С 1 января 2012 года вступило в действие Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Рассмотрим, чем это Положение отличается от действовавшего ранее Порядка ведения кассовых операций в РФ.
Кто обязан применять порядок
Прежде всего, расширился круг лиц, на которых распространяется новый порядок ведения кассовых операций (утвержден Банком России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Раньше ему обязаны были следовать «предприятия, объединения, организации и учреждения». Новое Положение (п. 1.1) распространяется на юридических лиц (в том числе на субъектов «упрощенки») и на индивидуальных предпринимателей. Последние теперь также попали под действие Положения.
Собственно, заставить их следовать порядку ведения кассовых операций пытались давно, и Положение эти пожелания регулирующих органов удовлетворило. Но, надо признать, сделало это весьма непоследовательно.
Например, новый документ не делает разграничений для предпринимателей, не имеющих наемных работников, и тех, кто работников нанимает. В этой связи возникают вопросы по выполнению требований Положения теми предпринимателями, которые работают в единственном лице. Банку России придется давать разъяснения о том, как именно в этой ситуации выполнить все требования Положения.
Например, приравнивается ли в целях Положения индивидуальный предприниматель, не имеющий наемных работников, к руководителю, которому разрешено вести кассовые операции? Вроде бы должен приравниваться, но Положение этого не устанавливает.
Что должен делать со сверхлимитной выручкой индивидуальный предприниматель, у которого нет расчетного счета в банке?
Каким образом в этом случае он сможет взять свои наличные денежные средства из кассы? Какие это будут цели?
Получение в данном случае индивидуальным предпринимателем денежных средств на зарплату самому себе является совершенно неуместным.
Лимит остатка наличности в кассе турфирмы
Вообще само понятие «касса» в новом Положении отличается от старого.
Если прежний Порядок определял кассу как «изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег», то Положение дает понятие «касса» как «место для проведения кассовых операций, определенное руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем».
При этом сказано, что все требования к оборудованию помещения кассы в нем отсутствуют, а «мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем».
Действовавший ранее Порядок устанавливал, что предприятия «могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий» и обязаны «сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками».
В соответствии с новым Положением юридическое лицо, индивидуальный предприниматель сами «устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций».
При этом они «издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом».
Лимит остатка определяется в соответствии с приложением к Положению.
Указанное приложение предлагает формулу расчета лимита как для случая, когда есть поступление выручки в кассу, так и в случае ее отсутствия.
>|Превышение лимита остатка денег в кассе влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).|<
Так, турфирма, у которой была выручка в предыдущих периодах, лимит остатка наличных денег рассчитывает по следующей формуле:
L = V : P × N,
где L – лимит остатка наличных денег (в рублях); V – объем поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период (в рублях); Р – расчетный период, определяемый организацией, за который учитывается объем поступлений наличных денег (в рабочих днях); N – период времени между днями сдачи в банк денег, поступивших за товары, работы, услуги (в рабочих днях).
При определении расчетного периода P могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений денег, а также динамика объемов выручки за аналогичные периоды прошлых лет. Однако расчетный период составляет не более 92 рабочих дней.
Период времени N не должен превышать 7 рабочих дней (если компания расположена в населенном пункте, в котором нет банка, – 14 рабочих дней).
При определении периода N могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности фирмы (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
При отсутствии поступлений наличной выручки по товарам (работам, услугам) турфирма учитывает объем выдач наличных денег (вновь созданное юрлицо – ожидаемый объем выдач).
Но за исключением сумм, предназначенных для выдачи зарплаты и других выплат работникам.
Лимит остатка наличных денег в этом случае рассчитывается по такой формуле:
L = R : P × N,
где L – лимит остатка наличных денег (в рублях); R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплат работникам (на зарплату и т. д.), за расчетный период (в рублях); Р – расчетный период, определяемый организацией, за который учитывается объем выдач наличных денег (в рабочих днях); N – период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплаты зарплаты и т. п. (в рабочих днях).
При определении расчетного периода R могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период R составляет не более 92 рабочих дней.
