Суточные можно признать в расходах, даже если у сотрудника нет документов из гостиницы
«…Сотрудник был два дня в командировке. Из подтверждающих документов у нашей организации кроме приказа и командировочного задания есть только билеты на самолет. Документы, подтверждающие стоимость гостиницы, говорит, потерял, восстановить мы их не смогли. Можно ли включать в расходы в налоговом учете суточные, если у нас нет документов, подтверждающих проживание сотрудника в месте, куда он был командирован? И если да, в каком размере? В сумме фактических затрат или только в пределах 700 рублей за каждый день командировки?..»
Из письма главного бухгалтера Анны Ширшовой, г. Серпухов Московской обл.
Анна, при направлении сотрудника в командировку компания обязана возместить ему расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Основание – статья 168 Трудового кодекса. Представлять отчет об их целевом использовании и возвращать остаток сотрудник не обязан.
Размер суточных компания определяет коллективным договором или локальным нормативным актом компании. Поэтому всю их сумму можно списать на расходы и в том случае, если компания платит налог на прибыль и если применяет упрощенную систему. То есть независимо от того, представит сотрудник документы, подтверждающие расходы на проживание в месте, куда он был командирован, или нет. Чтобы документально подтвердить обоснованность суточных, по нашему мнению, вам достаточно приказа о направлении сотрудника в командировку, служебного задания и отчета о командировке, билетов и авансового отчета сотрудника.
Что касается стоимости проживания, то компания вправе определить порядок и норматив возмещения сотруднику таких расходов без подтверждающих документов в своих локальных документах. Например, внутреннем положении о направлении сотрудников в командировку. Но учесть их при расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога не получится. Затраты, не подтвержденные документами, налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Счет-фактура с подписью гендиректора, которого нет в ЕГРЮЛ, не препятствует вычету
«…При проверке инспекторы сняли часть ранее заявленных нами вычетов по НДС. Оказалось, счет-фактура был подписан гендиректором, но, по данным ЕГРЮЛ, им в тот период числился другой человек. Компания-поставщик подтвердила, что она не вовремя представила в регистрирующую инспекцию сведения о новом гендиректоре. Можем ли мы на этом основании отстоять свое право на вычет, если все остальные условия для вычета нами выполнены?..»
Из письма главного бухгалтера Людмилы Поповой, г. Москва
Да, Людмила, это возможно. Ведь то, что, по данным ЕГРЮЛ, генеральным директором являлся один сотрудник, а счета-фактуры и накладные подписаны другим, само по себе вовсе не значит, что они завизированы неуполномоченным лицом. Как, впрочем, и не доказывает намерение вашей компании получить необоснованную налоговую выгоду. Подтверждает это и судебная практика, в частности постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 08.10.09 № КА-А41/10458-09.
Сообщить в регистрирующую инспекцию об изменении сведений о лице, имеющем право действовать от имени компании без доверенности, поставщик должен был в течение трех дней с момента изменения этих сведений (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.01 № 129-ФЗ). Но тот факт, что он это своевременно не сделал, не может лишить покупателя права на вычет НДС. Основанием для вычета является правильно оформленный счет-фактура (ст. 169 Налогового кодекса). А он, учитывая, что на момент составления у компании поставщика был назначен новый руководитель, отвечает требованиям статьи 169 кодекса, так как подписан действующим генеральным директором. Подтвердить это можно, например, приказом о назначении его на должность.
За задержку пособий и декретных сотрудникам положена денежная компенсация
«…Из-за того, что у нас уволился главбух и какое-то время эта должность была вакантна, бухгалтерия не успела вовремя рассчитать и выплатить сотрудникам пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. Положена ли сотрудникам денежная компенсация за задержку выплаты этих сумм?..»
Из письма главного бухгалтера Ирины Сычевой, г. Москва
Да, Ирина, конечно. Компенсация выплачивается при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику. Такой порядок установлен в статье 236 Трудового кодекса. Пособие по беременности и родам и пособие по временной нетрудоспособности как раз относятся к таким другим выплатам, о которых идет речь в данной норме.
Подряд с уволившимся сотрудником не требует платить ЕСН с компенсации за отпуск
«…Около года назад мы сократили нескольких сотрудников. При увольнении, как положено, выплатили им компенсацию за неиспользованные отпуска. Один из уволенных сотрудников после увольнения стал выполнять для нас работы в рамках гражданско-правового договора. Из-за этого инспекторы при проверке начислили нам на компенсацию ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование. Насколько это правомерно?..»
