядчик должен сказать, что он самостоятельно проверяет, к какому комиссариату фактически относится сотрудник.
4. Как поступаете в случаях, если у военнообязанного сотрудника нет документов о постановке на воинский учет?
Аудит воинского учета может показать, что в компании работают сотрудники, которые не имеют военного билета и уклоняются от воинской службы. Чтобы обезопасить себя от претензий и штрафов, работодатель обязан выяснить это как можно быстрее.
Сотруднику, у которого нет военного билета, необходимо выдать направление в военкомат под подпись, и сообщить в военкомат, что такой сотрудник числится в компании. После этого ответственность за неявку в военкомат несет сам сотрудник как физическое лицо.
Читайте также: Что делать с сотрудником, который не хочет вставать на учет.
На что обратить внимание: подрядчик может сказать, что если сотрудник-уклонист работает в компании уже несколько лет, штрафов не будет. Это очень плохой знак. Компания может получить штраф при каждой сверке с военкоматом, и подрядчик никак не сможет на это повлиять.
5. Берете ли вы на себя переговоры с военкоматом или это остается на стороне компании?
Многие подрядчики по воинскому учету ограничивают свои обязанности подготовкой документов. Подготовленные материалы они передают в компанию, и на этом их ответственность заканчивается.
Этого недостаточно. Очень часто у каждого военкомата свои требования, и они не принимают пакет документов с первого раза, поэтому необходимо дополнять материалы, изменять их и учитывать индивидуальные требования. По нашему опыту, иногда документы приходится отправлять десятки раз. Именно поэтому мы в «Первой Экспертной Бухгалтерии» всегда сопровождаем взаимодействие с военкоматами: связываемся с ними, уточняем особенности их документооборота и сопровождаем постановку на воинский учет до конца.
На что обратить внимание: если подрядчик говорит, что только готовит первоначальный пакет документов — отнеситесь к сотрудничеству осторожно.
Защитите себя от штрафов при ведении воинского учета
Возьмем на себя подготовку всех необходимых документов для постановки на воинский учет и диалог с военкоматами
Оставьте заявку, мы перезвоним
6. Как вы действуете, если военкомат не принимает пакет документов?
Обязательно уточните у подрядчика, как долго он будет сопровождать процесс постановки на воинский учет, если документы не примут с первого раза. Если вы услышите, что каждое изменение документов оплачивается отдельно, или у вас есть ограниченное количество попыток связаться с военкоматом — возможно, вы переплатите за постановку на ВУ.
Подрядчик не может предсказать заранее, как долго необходимо будет согласовывать документы в сложных случаях: это зависит не от его профессионализма, а от индивидуальных особенностей военкоматов.
На что обратить внимание: подрядчик не должен называть определенное количество попыток связаться с военкоматом, даже апеллируя к своей экспертности.
7. Как вы передаете документы в военкомат?
Лучше всего, если подрядчик будет передавать пакет документов на сотрудников в компанию, а штатный сотрудник — самостоятельно отправлять их в военкомат. Если документы будет отправлять подрядчик, он должен позаботиться о том, чтобы не нарушить закон о персональных данных и о гостайне.
К персональным данным относятся все сведения, по которым можно идентифицировать сотрудников: их имена и фамилии, возраст, адрес регистрации, должность, образование и многое другое. По закону о персональных данных, для работы с такой информацией нужно согласие сотрудника.
Если вы передаете ведение воинского учета на аутсорсинг, каждый военнообязанный сотрудник должен подписать такое согласие для обработки персональных данных. Если этого не сделать, ответственность за разглашение данных будет нести как сам подрядчик, так и компания, которая передала эти данные, и штрафы для нее доходят до 700 000 рублей за каждого сотрудника при первом нарушении.
Читайте также: Рост штрафов до 500 млн ₽ за утечки персональных данных: кто в зоне риска.
