ЭДО

Мифы и суровая правда про ЭДО: страшно, эффективно, скоро все там будем

Прогресс шагает семимильными шагами. А бизнес, как отъявленный пенсионер-консерватор, все не готов сдавать позиции. Бережно прижимая к груди пудовые папки и глотая пыль в заваленных бумагами офисах, суровые российские предприниматели пытаются выжить в новом цифровом мире. Развеем предрассудки и расскажем, почему ЭДО – это полезно, экономично, эффективно, а по ряду причин – еще и жизненно необходимо.
Мифы и суровая правда про ЭДО: страшно, эффективно, скоро все там будем

Прогресс шагает семимильными шагами. А бизнес, как отъявленный пенсионер-консерватор, все не готов сдавать позиции. Бережно прижимая к груди пудовые папки и глотая пыль в заваленных бумагами офисах, суровые российские предприниматели пытаются выжить в новом цифровом мире.

Развеем предрассудки и расскажем, почему ЭДО — это полезно, экономично, эффективно, а по ряду причин — еще и жизненно необходимо.

Миф № 1. Бумага надежнее: вот подпись, вот печать

Да, бумажный документ привычнее, но он требует всесторонней проверки. Вдруг недобросовестные клиенты подменили листы, подчистили пару цифр. А проверка многостраничного контракта, который сбросили клиенту файлом, а получили распечатанным и подписанным по почте? Это же придется каждую запятую проверять. Кроме того обычную печать просто подделать, а подпись — и подавно.

Документ, подписанный электронной подписью изменить невозможно. Любая попытка замены приведет к тому, что файл документа не будет соответствовать файлу подписи.

Например: компания подписала договор ЭЦП со своей стороны и отправила его партнеру. А тот решил подправить невыгодные для себя условия. Внес изменения, сохранил, подписал и отправил обратно. Но в результате неправомерных действий изначальная подпись отправителя «сломалась», то есть перестала соответствовать документу, ведь он стал другим.

Реальность: ЭДО сводит к нулю риск подделки документов.

Миф № 2. Бумаги всегда под рукой, а в этих базах — черт ногу сломит, вдруг что-то пропадет

Бумажные документы часто теряются. Подшили не в ту папку, положили не на ту полку, завалили на столе свежей стопкой текучки, оставили в такси — ситуаций множество, и все они до боли знакомы каждому специалисту по «бумажкам».

А если нагрянула проверка, или требование из налоговой о документах по сделкам пришло? Сколько бумаг нужно собрать, отсканировать, заархивировать. Аврал на предприятии обеспечен. Объемы документации даже на малом предприятии часто таковы, что для бумаг отдельный офис нужен. Ну а если случился форс-мажор: залив, пожар — тут уж все пропало, так пропало.

С ЭДО утеря документов исключена. Все входящие и исходящие автоматически сохраняются на серверах оператора. Данные четко структурированы. Это позволяет легко найти и посмотреть любые сведения.

Цифровой архив можно хранить на удаленном сервере или в облаке. Экономия пространства налицо. И никакие чрезвычайные обстоятельства не станут для бизнеса помехой или катастрофой.

Реальность: ЭДО обеспечивает надежность хранения, снижает человеческий фактор, ускоряет работу и освобождает производственные площади.

Миф № 3. Бумаги никто посторонний не увидит, а электронные данные своруют и продадут на сторону

Зачастую любой посетитель офиса может наблюдать хаотичные стопки бумаг, разбросанных по рабочим столам. Какая уж тут секретность. А кража клиентской базы при увольнении работников — головная боль любого бизнеса.

Тем не менее, владельцы предприятий считают, что стоит подключить ЭДО и информация о жизнедеятельности бизнеса разлетится по всему интернету. Конечно, это не так.

Все операторы работают по защищенным протоколам. Попасть в систему клиент может либо по логину и паролю, либо по сертификату ЭЦП. Пароли клиентов операторы хранят в защищенном хранилище, а ключи сертификатов есть только у самих клиентов. За сохранность данных по закону отвечают операторы. Поэтому, если сам пользователь не кому не передаст данные для доступа в систему — его документы надежно защищены.

Реальность: ЭДО надежно защищает бизнес от кражи данных.

Миф № 4. Настроить ЭДО с контрагентами нереально, все через разные конторы работают

Каждый пользователь выбирает оператора исходя из собственных предпочтений. И у разных компаний и партнеры по ЭДО могут быть разными. Что ж теперь, заставлять партнера менять оператора или похоронить идею ЭДО на корню?

Конечно, нет. На помощь приходит роуминг. Сегодня многие операторы уже спокойно взаимодействуют между собой и их количество постоянно растет.

ЭДО БухСофт позволяет легко настроить обмен документами с контрагентами через разных операторов. Пользователь видит, с каким оператором работает его контрагент и может направить ему приглашение к обмену документами в пару кликов.

Реальность: обмен документами через разных операторов — уже не проблема.

Миф № 5. С ума сошли, это ж дорого, а у нас и так бизнес на ладан дышит!

