ЭДО

Мифы и суровая правда про ЭДО: страшно, эффективно, скоро все там будем

Прогресс шагает семимильными шагами. А бизнес, как отъявленный пенсионер-консерватор, все не готов сдавать позиции. Бережно прижимая к груди пудовые папки и глотая пыль в заваленных бумагами офисах, суровые российские предприниматели пытаются выжить в новом цифровом мире. Развеем предрассудки и расскажем, почему ЭДО – это полезно, экономично, эффективно, а по ряду причин – еще и жизненно необходимо.
Мифы и суровая правда про ЭДО: страшно, эффективно, скоро все там будем

Прогресс шагает семимильными шагами. А бизнес, как отъявленный пенсионер-консерватор, все не готов сдавать позиции. Бережно прижимая к груди пудовые папки и глотая пыль в заваленных бумагами офисах, суровые российские предприниматели пытаются выжить в новом цифровом мире.

Развеем предрассудки и расскажем, почему ЭДО — это полезно, экономично, эффективно, а по ряду причин — еще и жизненно необходимо.

Миф № 1. Бумага надежнее: вот подпись, вот печать

Да, бумажный документ привычнее, но он требует всесторонней проверки. Вдруг недобросовестные клиенты подменили листы, подчистили пару цифр. А проверка многостраничного контракта, который сбросили клиенту файлом, а получили распечатанным и подписанным по почте? Это же придется каждую запятую проверять. Кроме того обычную печать просто подделать, а подпись — и подавно.

Документ, подписанный электронной подписью изменить невозможно. Любая попытка замены приведет к тому, что файл документа не будет соответствовать файлу подписи.

Например: компания подписала договор ЭЦП со своей стороны и отправила его партнеру. А тот решил подправить невыгодные для себя условия. Внес изменения, сохранил, подписал и отправил обратно. Но в результате неправомерных действий изначальная подпись отправителя «сломалась», то есть перестала соответствовать документу, ведь он стал другим.

Реальность: ЭДО сводит к нулю риск подделки документов.

Миф № 2. Бумаги всегда под рукой, а в этих базах — черт ногу сломит, вдруг что-то пропадет

Бумажные документы часто теряются. Подшили не в ту папку, положили не на ту полку, завалили на столе свежей стопкой текучки, оставили в такси — ситуаций множество, и все они до боли знакомы каждому специалисту по «бумажкам».

А если нагрянула проверка, или требование из налоговой о документах по сделкам пришло? Сколько бумаг нужно собрать, отсканировать, заархивировать. Аврал на предприятии обеспечен. Объемы документации даже на малом предприятии часто таковы, что для бумаг отдельный офис нужен. Ну а если случился форс-мажор: залив, пожар — тут уж все пропало, так пропало.

С ЭДО утеря документов исключена. Все входящие и исходящие автоматически сохраняются на серверах оператора. Данные четко структурированы. Это позволяет легко найти и посмотреть любые сведения.

Цифровой архив можно хранить на удаленном сервере или в облаке. Экономия пространства налицо. И никакие чрезвычайные обстоятельства не станут для бизнеса помехой или катастрофой.

Реальность: ЭДО обеспечивает надежность хранения, снижает человеческий фактор, ускоряет работу и освобождает производственные площади.

Миф № 3. Бумаги никто посторонний не увидит, а электронные данные своруют и продадут на сторону

Зачастую любой посетитель офиса может наблюдать хаотичные стопки бумаг, разбросанных по рабочим столам. Какая уж тут секретность. А кража клиентской базы при увольнении работников — головная боль любого бизнеса.

Тем не менее, владельцы предприятий считают, что стоит подключить ЭДО и информация о жизнедеятельности бизнеса разлетится по всему интернету. Конечно, это не так.

Все операторы работают по защищенным протоколам. Попасть в систему клиент может либо по логину и паролю, либо по сертификату ЭЦП. Пароли клиентов операторы хранят в защищенном хранилище, а ключи сертификатов есть только у самих клиентов. За сохранность данных по закону отвечают операторы. Поэтому, если сам пользователь не кому не передаст данные для доступа в систему — его документы надежно защищены.

Реальность: ЭДО надежно защищает бизнес от кражи данных.

Миф № 4. Настроить ЭДО с контрагентами нереально, все через разные конторы работают

Каждый пользователь выбирает оператора исходя из собственных предпочтений. И у разных компаний и партнеры по ЭДО могут быть разными. Что ж теперь, заставлять партнера менять оператора или похоронить идею ЭДО на корню?

Конечно, нет. На помощь приходит роуминг. Сегодня многие операторы уже спокойно взаимодействуют между собой и их количество постоянно растет.

ЭДО БухСофт позволяет легко настроить обмен документами с контрагентами через разных операторов. Пользователь видит, с каким оператором работает его контрагент и может направить ему приглашение к обмену документами в пару кликов.

Реальность: обмен документами через разных операторов — уже не проблема.

