Как работает онлайн-касса
Сейчас кассы работают, фактически, в онлайн-режиме. Оттого и называются онлайн-кассами, потому что с помощью оператора фискальных данных (ОФД) передают данные в режиме реального времени в налоговую. После того как продавец отсканировал товар на кассе или ввел его наименование вручную, а покупатель его оплатил, касса формирует чек.
Чек — это фискальный документ. Покупателю нужно выдать его в бумажном или электронном виде. Также информация с чека поступает на фискальный накопитель (ФН) — чип, который устанавливается в каждую кассу и собирает фискальные данные.
Сведения с ФН и кассы далее поступают оператору фискальных данных (ОФД), а он передает их в налоговую. Если нет подключения к интернету, то ФН продолжит накапливать данные, но по истечении 30 дней будет заблокирован.
Как выбрать онлайн-кассу
Итак, чтобы работать с ККТ, бизнесу понадобится:
само устройство — кассовый аппарат;
фискальный накопитель;
подключение кассы к ОФД — напрямую передавать данные в ФНС не получится.
30% компаний и предпринимателей, работающих с онлайн-кассами, выбирают в качестве оператора Платформу ОФД.
Виды касс по задачам бизнеса: автономные кассы, смарт-терминалы и фискальные регистраторы
Автономные кассы
Их можно применять только в специальных местностях, чаще удаленных и не имеющих интернет-доступа. Они могут работать без подключения к компьютеру и включают минимум для продажи товара и выдачи чеков.
Как правило, это бюджетные устройства, которые разрабатывают специально для малого бизнеса в труднодоступной местности. Могут подключаться к интернету по Wi-Fi, GSM, Bluetooth или Ethernet. Подойдут для работы с небольшим потоком покупателей и, соответственно, небольшим количеством чеков в день.
Смарт-терминал
Такая ККТ объединяет планшет, на котором установлена кассовая программа, и принтер чеков. Как правило, через терминал есть доступ в онлайн-кабинет, в котором можно смотреть аналитику по совершенным операциям.
Также к такой кассе можно подключить дополнительное оборудование и настроить ее интеграцию с учетной системой, чтобы не переносить данные вручную. В основном, смарт-терминалами пользуется малый и средний бизнес.
Фискальный регистратор
По сути, это принтер чеков с установленным в нем ФН. Он обязательно подключен к какому-либо устройству: стационарному компьютеру или смартфону, планшету, — и работает лишь в связке с ним.
На компьютере должна быть установлена кассовая программа, а также можно напрямую интегрировать устройство с учетной системой — например, с 1С. Поэтому компании, у которых много позиций в базе и ведется товарный, складской учет, обычно предпочитают этот вариант. К тому же фискальный регистратор отличается высокой скоростью печати чеков. ФР используют абсолютное большинство сетевых магазинов.
Платформа цифровизации бизнеса
Работа с кассовыми чеками, документами, госорганами
Виды касс по месту установки: облачные и стационарные
Кассы также отличаются по месту физического присутствия и установки. Стационарную кассу можно использовать всегда — ограничений в законодательстве нет. Облачную кассу — только в определенных случаях, указанных в законе (чаще для интернет-продаж): если вы во время продажи не контактируете с клиентом лично, или оплату принимает курьер, вы оказываете услуги населению на выезде или принимаете оплату через водителя или кондуктора.
В случае с облачной кассой компания фактически берет ее в аренду — то есть оплачивает сервису, у которого приобретает ККТ, определенную сумму каждый месяц или выбранный период. Сама касса обычно находится в дата-центре поставщика.
С распространением интернет-торговли такой вариант становится все более популярным. Кроме того, так компания экономит на обслуживании — им занимается поставщик кассы.
Как выбрать ФН
Касса не может работать без ФН - фискального накопителя. С 6 августа 2021 года используют ФН, которые поддерживают формат фискальных данных (ФФД) 1.2. Он позволяет работать с маркированными товарами и включать в чеки нужные реквизиты и данные продаж.
Важно: в ККТ можно использовать только ФН, которые есть в реестре на сайте ФНС.
Также ФН различаются по сроку действия. Компании на ОСНО, совместители спецрежима и ОСНО должны приобретать ФН на 15 месяцев. Компании из сферы услуг, предприниматели на УСН, ПСН могут использовать только ФН на 36 месяцев.
Для остальных возможны варианты. Но, к примеру, предприниматели, которые работают на УСН, ПСН и реализуют подакцизный товар, могут использовать ФН на 15 или 36 месяцев. Но обе модели прослужат чуть больше 13 месяцев (410 дней).
Подробнее о нюансах работы и заказать ФН на 15 или на 36 месяцев — можно на сайте Платформы ТД, там же действует интернет-магазин с доставкой по всей России.