Из письма главного бухгалтера Евгении Зориной, г. Москва
Евгения, к сожалению, такое развитие ситуации не редкость. Свидетельством тому постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 01.09.09 № КА-А40/8619-09. Но судьи налоговиков не поддержали и подтвердили, что компенсация за неиспользованный отпуск увольняемым работникам не облагается ЕСН в любом случае. В том числе когда после увольнения с ними заключены гражданско-правовые договоры. Ведь это само по себе не свидетельствует о продолжении трудовых отношений.
Отметим, что гражданско-правовой договор не должен содержать в себе признаки трудового договора. В частности, подрядчики не должны подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. А выплата вознаграждения должна быть только после сдачи работ и подписания акта приемки-передачи. Если эти условия выполняются, риск пересчета налоговых обязательств компании маловероятен. По крайней мере в суде – точно.
Баланс контрагента можно проверить через отделение статистики
«…Мы недавно нашли нового поставщика. Нас практически все устраивает, единственное, что беспокоит, это то, что товар они нам отгружают от организации с другим названием. Мы попросили поставщика предоставить нам выписку из ЕГРЮЛ и копию бухгалтерского баланса этой организации, чтобы у нас было подтверждение, что мы проявили должную осмотрительность, но они отказали. Может ли нам предоставить эти документы налоговая инспекция?..»
Из письма главного бухгалтера Анны Толстопятовой, г. Санкт-Петербург
Бухгалтерский баланс, Анна, налоговая инспекция вам не предоставит. Налоговики по вашему запросу могут выдать вам лишь выписку из государственного реестра, если ваш контрагент зарегистрирован. Если его нет в реестре, то налоговики выдадут соответствующую справку (п. 20 постановления Правительства РФ от 19.06.02 № 438).
Бухгалтерскую же отчетность вы можете запросить в территориальных органах статистики (письмо Минфина России от 31.10.06 № 07-05-04/13; п. 5.10 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства РФ от 02.06.08 № 420). Правда, эту отчетность выдадут только за плату, годовую и по письменному запросу, составленному в произвольной форме.
Сокращенный график не влияет на расчет отпускных
«…У нас в компании недавно ввели режим неполного рабочего времени. Сотрудники вместо пятидневной рабочей недели работают три дня в неделю. Сейчас один из работников уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. Отразится ли сокращенный график работы на продолжительности отпуска и размере отпускных?..»
Из письма главного бухгалтера Алены Горшковой, г. Орел
Алена, работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность ежегодного отпуска, трудовой стаж и другие трудовые права. Это следует из статьи 93 Трудового кодекса. То есть сотруднику, которому установлена сокращенная рабочая неделя, как в вашей компании, положено столько же дней отдыха, как если бы он трудился в обычном режиме (ст. 115, 116 Трудового кодекса).
Каких-либо особенностей расчета среднедневного заработка для оплаты отпускных на этот случай в законодательстве нет. Его рассчитывают, как и при обычном режиме работы (п. 12 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922). Но сумма отпускных скорее всего будет меньше. Ведь ее рассчитывают исходя из общего заработка за расчетный период. А он за счет того, что сотрудник работает неполную рабочую неделю, уменьшится. Ведь при работе на условиях неполного рабочего времени труд работника оплачивают пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.
Подробнее о том, как определить средний заработок для отпускных, командировочных и больничных при сокращенном графике, можно прочитать в «УНП» № 16, 2009, «Как считать выплаты сотруднику, если он работает неполную неделю».
Суточные при разъездной работе полностью освобождены от НДФЛ
«…Оказываем услуги по перевозке грузов как по стране, так за рубеж, в том числе автотранспортом. Водителям-дальнобойщикам установлен разъездной характер работы. Помимо расходов на проезд и наем жилого помещения мы платим им суточные 1000 рублей по стране и 3000 рублей при поездках за границу. Эти размеры установлены в коллективном договоре. Удерживать ли с них НДФЛ?..»
Из письма главного бухгалтера Григория Зиновьева, г. Самара
Нет, Григорий, удерживать НДФЛ не нужно.
Выплачивать суточные сотрудникам с разъездным характером работ требует статья 168.1 Трудового кодекса. Но лимиты в размере 700 рублей при командировках по стране и 2500 рублей при поездках за границу установлены для целей НДФЛ только в отношении суточных, выплачиваемых при направлении сотрудников в командировку. К суточным, положенным сотрудникам при разъездном характере работы, эти требования не относятся. Ведь такие служебные поездки работников командировками не являются. Такой вывод следует из статьи 166 Трудового кодекса и пункта 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).
По сути, суточные сотрудникам с разъездным характером работы являются компенсацией, связанной с исполнением ими своих трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса). Поэтому они не облагаются НДФЛ в пределах тех сумм, которые установлены коллективным или трудовым договором.
Статья напечатана в газете "УНП" № 40, 2009
Начать дискуссию