Миф № 5. С ума сошли, это ж дорого, а у нас и так бизнес на ладан дышит!

Прикинем, какие затраты несет компания с бумажным документооборотом:

  • бумага, папки, оснастки для печатей и прочая канцелярия;
  • расходные материалы: картриджи, тонеры, краски;
  • ремонт и обслуживание печатающей техники;
  • содержание помещений для хранения документации;
  • почтовая отправка корреспонденции или услуги курьеров;
  • затраты времени персонала на работу с бумагами: распечатка, согласование, подшивка и т. д.

На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит 200 — 300 рублей. А сколько таких комплектов набегает за год? Поверьте, сумма выйдет немалая.

Электронный документооборот обходится на несколько порядков дешевле.

Например: Тариф Комфорт от компании БухСофт обойдется всего в 9 937 рублей в год. Причем в тариф входит не только ЭДО, но еще и отчетность в госорганы, проверка контрагентов, электронные трудовые книжки, анализ риска проверок и блокировки счета. А на тарифе Старт отправка одного документа через ЭДО стоит всего 2 рубля — это самая низкая цена на рынке.

Реальность: ЭДО существенно снижает затраты бизнеса.

Когда без ЭДО не обойтись?

Для многих бизнесов уже сегодня ЭДО — это насущная необходимость. Так когда без него не обойтись?

1.Сдача отчетности в госорганы.

С текущего года ФНС не принимает бухгалтерскую отчетность на бумаге. И все действующие ООО уже подключили электронную отчетность. А декларации по НДС уже много лет сдают исключительно электронным способом. Плюс многие отчеты запрещено сдавать на бумаге, если количество персонала превышает определенное количество человек.

Например: если численность работников превышает 10 человек — форму 6-НДФЛ можно сдать только электронно.

Поэтому создавая новое ООО, нужно сразу продумать и выбрать подходящего оператора. Также следует поступить и будущему ИП, который планирует работать на общем режиме или планирует принять на работу больше 10 человек.

В компании БухСофт каждый клиент может получить помощь специалиста. Бухгалтер-эксперт по налогам и отчетности поможет найти ошибки и сдать отчет.

Подключить электронную отчетность

2.Участие в госзакупках.

С 1 апреля 2021 года ЭДО стал обязательным для всех участников контрактной системы.

3.Продажа маркированного товара.

Продавцы и покупатели маркированного товара обязаны взаимодействовать через ЭДО. Никаких исключений не предусмотрено.

Читайте подробный материал об ЭДО и маркировке.

Кроме того с 1 июля 2021 года полноценно заработает система прослеживаемости некоторых товаров на территории РФ (например: детские коляски, автокресла, стиральные машины). Количественный учет движения прослеживаемого товара также будет осуществляться только через ЭДО.

И напоследок: о концепции ФНС

У налоговиков уже есть планы на внедрение повсеместного обязательного ЭДО. И даже документ они специальный разработали. Он называется Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности (утверждена решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию 25.12.2020).

Цель налоговики поставили амбициозную:

  • за 2021 год полностью доработать нормативную базу;
  • с 2022 года способствовать наращиванию темпов внедрения ЭДО между организациями и ИП на 20 % в год;
  • до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % товарных и транспортных накладных, оформляемых коммерческими структурами.

Первые шаги уже сделаны. Например: с 01.07.2021 ФНС планирует запустить раздачу бесплатных электронно-цифровых подписей для коммерческих организаций и ИП.

Поэтому заверяем самых отъявленных скептиков — обязательное ЭДО не за горами, скоро все там будем. Сейчас самое время пробовать, внедрять и обкатывать схему электронного документооборота на своем предприятии, чтобы к моменту окончательного перехода на «цифру» быть во всеоружии.

Удобный учет для бухгалтера

Все, что нужно бизнесу - бухгалтерия, кадры, зарплата, сдача отчетности, ЭДО и экспертная поддержка

Хотите попробовать?

Оставьте ваши контакты, наш менеджер расскажет, как подключиться и попробовать программу бесплатно:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Комментарии

3
    • Елена Балаклицкая

      Согласна с получением и отправкой стало более понятно, а что с хранением ен очень - некоторые говорять переподписывать надо, кто-то из операторов утверждает - налажено автоматическое переподписывание. Зачем переподписывать так и не могу понять

  • nastyN

    И мне про сроки расскажите! Без этого ЭДО и ЭЦП в туалет скоро нельзя будет сходить

Составлять финансовые модели полезно и совсем не страшно! Как это сделать, расскажем завтра на вебинаре

Вместе с экспертом бухгалтеры научатся развивать, а не обслуживать бизнес. Составляя финмодели, вы нарастите компетенции и собственную востребованность, а также станете лучше, чем просто Главбух.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Закрывающие документы от самозанятого: какие обязательны и как правильно их оформлять

Любая сделка в компании должна быть подтверждена документально. Это правило действует и, когда речь идёт о сотрудничестве с самозанятыми. Рассказываем, какие закрывающие документы необходимо получить от плательщика НПД.

