Как работать с онлайн-кассами и ОФД в 2023 году

Контрольно-кассовая техника, фискальный накопитель и чеки – то, на что нужно обращать особое внимание в части соблюдения законов при ведении предпринимательской деятельности.

Кассовая дисциплина активно нарастила обороты за последние годы, так как для бизнеса – это прежде всего удобство: не нужно вручную передавать чеки в налоговую, это сделает техника и программное обеспечение. Часто устанавливают онлайн кассу даже те, кого закон не обязывает.

Цифры по количеству ККТ в России впечатляют – более 3,6 миллионов. Но все же уточним, кому можно пока обойтись без ККТ.

Кто может не применять ККТ

Это прописано в статье 2 закона № 54-ФЗ. Работать без онлайн-кассы могут:

• предприниматели, которые занимаются торговлей мороженым в киосках, розливом безалкогольных напитков, ремонтом и окраской обуви, изготовлением галантереи и т. д.;

• предприниматели, оказывающие услуги по присмотру и уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;

• граждане, которые являются плательщиками НПД;

• предприниматели, которые ведут деятельность в отдаленных и труднодоступных районах.

Как выбрать кассу и фискальный накопитель (ФН)

При выборе онлайн-кассы нужно учитывать два условия:

1. наличие выбранной модели в реестре ФНС;

2. возможность работы кассы с фискальным накопителем.

При выборе ФН обращаем внимание на:

1. Включение в реестр ФНС.

2. Соответствие срока действия ФН сроку, разрешенному вашему виду деятельности, ФН выбираем исходя из ниши бизнеса.

Сейчас фискальные накопители выпускаются с двумя сроками действия – 15 и 36 месяцев.

На выбор фискального накопителя влияют:

• система налогообложения;

• вид деятельности – продажа товаров или оказание услуг;

• наличие в ассортименте подакцизного и маркированного товара;

• наличие сезонности деятельности.

Обращаем внимание, что после окончания срока действия накопителя его нельзя выбрасывать – нужно хранить в течение пяти лет.

После приобретения ККТ и ФН необходимо зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции. Но и на этом этапе предприниматели часто допускают ошибки.

Что важно учитывать при регистрации кассы:

• Работу на аппарате можно начинать только после получения карточки регистрации – до этого работать запрещено. Уведомление о присвоении регистрационного номера не равно получению карточки регистрации.

• Соответствие информации об ОФД в налоговой и в самой кассе. Если происходит смена ОФД, то нужно перерегистрировать кассу.

• Правильность введения регистрационного номера ФН или ИНН в кассу. Если в этих данных совершить ошибку, то исправить ее уже нельзя – потребуется покупка нового ФН.

• Соответствие данных в кассе и в информации для налоговой инспекции.

• Соблюдение сроков передачи отчета о регистрации: после получения карточки регистрации отчет нужно отправить в течение одного дня.

• Попытка регистрации моделей ФН или онлайн-касс, не включенных в реестр налоговой службы.

Когда необходима перерегистрация кассы

Возможные нарушения законодательства могут произойти не только во время непосредственной регистрации кассы, но и в момент перерегистрации – вы просто можете не знать, что такая процедура требуется.

Перерегистрация онлайн-кассы необходима при:

• изменении адреса или места установки ККТ;

• смене ОФД;

• изменении сведений о применении ККТ в составе автоматического устройства для расчетов;

• изменении сведений об автоматическом устройстве для расчетов;

• замене ФН;

• переходе ККТ из работы в автономном режиме в режим передачи в налоговую инспекцию через ОФД и наоборот;

• изменении ФИО пользователя.

В каком случае налоговая может снять кассу в одностороннем порядке

Бывает и такое: касса вам еще нужна для бизнеса, но пользоваться ей уже запрещено.

Налоговая может снять онлайн-кассу с учета в следующих случаях:

• ККТ не соответствует требованием законодательства – применяемого аппарата нет в реестре ФНС.

• Истечение срока действия ключа фискального признака в ФН – требуется заменить фискальный накопитель. Лучше следить за этим параметром и производить замену заблаговременно. Если использовать кассу с истекшим ФН, то это будет приравнено к отсутствию кассы.

• Внесение записи в ЕГРЮЛ/ЕГРИП о прекращении деятельности.

Фискальные накопители

В наличии и на заказ.

Купить

Про маркировку и кассы. Что нового в 2023 году

28 февраля 2023 года завершаются эксперименты по БАДам, антисептикам, медицинским изделиям, пиву и слабоалкогольной продукции.

1 марта 2023 года – начало обязательной маркировки велосипедов.

1 апреля 2023 года стартует обязательная маркировка пива и слабоалкогольной продукции.