Какие правила по работе с ККТ планируют ввести в 2024
Запрет на плановые проверки бизнеса продлили на 2024 год (постановление правительства от 14.12.2023 № 2140). Налоговая может проверить работу кассы только внепланово: по инициативе руководителя службы или его зама, либо если сработал индикатор риска нарушения обязательных требований. Индикаторы такие:
ККТ не передавала данные в ФНС в течение 60 дней;
более 30% кассовых чеков провели по операциям коррекции;
более 30% чеков провели по операциям возврата — кроме ломбардов.
ИФНС также может провести контрольно-надзорные мероприятия без взаимодействия с проверяемым лицом: документарные проверки; выездные обследования и контрольные закупки.
В 2024 году по инициативе Минфина планируется внести изменения в законы, которые повлияют на владельцев онлайн-касс. В частности, могут усилить контроль над применением ККТ:
Ввести оперативный контроль ФНС, чтобы проверить соблюдение правил по работе с онлайн-кассами и ОФД. Мерами оперативного контроля будут наблюдение, оперативный мониторинг, контрольная закупка, комплексная оперативная проверка.
Запретить проводить через ККТ мнимые и притворные расчеты. Мнимые — это расчеты, которые провели через кассу, но по факту не осуществили, а притворные — это расчеты, которые выполняют с целью прикрыть какие-то другие операции.
Блокировать интернет-ресурсы. За прием оплаты без кассы компаниям планируют блокировать сайты, приложения и соцсети.
Блокировать платежные терминалы. За непроведение платежей через ККТ платежные терминалы, с помощью которые принимают оплату по безналу, и торговые автоматы тоже хотят блокировать — на срок до 90 дней. Разблокируют устройство раньше, если организация подключит онлайн-кассу.
Сделать кассовый чек первичным документом. Такая мера преследует цель упростить подтверждение расходов в бухгалтерии. Пока чек считается первичкой только при наличии определенных реквизитов в документе (ст. 9 закона от 06.12.2-11 № 402-ФЗ).
Как выбрать ОФД
У государства становится больше возможностей для удаленного контроля ККТ через ОФД. В режиме онлайн налоговая служба может проверять корректность чеков и наличие в них всех обязательных реквизитов.
Чеки с ошибками могут попасть в карантин и не быть приняты к учету. В результате — выявят расхождения с налоговой отчетностью, которую предоставила в ФНС сама компания, последуют проверки и штрафы.
Вывод: важно не только тщательно подойти к выбору онлайн-кассы с учетом вида деятельности и технических характеристик, но и грамотно выбирать оператора фискальных данных - ОФД. Это уже далеко не просто посредник, который передает данные в налоговую, а полноценная платформа контроля и автоматизации бизнеса.
Во-первых, нужно обратить внимание навозможности личного кабинета ОФД. В ЛК Платформы ОФД можно:
отслеживать статусы чека онлайн;
следить за состоянием фискального накопителя, чтобы вовремя его заменить;
формировать отчеты по кассам, кассирам, торговым точкам;
сравнивать обороты по магазинам;
проводить полноценную аналитику продаж.
Во-вторых, все больше товаров попадают под обязательную маркировку. А значит, информацию о них при розничной продаже нужно передавать в систему «Честный ЗНАК» через ОФД. Сервис Учет марок позволяет отслеживать ошибки в чеках с маркированными товарами, передавать маркировочные коды в ГИС МТ и предоставляет информацию о проверке каждого кода.
В-третьих, чтобы работать с маркировкой согласно законодательству, компании необходимо подключить сервис ЭДО для обмена документами с контрагентами. Сервис Платформа ЭДО интегрирован с «Честным ЗНАКом». Помимо этого, с его помощью можно передавать и получать от поставщиков и покупателей и другие юридически значимые документы. Тем самым вы значительно ускорите документооборот и сэкономите на бумажных документах и распечатке.
У Платформы ОФД есть и другие полезные сервисы для работы бухгалтера и руководителя бизнеса:
Контроль нарушений. Он в онлайн-режиме отслеживает ошибки в работе касс и нарушения в фискальных документах, информирует об ошибках и автоматически обновляет статусы по документам.
Отправка электронных чеков. Сервис позволяет настроить передачу чеков в личном кабинете, бесплатно отправляет чеки по email. Действуют выгодные тарифы на отправку чеков по SMS и через мессенджеры.
Электронная подпись. Чтобы поставить кассу на учет в ФНС, нужно заполнить заявление в личном кабинете на официальном сайте налоговой и подписать документ электронной подписью (ЭП). Ее можно заказать через Платформу ОФД.
Интеграция фискальных данных с учетными системами, например, с 1С.Позволяет выгружать фискальные данные по всем кассам, подключенным к Платформа ОФД. Поддерживает создание номенклатуры, формирует на основании полученной информации документы для 1С. Автоматизирует создание документов «Отчет о розничных продажах», «Приходно-кассовый ордер», «Расходно-кассовый ордер», «Чеки продаж».
Платформа ОФД — это современная платформа цифровизации, которая помогает автоматизировать и упрощать процессы бизнеса, а также обеспечивает их соответствие требованиям закона.
Платформа цифровизации бизнеса
Работа с кассовыми чеками, документами, госорганами
Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8K7fKK
Начать дискуссию