Клерк.Ру

Что директору спросить у главбуха и финдира, чтобы убедиться в их нормальном взаимодействии

973

От чего зависит структура финансовой службы

Структура финансовой службы компании в первую очередь зависит от размера и операционной деятельности компании. Каким образом?

Если у компании «однородный» бизнес, то есть это промышленная или торговая компания, и она оперирует в одной стране, финансовая служба может строиться по иерархическому принципу и подчиняться финансовому директору, в ведении которого могут также находиться бухгалтерия, управленческая отчетность, бюджетирование, казначейство и отчетность по МСФО.

Если же бизнес компании представляет собой сложную холдинговую структуру или большую международную корпорацию, которые, оперируя в одной стране, управляют разнородными или диверсифицированными бизнесами, то таким компаниям, скорее всего, будет присуща матричная структура управления финансовой службой, организованная различными способами.

В любом случае, при принятии решения об организации финансовой службы, необходимо учитывать не только размер и структуру бизнеса компании, но и принципы объединения бизнеса различных географических регионов, цели и задачи, которые стоят не только перед компанией, но и перед каждым бизнес-подразделением и собственно финансовой службой.

Решающее значение будет иметь зрелость информационных технологий компании и возможность создания единого информационного пространства. Например, вряд ли получится организовать централизованное казначейство или объединенную бухгалтерию, если компания оперирует в разных странах, или если бизнес-процессы поддерживаются различными информационными системами.

Какие цели ставят перед финансовыми службами

Ещё один немаловажный фактор - как руководство компании и самой финансовой службы видят цели, стоящие перед финансовой дирекцией в целом.

Является ли она генератором отчетов или важным полноценным партнером в принятии и реализации стратегических и операционных планов компании?

Сегодня от финансовых директоров компаний требуется не только умение управлять цифрами и составлять подробные годовые отчёты. От них ожидают стратегических решений, лидерских качеств, новаторства, способности избегать рисков и повышать благосостояние всей организации.

Взаимодействие между любыми подразделениями компании - это важный и зачастую сложный вопрос, решению которого мешает заблуждение о том, что работа какого-то одного подразделения может быть самой важной, и принимать во внимание интересы других подразделений не считается обязательным. Такой подход ведёт к разобщённой работе и конфликтам.

Шаги по выстраиванию взаимодействия

Давайте сформулируем основные шаги на пути к эффективному и результативному взаимодействию между подразделениями финансовой службы вне зависимости от простоты или сложности бизнес-структуры компании, а основываясь на тех целях, которые могут стоять перед финансовой службой в зависимости от стратегического видения руководства.

Если мы планируем организовать работу так, чтобы применять чёткие и простые принципы и правила, которые ведут к освобождению сотрудников финансового отдела и их коллег из управляющих органов компании, то мы, скорее всего, будем уделять внимание не личной заинтересованности, а доверию и сотрудничеству.

Это позволит упростить процессы, которые находятся в ведении финансовой службы и освободить время для эффективной помощи в принятии решений и предоставлении рекомендаций, которые должны помочь руководству компании получить желаемые результаты.

Чёткость, простота, прозрачность, отчётность – это те слова, которые лучше всего описывают такой подход, и именно он позволит финансовой службе компании стать ценным бизнес-партнером, мнению и экспертизе которого можно доверять.

На что нам нужно будет обратить внимание?

1. Мы и наши сотрудники регулярно задерживаемся в конце рабочего дня и забываем о выходных – это первый сигнал того, что требуются изменения, поскольку именно здесь зарождается недовольство и конфликты.

2.  Давайте спросим себя, что служит причиной сверхурочной работы и стресса. Усложняют или облегчают наши усилия организационную структуру? Оптимизировали ли мы штат, оставив при этом такой же, если не больший, объем работы подразделений?

3.  Давайте честно и непредвзято оценим эффективность работы финансовой службы – насколько хорошо мы организовали процессы планирования, составления бюджета, прогнозов, отчётности, контроля и управления рисками?

4.  Спросим мнение менеджеров всех подразделений финансовой службы, руководителей других подразделений и руководства компании, предоставляют ли одни и получают ли другие необходимую информацию тогда, когда она им нужна, и что нам необходимо сделать для этого.

5.  Известны ли нам основные факторы успеха? Соответствуют ли они нашей стратегии, критериям оценки, целям и действиям? И если нет, это может стать одной из основных причин наших неправильных действий, которые неизбежно влияют на взаимодействие подразделений как внутри финансовой службы, так и вовне.

6.  Нам нужно сформулировать цели и ожидания каждого подразделения от другого при чётком понимании того, что цели, стоящие перед финансовой службой, являются едиными и могут быть достигнуты только совместно.

7.  Нам нужно проанализировать поставленные цели и вклад каждого подразделения в их достижение.

Эти шаги помогут нам понять, что мешает эффективному взаимодействию подразделений, где видны провалы в коммуникации между ними, где проходят границы ответственности, что нам мешает научиться слушать и слышать друг друга, а главное –  понимать и помогать друг другу.

Такой подход поможет нам спланировать новый курс и пойти в направлении более манёвренной, экономичной, контролируемой и этичной организации работы финансовой службы компании, которая даст нам возможность влиять на деятельность организации при эффективном и результативном взаимодействии всех подразделений.

Эрика Колчина

преподаватель Русской Школы Управления, CIA, руководитель Внутреннего аудита и Внутреннего контроля, финансовый директор

Специально для Клерк.Ру

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.
Мнения
 
Люди которым это нравится