Нанять и не пожалеть об этом: как выбрать идеального сотрудника

От размещения вакансии до найма

На этапе найма проще всего отсеять непрофессиональных, токсичных и скандалящих с коллегами и клиентами сотрудников. Обращайте внимание на маркеры, по которым можно вычислить неподходящих кандидатов. Они проявляются на каждом этапе подбора.

Резюме

Проверьте, как часто сотрудник менял место работы. Если он регулярно «прыгает» из одной компании в другую через два-три месяца, это повод насторожиться. У любого, в том числе неконфликтного работника может быть в резюме компания, в которой он проработал меньше полугода, но это будет единичный случай, а не тенденция. 

Показатель хорошего резюме — последовательное продвижение кандидата по карьерной лестнице вертикально либо горизонтально в рамках одной сферы деятельности, со сменой должности или компании раз в несколько лет.   

Сопроводительное письмо

Укажите в тексте вакансии, что для отклика нужно использовать в сопроводительном письме кодовую фразу, например «Хочу в команду». Или попросите присылать отклик только на электронную почту с определенной темой письма.

Если кандидат проигнорирует вашу просьбу, и отправит письмо с любой другой формулировкой, это будет говорить о его невнимательности и шаблонном подходе к вакансиям. Возможно, так же невнимательно он будет реагировать на рабочие задачи. 

Собеседование

Во время собеседования проверьте профессиональную подготовку и soft-скиллы кандидата.

Обязательно задайте вопросы из профессиональной сферы, в которой будет работать сотрудник. Мы в «Первой Экспертной Бухгалтерии», принимая на работу кадровика, даем ему тест из двадцати вопросов  из сферы трудового права и делопроизводства.  По результатам такого теста сразу можно определить, чем до этого занимался соискатель и использовал ли он в своей работе знания трудового права.

Чтобы оценить характер кандидата, спросите его, что ему нравилось и не нравилось на предыдущем месте работы, что его вдохновляет, а что раздражает, и какие достижения и провалы в своей работе он мог бы назвать.

Отзывы предыдущих работодателей

После окончания собеседования попросите кандидата дать контакты его руководителей с предыдущих мест работы, чтобы получить рекомендации. Спрашивайте об этом только после встречи, поскольку предыдущий работодатель может не знать, что сотрудник в поиске работы.

При этом можно столкнуться с обманом: соискатель может дать номер своей подруги или мамы, которые представятся работодателями и дадут самые лестные отзывы. Чтобы избежать этого, мы рекомендуем помимо телефонов, которые передал соискатель, найти общие телефоны компаний-работодателей и позвонить, чтобы убедиться, что такой сотрудник действительно там работал, а заодно и узнать, как он справлялся со своими обязанностями.

Принятие решения

Если вы в ходе первичного отбора поняли, что кандидат вам не подходит, отказать ему стоит в мягкой вежливой форме. 

Ни в коем случае нельзя говорить соискателю, что он вам не подходит по возрасту, полу, из-за наличия детей или вероятности уйти в декрет. Такие основания для отказа могут быть расценены как дискриминация. 

Лучше использовать нейтральную формулировку, например, «К сожалению, на данный момент руководитель выбрал другого специалиста, но если у нас будет какие-то расширения, мы будем иметь вас в виду. Большое спасибо за ваш отклик!». 

Хотите защитить свой бизнес от претензий сотрудников и штрафов трудинспекции?

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, кадровый и налоговый учет, приведем в порядок документацию и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса

Оставьте контакты, мы вам перезвоним:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Оформление сотрудника

В некоторых случаях работодатели для того, чтобы обезопасить себя от неподходящего сотрудника, на первый месяц работы не подписывают с ним документов или заключают договор подряда. Это грубое нарушение ТК, которое грозит большими штрафами.

Обязательно заключайте договор с первого дня работы сотрудника.

Запрос документов

При оформлении нового сотрудника в первую очередь необходимо запросить у него документы: 

• паспорт;

• все дипломы об образовании (средне-профессиональное и высшее);

• военный билет (все страницы, даже пустые, или другие документы, относящиеся к воинскому учету);

• свидетельства о браке, при их наличии;

• свидетельства о рождении детей, при их наличии;

• СНИЛС;

• ИНН;

• трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Это необходимо не только для оформления сотрудника, но и для последней проверки. Сопоставьте данные из документов с резюме кандидата и проверьте, все ли описанные там места работы есть в трудовой книжке. 

В нашей практике был случай, когда кандидат очень долго не присылал трудовую книжку, а когда это сделал, оказалось, что у последнего места работы нет закрывающей записи работодателя. Мы позволили в компанию и узнали, что их сотрудник сбежал, похитив данные. 

Если на этапе приема сотрудник уже не выполняет требование передать необходимые документы, это еще один повод насторожиться.

Составление договора

В ст. 57 ТК перечислены основные пункты, которые должны содержаться в трудовом договоре.

Вы не можете проигнорировать: 

• должность; 

• график работы; 

• норму рабочего времени; 

• размер заработной платы; 

• место работы; 

• испытательный срок;

• условия труда.

Если в трудовом договоре не указана конкретная сумма выплат сотруднику, нужно сослаться на локальный нормативный акт, в котором эти данные представлены. 

Мы в «Первой Экспертной Бухгалтерии» проводили аудит крупной компании, у которой в трудовых договорах было прописано, что оплата труда осуществляется согласно положению о сдельной оплате. Однако фактически такого положения не существовало, и в договоре была ссылка на несуществующий документ. 