В том случае, если туристическая компания расположена в населенном пункте, в котором нет банка, период времени N не должен превышать 14 рабочих дней, а в иных случаях – не должен превышать 7 рабочих дней.
Как и ранее, наличные деньги сверх установленного лимита следует хранить на банковских счетах.
Накопление денег сверх лимита допускается не только в дни выплаты зарплаты, как раньше, но и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции. Последнее уточнение важно, поскольку часто бухгалтерия в выходные не работает, а структурное подразделение бизнеса работает и принимает платежи от физических лиц. Кроме того, выплата заработной платы теперь может осуществляться в течение пяти рабочих дней, а не трех, как было раньше.
По-прежнему приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации. При этом журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в Положении не упоминаются.
Кассовые операции могут вести назначенные кассиры или сам руководитель (п. 1.6 Положения). Контролирующая функция (вторая подпись) обычно доверяется второму лицу – главному бухгалтеру, бухгалтеру или иному работнику, назначенному приказом или распоряжением. При отсутствии бухгалтера это может делать и сам руководитель, особенно если он ведет кассу сам (п. 2.1, п. 2.2 Положения).
Кассиру устанавливается должностная инструкция или перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. Ранее Порядок требовал после назначения кассира под роспись ознакомить его с Порядком.
>|С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.|<
У назначенного кассира должны быть штампы с текстом, подтверждающим проведение кассовой операции, например для проставления на корешке приходного кассового ордера. Должны быть у него и образцы подписей лиц, которые могут подписывать кассовые документы и разрешать выдачу денег.
Изменился порядок приема и выдачи наличных.
По-прежнему получателю денег следует предъявить документ, удостоверяющий личность. Удостоверения к такому виду документа не относятся.
Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира (п. 4.2 Положения).
Особое внимание Банк России уделил процессу пересчета денег, который должен производиться так, чтобы вторая сторона имела возможность наблюдать процесс.
Также описаны действия кассира в случае, если вносимая сумма денег меньше суммы, указанной в приходном кассовом ордере.
Важно отметить, что изменился порядок получения подотчетных сумм и отчета по ним.
В пункте 11 Порядка было установлено, что выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Теперь же такой приказ не нужен.
Деньги выдаются строго по заявлению подотчетного лица. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются средства, подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения).
При этом срок представления авансовых отчетов по всем расходам составляет три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.
Получается, например, если день сдачи авансового отчета пришелся на время отпуска работника, он вправе отчитаться позже
Новым по сравнению с прежним Порядком является разъяснение в Положении особенностей оформления кассовых операций платежными агентами и обособленными подразделениями.
В частности, обособленным подразделениям (филиалам, представительствам) юридического лица могут быть открыты банковские счета в кредитной организации или Центральном банке РФ.
Если такой счет открыт, то лимит остатка наличных денег устанавливается для подразделения отдельно в том же порядке, что для юридического лица (п. 1.2 Положения).
Если у подразделения нет счета, то по юридическому лицу устанавливается единый лимит с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях. Наличные деньги сверх установленного лимита подразделению следует хранить на открытых ему банковских счетах.
Обособленное подразделение может сдавать деньги в кассу своего юридического лица (п. 1.5 Положения).
Установлен и порядок ведения кассовой книги обособленным подразделением.
После выведения в кассовой книге остатка наличных на конец рабочего дня обособленное подразделение передает свой лист юридическому лицу не позднее следующего рабочего дня.
Если книга заполняется на бумаге, следует передать отрывной второй экземпляр книги, а при компьютерном оформлении – второй экземпляр листа.
Однако передача может осуществляться в электронном виде, в этом случае бумажные носители передаются по правилам документооборота, утвержденным юридическим лицом.
Причем, если ранее в пункте 23 Порядка было установлено, что каждая организация ведет одну кассовую книгу, то теперь об этом не упоминается.
В заключение отметим такой момент. Теперь четко установлено, что листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.
Важно запомнить
Статья напечатана в журнале "Учет туристической деятельности" №2, февраль 2012 г.
Начать дискуссию