Прикинем, какие затраты несет компания с бумажным документооборотом:

  • бумага, папки, оснастки для печатей и прочая канцелярия;
  • расходные материалы: картриджи, тонеры, краски;
  • ремонт и обслуживание печатающей техники;
  • содержание помещений для хранения документации;
  • почтовая отправка корреспонденции или услуги курьеров;
  • затраты времени персонала на работу с бумагами: распечатка, согласование, подшивка и т. д.

На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит 200 — 300 рублей. А сколько таких комплектов набегает за год? Поверьте, сумма выйдет немалая.

Электронный документооборот обходится на несколько порядков дешевле.

Например: Тариф Комфорт от компании БухСофт обойдется всего в 9 937 рублей в год. Причем в тариф входит не только ЭДО, но еще и отчетность в госорганы, проверка контрагентов, электронные трудовые книжки, анализ риска проверок и блокировки счета. А на тарифе Старт отправка одного документа через ЭДО стоит всего 2 рубля — это самая низкая цена на рынке.

Реальность: ЭДО существенно снижает затраты бизнеса.

Когда без ЭДО не обойтись?

Для многих бизнесов уже сегодня ЭДО — это насущная необходимость. Так когда без него не обойтись?

1.Сдача отчетности в госорганы.

С текущего года ФНС не принимает бухгалтерскую отчетность на бумаге. И все действующие ООО уже подключили электронную отчетность. А декларации по НДС уже много лет сдают исключительно электронным способом. Плюс многие отчеты запрещено сдавать на бумаге, если количество персонала превышает определенное количество человек.

Например: если численность работников превышает 10 человек — форму 6-НДФЛ можно сдать только электронно.

Поэтому создавая новое ООО, нужно сразу продумать и выбрать подходящего оператора. Также следует поступить и будущему ИП, который планирует работать на общем режиме или планирует принять на работу больше 10 человек.

В компании БухСофт каждый клиент может получить помощь специалиста. Бухгалтер-эксперт по налогам и отчетности поможет найти ошибки и сдать отчет.

Подключить электронную отчетность

2.Участие в госзакупках.

С 1 апреля 2021 года ЭДО стал обязательным для всех участников контрактной системы.

3.Продажа маркированного товара.

Продавцы и покупатели маркированного товара обязаны взаимодействовать через ЭДО. Никаких исключений не предусмотрено.

Читайте подробный материал об ЭДО и маркировке.

Кроме того с 1 июля 2021 года полноценно заработает система прослеживаемости некоторых товаров на территории РФ (например: детские коляски, автокресла, стиральные машины). Количественный учет движения прослеживаемого товара также будет осуществляться только через ЭДО.

И напоследок: о концепции ФНС

У налоговиков уже есть планы на внедрение повсеместного обязательного ЭДО. И даже документ они специальный разработали. Он называется Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности (утверждена решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию 25.12.2020).

Цель налоговики поставили амбициозную:

  • за 2021 год полностью доработать нормативную базу;
  • с 2022 года способствовать наращиванию темпов внедрения ЭДО между организациями и ИП на 20 % в год;
  • до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % товарных и транспортных накладных, оформляемых коммерческими структурами.

Первые шаги уже сделаны. Например: с 01.07.2021 ФНС планирует запустить раздачу бесплатных электронно-цифровых подписей для коммерческих организаций и ИП.

Поэтому заверяем самых отъявленных скептиков — обязательное ЭДО не за горами, скоро все там будем. Сейчас самое время пробовать, внедрять и обкатывать схему электронного документооборота на своем предприятии, чтобы к моменту окончательного перехода на «цифру» быть во всеоружии.

Удобный учет для бухгалтера

Все, что нужно бизнесу - бухгалтерия, кадры, зарплата, сдача отчетности, ЭДО и экспертная поддержка

Хотите попробовать?

Оставьте ваши контакты, наш менеджер расскажет, как подключиться и попробовать программу бесплатно:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Комментарии

3
    • Елена Балаклицкая

      Согласна с получением и отправкой стало более понятно, а что с хранением ен очень - некоторые говорять переподписывать надо, кто-то из операторов утверждает - налажено автоматическое переподписывание. Зачем переподписывать так и не могу понять

  • nastyN

    И мне про сроки расскажите! Без этого ЭДО и ЭЦП в туалет скоро нельзя будет сходить

Из-за ошибки ИИ россиянин провел 10 месяцев в заключении под арестом

Сенаторы и эксперты обсудили меры противодействия злоупотреблениям с использованием искусственного интеллекта.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Муки выбора: как быстро найти подходящего бухгалтера на участок

Парадокс: специалистов в стране много, но найти подходящего на определенный участок бухгалтерии — целый квест! Разбираемся, как гарантированно закрыть вакансию бухгалтера и прекратить текучку кадров.

