Расскажем про проблемы документооборота с внештатниками, какие подписи им можно использовать и как это все настроить.
Документооборот с внештатными исполнителями
Как правило для оформления сотрудничества с внештатными исполнителями заказчик заключает договор ГПХ на выполнение работ (оказание услуг). Речь идет о следующих типах фрилансеров:
физические лица;
самозанятые;
индивидуальные предприниматели.
Состав документов при сотрудничестве с разными типами исполнителей будет несколько отличаться.
Подписывайтесь на телеграм-канал Qugo и вы будете первыми в курсе новостей из мира самозанятости и внештатного персонала.
Самозанятый исполнитель
Если договор заключают с самозанятым, то предварительно стоит убедиться, что исполнитель действительно работает на режиме НПД. Нужно запросить у него справку о постановке на учет. Исполнитель может прислать справку на электронную почту или в мессенджер. На справке уже будет стоять электронная подпись ФНС.
Подписание договора на практике происходит примерно так.
Сначала стороны подписывают скан договора: заказчик направляет по почте самозанятому подписанный скан документа, исполнитель его распечатывает, ставит свою подпись и сканирует готовый вариант.
Затем, также, посредством электронной почты исполнитель направляет договор в адрес заказчика.
Но договор в такой форме не имеет юридической значимости.
Бумажный формат договора, подписывают, как правило, уже по окончанию работ вместе с актом. Заказчик передает подписанный документ самозанятому почтовым отправлением. А исполнитель должен вернуть по почте подписанные договор и правильно составленный акт, что на практике встречается не всегда.
Договор и акт выполненных работ (оказанных услуг) – это документы, которые имеют большее значение для заказчика. Так он сможет принять в расходы понесенные затраты на оплату услуг исполнителя и отстоять свою позицию перед проверяющими в случае попытки переквалификации отношений с самозанятым в трудовые. Поэтому для заказчика важно наряду с чеком от самозанятого иметь еще комплект закрывающих документов.
В то время как для исполнителя важно получить оплату и направить заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог». Вот почему не всегда фрилансер-самозанятый будет тратить время и деньги на отправку бумажных документов почтой. Тем более, если это разовая работа или услуга.
Исполнитель – физлицо
С получением закрывающих документов от исполнителя физлица тоже могут быть определенные сложности.
Сотрудничество с физлицом, как правило, оформляется договором ГПХ на оказание услуг или подряда. Для подтверждения экономического обоснования работ (услуг) заказчику понадобится акт выполненных работ (оказанных услуг).
Проблемы могут наступить тогда, когда исполнитель уже получил оплату, заказчик удержал и перечислил в бюджет НДФЛ, а также страховые взносы 27,1% (с 2023 года 30% – закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ), а закрывающие документы все еще в пути, а потом и вовсе затерялись на почте. Далее «теряется» и сам исполнитель, заново подписать документы возможности нет.
Если у заказчика нет на руках договора и акта с указанием перечня и объема работ (услуг), то включить в расходы затраты на оплату сотрудничества с исполнителем нельзя.
Выход есть – подать на физлицо в суд с требованием вернуть перечисленные деньги как сумму необоснованного обогащения (ст. 1102 ГК). Но это уже дополнительные судебные расходы.
Исполнитель ИП
Сотрудничество с физлицом со статусом ИП также можно оформить договором ГПХ на оказание услуг или подряда. По окончанию работ перед совершением оплаты ИП должен предоставить акт.
С исполнителем ИП в плане документооборота все должно быть проще. Большинство предпринимателей пользуются усиленной квалифицированной электронной подписью. Тогда обмен закрывающими документами, подписанными электронной подписью, посредством ЭДО (или даже просто по почте) не составит труда.
Если у ИП электронной подписи нет, остается стандартный вариант обмена документами с удаленным исполнителем – письмо Почтой России. При этом почтовые отправления – способ долгий и не очень надежный.
Типы электронных подписей
Электронные подписи бывают трех видов:
Простая электронная подпись (ПЭП) – представляет собой сочетание логина и пароля. Применяется в рамках защищенных сервисов (коммерческие и государственные сайты). Например, при входе в «Личный кабинет налогоплательщика» на сайте ФНС необходимо авторизироваться – ввести логин и пароль (это и есть ПЭП). Предоставляется такая подпись бесплатно.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – формируется с использованием специальных средств шифрования и криптографии. Подпись состоит из комбинации ключа подписи и ключа проверки. Это уже более надежный вариант, но не полноценная замена собственной подписи. Получают УНЭП также бесплатно. Пример УНЭП – подпись, которую выдает ФНС физлицам для отправки документов в «Личном кабинете налогоплательщика».
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – формируется такая подпись при участии специальных средств шифрования и криптографии, которые получили государственный сертификат. Подпись – платная, получить можно только в Удостоверяющем центре ФНС. Именно УКЭП полностью заменяет собственноручную. Для использования подписи необходимо приобрести специализированное ПО – Криптоплагин.
Использование ПЭП или УНЭП в подписании документов возможно только, если стороны оформили соглашение о взаимном признании таких типов подписи. Это сопровождается дополнительной бумажной волокитой
Обмениваться документами, подписанными УНЭП, можно посредством сервиса ЭДО и ссылок. Но в этом случае придется уговаривать каждого исполнителя подключиться к ЭДО, где зарегистрировался заказчик. Процедура регистрации и верификации в сервисе не вызывает у исполнителей особого энтузиазма.
Обмен документами, подписанными УКЭП – более надежный вариант, но затратный для исполнителя. Процедура получения подписи платная. Также необходимо приобрести ПО Криптоплагин. При этом процесс установки программы технически довольно сложный, и не каждый пользователь с ним справится. Однако документ, подписанный УКЭП можно направить любым удобным способом, без привязки к конкретному оператору ЭДО.
Специальный сервис для работы заказчиков и исполнителей
Специальные сервисы для работы с исполнителями обеспечивают электронный обмен закрывающими документами. При этом нужно только пройти простую регистрацию.
Пример такого сервиса – платформа Qugo, является официальным партнером ФНС. Исполнителю-самозанятому достаточно пройти регистрацию и открыть сервису доступ через приложение «Мой налог». Исполнитель автоматически получает простую электронную подпись в процессе регистрации на платформе, кроме того он уже прошел проверку со стороны ФНС.
Договоры и акты подписываются мгновенно и вместе с чеками хранятся в личном кабинете заказчика. Одна из задач сервиса – отслеживать, чтобы все закрывающие документы были оформлены корректно и подписаны вовремя.
Доступна интеграция сервиса с учетной программой заказчика. Также сервис Qugo организует выплаты исполнителям на любые карты РФ. А перед каждой выплатой проверит статус самозанятого исполнителя.
А если у заказчика возникнут вопросы, то клиентская поддержка Qugo всегда поможет с подключением. Специалисты компании подскажут, как избежать рисков переквалификации сотрудничества с внештатным персоналом в трудовые отношения и не попасть на блокировку счета.
Онлайн-платформа для работы с физлицами, самозанятыми и ИП
Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты
Остались вопросы по работе с внештатным персоналом?
Оставьте свои контактные данные и получите бесплатную консультацию
Реклама ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8KPT1u
Начать дискуссию