Помимо этого, в документы по воинскому учету входит информация о воинской специальности призывника. Эти сведения относятся к государственной тайне. Ее разглашение третьим лицам, не подписавшим документы о неразглашении, относится к уголовным преступлениям, и грозит лишением свободы на срок до четырех лет.
На что обратить внимание: если подрядчик не упоминает о том, что сотрудники должны подписать согласие на обработку персональных данных, ничего не говорит о безопасности хранения данных, и при этом полностью берет на себя весь документооборот с военкоматом — это плохой знак. Учитывайте, что за разглашение персональных данных ответственность лежит на компании-работодателе и ее сотрудниках.
8. Вы выполняете разовую услугу постановки на воинский учет или заключаете постоянный договор?
Постановка на воинский учет — это однократная услуга. Однако вести воинский учет необходимо постоянно: отслеживать актуальность документов, ставить на учет новых сотрудников и снимать уволившихся, обновлять план воинского учета и проводить сверки с военкоматами.
Все это нужно делать вовремя: если не поставить нового сотрудника на учет в течение пяти дней после его приема на работу, это выяснится при сверке документов с военкоматом, и компания получит штраф.
Заранее оцените возможности своих специалистов: готовы ли вы взять эти задачи на себя или вам нужна помощь эксперта на аутсорсе? Если вы выбираете второй вариант, ищите подрядчика, который предлагает постоянное сотрудничество.
На что обратить внимание: подрядчик, который заканчивает свою работу на постановке компании на воинский учет, не решит всех проблем организации.
9. Если вы берете на себя постоянное ведение воинского учета, то что именно входит в вашу компетенцию, а что остается на стороне компании?
Даже если вы заключаете договор с подрядчиком о ведении воинского учета, в компании должен быть штатный сотрудник, ответственный за ВУ. Это — требование законодательства.
Ответственный сотрудник лично выдает повестки и берет подпись об их получении, отслеживает прием на работу, увольнение и изменение данных о сотрудниках, самостоятельно отправляет документы в военкомат и проводит сверки. Полностью переложить всю работу на подрядчика невозможно: в частности, военкоматы не принимают курьеров аутсорсинговой компании на сверках. Их обязан проводить только штатный сотрудник компании, указанный в приказе и плане.
Однако все остальные задачи можно делегировать: подрядчик может и должен готовить все необходимые пакеты документов, проверять и изменять информацию в карточках сотрудников и организации, помогать подготовиться к сверке и делать многое другое.
На что обратить внимание: не соглашайтесь на сотрудничество с подрядчиком, который утверждает, что полностью, на 100% возьмет на себя ведение воинского учета. Он не сможет это обеспечить и, скорее всего, плохо представляет себе процесс ведения ВУ.
10. Какую ответственность вы несете за ошибки при ведении учета?
По закону, ответственность за ведение воинского учета несет компания-работодатель. При ошибках в ведении документов именно ей придется выплачивать штрафы, даже если фактически всю работу выполнил подрядчик.
Если подрядчик утверждает, что он берет на себя все риски ведения учета и всю финансовую ответственность — скорее всего, он вводит вас в заблуждение. Исключение — случаи, когда компенсация штрафов напрямую прописана в договоре.
Мы не рекомендуем искать только ту компанию, которая гарантирует финансовую безопасность: такая практика на рынке не установлена, и вы можете либо не найти такого подрядчика, либо наткнуться на мошенников. Вместо этого обращайте внимание на опыт работы специалистов, их профессиональные знания и отзывы клиентов.
На что обратить внимание: обещаниям взять на себя все финансовые риски не стоит доверять.
Настроим воинский учет с нуля
Проведем аудит кадров, определим военнообязанных, заполним документы
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KLu23
Комментарии
1Особенно вдохновляет- "обращаемся сами в военкомат, проясняем и т.п." В первую очередь, подрядчик (тоже забавно) должен честно и откровенно сказать, что никакой чёткой рабочей схемы взаимодействия с военкоматами, к сожалению, не существует.