Муки выбора: как быстро найти подходящего бухгалтера на участок

💥Обзор новостей: налог на прибыль — 25%, УСН — заплатят НДС, НДФЛ многоступенчатый и прогрессивный

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

💥Обзор новостей: налог на прибыль — 25%, УСН — заплатят НДС, НДФЛ многоступенчатый и прогрессивный
Лучшие спикеры, новый каждый день

Гайд: как написать продающую вакансию, чтобы собрать много откликов

Публикация вакансии — стандартный инструмент для поиска сотрудников. Но не все работодатели умеют его правильно применять. Помните, что соискатели читают бесконечную ленту с вакансиями, и ваше объявление должно цеплять. В этой статье я расскажу об основных принципах создания продающей вакансии, а также про ошибки, которые часто допускаются.

Уже сегодня вы узнаете, чем грозит работа с самозанятыми

Проверьте свои показатели работы с самозанятыми и подготовьтесь к мониторингу Минтруда.

Все, что не убивает нас — НДС!? От депутатского стола — нашему столу

Ну, граждане алкоголики, хулиганы, тунеядцы, ИПшники, МСПшники, упрощенцы, кто хочет увеличения налогов? На сегодня наряды: прогрессивная шкала НДФЛ и НДС для упрощенцев.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

6,5% в золотых долларах. Свежие облигации: Полюс USD на размещении

Раньше Полюс выпускал золотые облигации с привязкой к золоту, но оно так стремительно растёт, что рациональность этого выбора стала сомнительной. Но Новатэк задал новый тренд на стодолларовые облигации с расчётами в рублях, Полюс его подхватил, а вскоре могут перенять и другие. Посмотрим, почему этот выпуск один из лучших.

6,5% в золотых долларах. Свежие облигации: Полюс USD на размещении

В одном регионе введут налоговый вычет в 100%

Компании, которые безвозмездно передают имущество или денежные средства образовательным организациям, смогут получить 100% инвестиционный налоговый вычет по налогу на прибыль.

Минфин предложил поднять ставку по налогу на прибыль для ИТ-компаний до 5% с 2025 года

С 2022 года для них действует льготная нулевая ставка.

Минфин решил ввести 5-ступенчатую систему НДФЛ. Чтооооо??? Вменение НДС части бизнеса на «упрощенке». Чтооооо???

Минфин РФ предлагает расширить прогрессивную шкалу НДФЛ, снизив порог годового дохода для применения ставки 15% до 2,4 млн рублей и введя еще три ступени с максимальной ставкой 22% для доходов свыше 50 млн рублей.

Минфин решил ввести 5-ступенчатую систему НДФЛ. Чтооооо??? Вменение НДС части бизнеса на «упрощенке». Чтооооо???

⚡️⚡️⚡️Минфин раскрыл параметры прогрессивной шкалы налогообложения

Поправки коснулись базовых видов налогов: НДФЛ, налога на прибыль компаний, на добычу полезных ископаемых, режима упрощенной системы налогообложения (УСН) для малого бизнеса и ряда других, менее существенных. 

⚡️⚡️⚡️ Минфин внес в правительство пакет поправок по налогам. С доходов свыше 2,4 млн в год НДФЛ будет 15%

Министерство финансов России ожидает, что Госдума примет поправки в весеннюю сессию и они начнут работать уже с 1 января 2025 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Что изменят в налоговой системе: Минфин внес пакет поправок!

Изменения коснутся ставок НДФЛ, УСН, НДС и НДПИ.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк. ру
4

Бесплатное программное обеспечение от ФНС для работы с КЭП положено не всем

На сайте ФНС можно бесплатно скачать программу для работы с квалифицированной электронной подписью. Но это право есть при соблюдении ряда условий.

Зарплата

Среднюю зарплату от 150 тысяч рублей получают только в Магадане и на Чукотке

Специалисты на Чукотке получают в среднем 162,5 тысяч, а москвичи — 146,2 тысячи рублей.

Экспорт

ЕАЭС будет свободно торговать с Ираном

Российские экспортеры начнут экономить до 300 млн долларов в год и смогут торговать с Ираном без запретов и ограничений на ввоз товаров.

Упростили условия получения субсидий для строительства модульных отелей

Правительство упростило условия выдачи субсидий на строительство модульных отелей на Дальнем Востоке, в Арктике и на Крайнем Севере.

В НК будет новый налог. 👀«Ночной бухгалтер» № 1691

Так наши чиновники разошлись, что решили добавить в НК новую главу. Органам местного самоуправления дадут право введения на своей территории туристического налога. Минцифры предлагает ввести сбор за использование иностранного ПО, Блиновской начали разблокировку счетов, штраф ГИБДД можно удержать из зарплаты сотрудника и другие новости.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Госдума рекомендовала продлить инвестиционный вычет

По НК применение инвестиционного налогового вычета по налогу на прибыль организаций прекращается в 2024 году.

Интересные материалы

Частные дома станут более качественными: для ИЖС утвердили ГОСТ

Росстандарт утвердил национальный стандарт зеленого индивидуального жилищного строительства (ИЖС).