Закрывающие документы от самозанятого: какие обязательны и как правильно их оформлять

Депутаты всех фракций хотят запретить продажу энергетиков несовершеннолетним

Госдума планирует запретить продажу энергетических напитков объемом больше 500 мл. Кроме того, по всей стране торговые сети не смогут продавать такие напитки несовершеннолетним.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Участник стройки — необязательно член СРО

Привлекаемые генподрядчиком организации могут не быть членами саморегулируемой организации (СРО).

Показатели эффективности проекта, о которых должен знать каждый директор

Эффективность проекта важна не только для инвесторов. Руководству компании тоже важно ее оценить — расскажем, как это сделать, чтобы самому не углубляться в расчеты всех показателей.

Показатели эффективности проекта, о которых должен знать каждый директор

Компании придется восстановить беременную, даже если та уволилась по собственному желанию

Еще одно интересное судебное дело. Сотрудница уволилась по собственному желанию, а через 3 недель узнала, что беременна. Она попросила работодателя восстановить ее в должности, но компания решила этого не делать.

Иллюстрация: Kristina Paukshtite/pexels
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Минцифры: биометрическую систему не будут использовать для розыска людей

Применять ЕБС для отслеживания людей незаконно. Пользователи сами решают, вносить ли свои данные в Единую биометрическую систему, которая нужна только для повышения доступности сервисов.

Сегодня крайний срок уплаты взносов на травматизм за апрель

До 15 мая включительно организации и ИП с сотрудниками должны успеть оплатить страховые взносы в СФР на травматизм за апрель.

Уже завтра бухгалтеры узнают, как правильно отвечать на требования ИФНС

Научитесь отвечать на требования ФНС и ее органов, а также разберитесь, что и в какие сроки представлять и какие требования являются незаконными.

«Макфа» обжаловала решение о национализации бизнеса

До проверки решения о национализации в апелляционном суде производитель макаронных изделий перейдет под контроль Росимущества.

Дистанционного работника временно можно привлечь для работы в офисе

По ТК работать дистанционно можно на постоянной основе, а временно не более 6 месяцев или периодически. Можно чередовать то дистанционную работу, то офисную.

Коротко о том, какие ошибки финдира мешают бизнесу расти?

Финансовый директор — ключевая фигура в управлении финансами бизнеса, которая отвечает за долгосрочное благополучие предприятия. Но даже самые умелые специалисты могут совершать ошибки, которые мешают компании расти и развиваться.

Коротко о том, какие ошибки финдира мешают бизнесу расти?
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Календарь вебинаров для бухгалтера в мае 2024: новый ФСБУ, дробление, ВЭД и налоговые требования. Не пропустите!

Собрали для вас анонсы вебинаров на май 2024 года.

Иллюстрация: rawpixel-com/freepik

Календарь вебинаров для бухгалтера в мае 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на май 2024 года.

Простая электронная подпись: как получить и использовать ПЭП

С каждым годом люди все чаще и чаще пользуются электронными документами. Однако, чтобы такие документы несли юридическую силу, необходима электронная подпись (ЭП). В данной статье мы узнаем, что такое простая электронная подпись (ПЭП), а также познакомим с ее возможностями.

Простая электронная подпись: как получить и использовать ПЭП
Бесплатно с Самозанятые

Все компании проверят на работу с самозанятыми. Что ждет бизнес из-за мониторинга Минтруда. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Разберем, как предпринимателям правильно сотрудничать с самозанятыми, проштудируем судебную практику и дадим рекомендации, как минимизировать риски в связи с грядущими проверками.

Все компании проверят на работу с самозанятыми. Что ждет бизнес из-за мониторинга Минтруда. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Власти хотят установить единый порог оплаты услуг ЖКХ

Допустимая доля расходов на ЖКУ сейчас составляет 22% от дохода семьи, а в регионах эту долю могут уменьшать. Однако в Госдуме предлагают сделать единый федеральный стандарт.

Проверки

Мораторий на проверки частично отменят: для кого

Вячеслав Володин хочет отменить мораторий на проверки бизнеса, деятельность которого касается здоровья людей. Проверять начнут точки по продаже вейпов и алкогольных напитков в жилых домах.

🔥 Новая акция — «Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей

До 17 мая включительно вы можете купить онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, УСН, ВЭД, финмоделированию, управленческому учету и бухгалтерии с нуля за 4 290 рублей. Получите знания для работы на новом участке, станьте более уверенным и высокооплачиваемым специалистом!

Интересные материалы

☀️ Новая акция — «Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей

До 17 мая включительно вы можете купить онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, УСН, ВЭД, финмоделированию, управленческому учету и бухгалтерии с нуля за 4 290 рублей. Получите знания для работы на новом участке, станьте более уверенным и высокооплачиваемым специалистом!

☀️ Новая акция — «Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей
2