В локальном акте необходимо прописать четкие расценки за измеримые показатели. Например, если оплата зависит от количества изготовленных деталей, то должна быть указана стоимость каждой из них. Если они никак не закреплены, сотрудник не может проверить, верно ли ему посчитали зарплату, и может пожаловаться на работодателя в трудовую инспекцию.

Те же правила относятся к графику работы, нормам рабочего времени и рабочему месту. Важно помнить, что чаще всего при трудовых спорах суд встает на сторону работника, и именно работодатель должен будет доказать, что со своей стороны он никак не нарушал закон, а вот сотрудник нарушал требования работодателя, например, опаздывая или прогуливая. 

Таким доказательством станет трудовой договор или локальный нормативный акт, в котором указан рабочий график, например, с 09.00 до 18.00 с понедельника по пятницу, и адрес рабочего места. Если сотрудник не подписал эти документы, или в них не указано, где и когда он должен находиться, то и привлечь его к ответственности за отсутствие на рабочем месте будет сложно.

В норме труда нужно зафиксировать, сколько часов в неделю должен отрабатывать сотрудник. Стандартная норма —  40 часов в неделю, 8-часовой рабочий день. Если сотрудника берут на неполное рабочее время, должно быть прописано, что он устраивается, например, на 0,5 ставки, с нормой труда 20 часов в неделю с соответствующим графиком работы.

Срочный трудовой договор

Чтобы упростить расставание с неподходящим сотрудником, можно с самого начала заключить с ним срочный трудовой договор. 

Он заключается на определенный период работы, и за это время сотрудник может либо выполнить весь необходимый объем задач, либо доказать, что договор с ним можно продлить. Максимальный срок для срочного трудового договора — пять лет.

Однако для заключения срочного трудового договора нужны основания, прописанные в ст. 59 ТК. 

Так, по соглашению сторон срочный трудовой договор можно, например, заключить с сотрудником, если работодателем выступает компания, относящаяся к субъектам малого предпринимательства, включая ИП, численность работников при этом не должна превышать 35 человек, а в сфере розничной торговли и обслуживания — 20 человек.

Кроме того, срочный договор можно заключать:

• с сотрудниками НКО, если в штате не более 35 человек, кроме отдельных исключений;

• со студентами очных форм обучения;

• с творческими работниками СМИ, театров и кинотеатров;

• с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций;

• и в некоторых других случаях.

Если сотрудник справляется со своими обязанностями и подходит компании, то по истечение срока действия он автоматически становится бессрочным. Если же сотрудник компанию не устраивает, договор можно просто не продлевать. В таком случае достаточно просто уведомить сотрудника за три дня о том, что срочный договор подходит к концу и будет расторгнут на основании истечения срока трудового договора.

Локальные нормативные акты

Если в трудовом договоре прописаны все обязательные пункты, работодателю понадобится еще как минимум два нормативных документа — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и должностная инструкция.

Они необходимы для того, чтобы заранее определить требования к сотруднику и договориться об их выполнении. Если он не подпишет эти документы, то привлечь его к ответственности за нарушения будет практически невозможно.

Правила внутреннего распорядка описывают дисциплинарные обязанности и определяют, как сотрудник должен вести себя в организации. 

В них можно включить требования:

• приходить на работу к 9:00 и не опаздывать; 

• уходить с рабочего места не раньше 18:00;

• не грубить коллегам и клиентам; 

• соблюдать дресс-код;

• не сидеть в социальных сетях в рабочее время.

Если эти правила будут нарушены, например, руководитель застанет сотрудника за скроллом ленты в телеграм на рабочем месте в рабочее время, он должен документально это зафиксировать, например, с помощью докладной, и назначить дисциплинарное взыскание.

Взыскание можно наложить только за совершение дисциплинарного проступка —  неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК). 

Должностная инструкция фиксирует профессиональные обязанности сотрудника. 

В ней стоит описать, чем именно должен заниматься специалист, что он должен делать, а что — нет. Так, в инструкцию можно включить задачи:

• отвечать на звонки клиентов;

• формировать заявки на отгрузку в определенной программе и определенный срок;

• передавать документы в определенный период времени;

• составлять и сдавать налоговые декларации.

Без должностной инструкции практически невозможно доказать трудовой инспекции или суду, что наказанный или уволенный сотрудник не выполнял свои обязанности. В первую очередь у работодателя спросят: а где написано, что человек обязан был сделать именно это и именно так?

Если нет документально зафиксированной обязанности работника, то нет и ответственности за ее неисполнение.

Кадровый учет

Все то время, что сотрудник работает в компании, работодатель должен хранить все необходимые документы по нему. 

В список обязательных документов, которые должны быть в организации по каждому сотруднику, входит: 

• заявление о приеме на работу (не обязательно, но желательно);

• личная карточка Т2, если организация их ведет;

• трудовой договор, а также дополнительные соглашения к нему;

• должностная инструкция сотрудника;

• характеристики и письма от прежних работодателей, если они есть;

• различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы;

• копии приказов, изданных по личному составу, где указано ФИО этого работника;

• данные об аттестации, если они были;

• данные медосмотров, если они были;

• согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что в личном деле нельзя хранить копии следующих документов:

• паспорт;

• военный билет;

• СНИЛС;

• диплом об образовании;

• свидетельство о заключении и /или расторжении брака;

• свидетельство о рождении ребенка;

• свидетельство о перемене имени или фамилии.

Если вы хотели бы расстаться с сотрудником, но он не хочет подписывать заявление по собственному желанию, его увольнение нужно обосновать. 

Во второй части статьи мы расскажем, в каких случаях работодатель может получить штраф, увольняя сотрудника за непрофессионализм, хамство клиентам, пьянство или воровство, и как оформить увольнение правильно. 

Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника

Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность

Узнать условия

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KKT1F