Обязательная маркировка инвалидных кресел отложена на неопределенный срок.

Как правильно выбрать фискальный накопитель

Если предприниматели торгуют маркированным товаром, им нужно использовать ФН, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2. Но даже из этого правила есть исключения – о них налоговая служба оповестила пользователей в письме № АБ-4-20/14414@ от 26.10.2022 года.

Отсрочка от перехода на ФФД 1.2 при продаже маркированных товаров предусмотрена:

• если вы применяете ФН, не поддерживающий ФФД 1.2. – до истечения срока его службы;

• если вы применяете ККТ, которая не поддерживает ФФД 1.2 – до окончания срока службы ФН;

• при использовании или замене на ФН и ККТ, поддерживающих работу с ФФД 1.2, если при этом с момента включения в реестр ККТ с поддержкой ФФД 1.2 прошло не менее 3 месяцев – не позднее трех месяцев с даты включения в реестр модели ККТ с поддержкой ФФД 1.2.

Дополнительные нововведения в отношении онлайн-касс предпринимателей, которые торгуют маркированным товаром

Введено обязательно применение тега 1162 «Код товара» в чеке (БСО):

• С 28 февраля 2023 года для интернет-магазинов, почтовых и курьерских служб, которые занимаются доставкой товаров конечному потребителю, в том числе в пункты выдачи и постаматы.

• С 20 апреля 2023 года для вендинговых автоматов, оснащенных автоматическим устройством для расчетов.

Также при маркировке шуб и меховых изделий с 1 марта 2023 года нужно указывать контрольно-идентификационный знак (КИЗ). Рекомендуем проверить, готова ли техника и программное обеспечение к нововведениям.

Чеки: почему важно следить за отсутствием ошибок в них

Есть несколько причин:

1. Это позволит сохранить лояльность покупателей, так как каждый клиент сможет проверить корректность фискального документа на сайте налоговой службы.

2. Это оградит ваш бизнес от проверок ФНС – их вероятность будет крайне мала.

3. Не будет расхождения данных с информацией налоговой инспекции и значит отчетность будет составлена верно, а налоги правильно рассчитаны.

4. Это повысит доверительные отношения между вами и партнерами по ПО касс, которые вас обслуживают. Значит они смогут быстрее помогать в решении ваших проблем с ККТ.

Какие ошибки могут встречаться в чеках

Разместим их в порядке убывания – от самой популярной до самой редкой:

1. Отсутствие НДС.

2. Информация о поставщике (наименование, ИНН).

3. Система налогообложения в чеке.

4. Наименование предмета расчета.

5. Незадекларированные теги по НДС в предмете расчета.

6. Адрес и место расчетов в чеке.

7. Количество предмета расчета.

8. Комбинация РН-ФН отсутствует в ФНС.

9. Версия ККТ или ФФД.

10. Информация о покупателе (наименование, ИНН).

11. Неверная сумма товаров по чеку.

12. Чек коррекции: номер предписания.

За корректностью чеков важно следить и вовремя исправлять те чеки, которые изначально получили статусы «Прием в карантин», «Принят с предупреждением» или «Отказ в приеме». Эти статусы присваиваются чекам в налоговой при прохождении форматно-логического контроля и отображаются в ЛК ОФД.

При получении чеком вышеперечисленных статусов, нужно выяснить причину ошибки и исправить ее: если вы своевременно исправите ошибку и направите уведомление об исправлении до обнаружения неточности налоговой инспекцией, то штрафов не будет.

Об исправлении ошибок подробнее мы писали в статье.

Есть хорошая новость для бизнеса – на 2023 год продлен мораторий на проверки ФНС. Но это не означает полного отсутствия контрольных действий. Проверки без взаимодействия с налогоплательщиком (выездное обследование и наблюдение за соблюдением требований) разрешено проводить без дополнительного согласования. При выявлении нарушений налоговый инспектор может производить контрольную закупку.

В течение 2022 года «Платформа ОФД» активно работала над безопасностью данных клиентов, простотой подключения и совершенствованием бизнес-аналитики. Чтобы вы могли спокойно вести свой бизнес и заниматься вопросами его развития, а сервисы компании предоставят вам необходимые финансовые показатели в удобных отчетах и помогут автоматизировать процессы.

Следите за соблюдением требований по основным показателям кассовой дисциплины – ККТ, ОФД, ФН и чекам, чтобы уберечь бизнес от штрафов и лишнего внимания налоговой службы.

Все необходимое для контроля торговли и соблюдения закона - в личном кабинете «Платформы ОФД»

При подключении - скидка 40% на сервисы ЭДО, Отчетность, КУДиР

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8K7jLc