- проблема разработки и внедрения проектов рационализации документооборота
- обоснование предварительного анализа документооборота для наведения порядка в «ручном документообороте»
- цель анализа состояния ДОУ и организации документооборота
- таблицы для фиксирования собираемой информации
- используемые программные средства и предлагаемые экранные формы
Применение технологий электронного документооборота относят к радикальным управленческим нововведениям, вызывающим одновременно качественные изменения во всех областях современного управления документацией как сферы профессиональной деятельности.
Значение эффективного документооборота резко возрастает в свете поставленной Президентом Российской Федерации задачи расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, что требует соответствующего мировым стандартам документационноинформационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла.
В этой связи актуализируется проблема разработки и внедрения проектов рационализации документооборота и системы документационного обеспечения управления (ДОУ), в целом призванных сократить издержки на осуществление процессов формирования и использования документационноинформационных ресурсов организации при одновременном улучшении их качественных параметров.
Важно подчеркнуть, что возможности повышения эффективности систем ДОУ, а значит, и документооборота существенно расширяет ориентация разработчиков проектов на использование современных информационных технологий, внедрение автоматизированных систем, особенно при реализации таких проектов, как «Электронная Россия» и «Электронное правительство».
Как показывает практика, без тщательной проработки принципов организации документооборота и ДОУ в целом очень сложно, а в большинстве случаев невозможно внедрить в любой организации электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления. Автоматизация неорганизованного документооборота реально позволяет только увеличить объем документированной информации, а проблемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечивости документов и получения нужной для принятия решений информации остаются и даже усугубляются.
Чтобы навести порядок в «ручном документообороте» его нужно предварительно проанализировать.
Анализ состояния ДОУ в целом и организации документооборота в частности является сложной задачей. Но ее решение позволяет определить:
- место службы ДОУ;
- выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией;
- состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления;
- состав выходной информации, оформляемой в виде документов;
- выявить документы, «живущие» только в электронном виде;
- определить используемые регистрационные формы и технологии при регистрации документов;
- оценить объем документооборота, подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются;
- как систематизируются документы и формируются дела;
- как организуется текущее и долговременное хранение документов.
Анализ организации документооборота, то есть анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении или на предприятии, имеет целью:
- выявить документопотоки и оценить их интенсивность (или наполняемость);
- описать наиболее стабильные маршруты движения входящих, исходящих и по возможности внутренних документов;
- выявить наличие возвратных движений в каждом маршруте.
Собирая основные сведения о документах, сопровождающих работу предприятия или организации, и особенностях их движения, важно не потерять ни один документ и ни одну характеристику этого документа, зафиксировать все операции, через которые проходит каждый документ. С этой целью предлагается использовать таблицы 1–4, которые после заполнения будут содержать сведения обо всех поступающих и создаваемых документах и всех особенностях этапов их оформления и движения (подписания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и т. п.)
Каждый раздел таблицы должен заполнить документовед или сотрудник, ответственный за делопроизводство. В таблицы включаются все документы, сопровождающие работу подразделения. Это документы по основной производственной деятельности организации, документы по личному составу, документы, связанные с материальным обеспечением подразделений, и т. д. Движение этих документов в различных потоках и образует документооборот подразделения и организации в целом.
На каждый документ заполняется строка в каждой таблице, поэтому в таблицах 2–4 повторяются номер и наименование вида документа по порядку заполнения.
Сведения из таблиц необходимы для анализа, систематизации и унификации создаваемых документов. Они позволят определить наиболее загруженных специалистов и оптимизировать маршруты движения документов.
В дальнейшем оптимизированные данные о документах могут быть перенесены в систему электронного документооборота (СЭД). Анализ организации документооборота и состояния ДОУ в целом даже в небольшой организации — это достаточно трудоемкая задача. Для ускорения сбора и последующей обработки и анализа данных предлагается использовать программные средства Microsoft Access. Этот выбор обоснован тем, что пакет Microsoft Office является достаточно популярным. База данных (БД) Access удобна и проста в работе.
Экранные формы (пример на рис. 1) разработаны на основе предложенных таблиц 1–4.
Работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel. Это позволяет легко получить требуемые отчеты и диаграммы для анализа.
БД Access поддерживает различные форматы данных. Можно связать таблицы таким образом, чтобы, работая с формами, отчетами и страницами доступа к данным в Access, одновременно получать доступ к данным из других баз (например, БД Microsoft SQL Server).
Даже в случае подготовки исходных данных для анализа в рукописном виде их перевод на машинный носитель с помощью интерфейса БД Access также существенно упрощается.
Разработанные и описанные выше таблицы и экранные формы для ввода данных о состоянии документооборота в организации рассчитаны на неквалифицированного пользователя в области информационных технологий, не имеющего специальных навыков в работе с персональным компьютером.
Цели анализа организации документооборота и состояния ДОУ в целом достигаются с помощью запросов, реализуемых в БД. Виды предусмотренных запросов представлены в таблице 5.
Таким образом, формирование отчетов в БД позволяет выявить факторы, влияющие на структуру документооборота:
1. количество видов документов, сопровождающих работу организации (предприятия);
2. объем документооборота в подразделениях и в целом в организации;
3. время, затрачиваемое на создание каждого вида документа (подготовка проекта, согласование, подписание, утверждение, регистрация и т. д.);
4. количество документов, подготавливаемых каждым должностным лицом (как исполнителем) за конкретный период;
5. количество документов, подписываемых каждым должностным лицом за конкретный период;
6. количество документов, которые согласуются с каждым должностным лицом за конкретный период;
7. количество документов, утверждаемых определенным должностным лицом за конкретный период;
8. количество применяемых систем регистрации;
9. количество применяемых регистрационных форм;
10. время, затрачиваемое на регистрацию одного документа по видам документов;
11. количество учреждений, куда направляются документы из исследуемой организации;
12. количество подразделений, куда направляются подписанные документы;
13. количество применяемых в организации унифицированных систем документации;
14. количество применяемых в организации унифицированных форм документов;
15. количество возвратных движений документов (неоднократное прохождение через одну и ту же инстанцию);
16. общее время движения документов (по видам);
17. количество мест хранения документов (по видам, по авторам, по корреспондентам).
Анализ перечисленных факторов при последовательном выполнении всех этапов исследования документооборота в различных организациях позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой. Можно будет действительно организовать движение каждого документа через минимальное (но обоснованное) количество инстанций. Это, в свою очередь, облегчит процесс принятия решений руководителями и подготовит, как уже отмечалось, условия для внедрения компьютерных технологий.
Наименование подразделения ____________________________________________________________________
Таблица 1. Cведения о документах подразделения (часть 1)
№ п/п | Наименование вида документа | Заголовок к тексту (о чем?) | Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) | В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая) | Количество документов в месяц | Кто готовит проект документа (должность, ФИО) | Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО) | Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) |
Таблица 2. Cведения о документах подразделения (часть 2)
№ п/п | Наименование вида документа | Основное должностное лицо, которое подписывает документ (должность, ФИО) | Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) | С кем согласуется содержание документ (подразделение, должность, ФИО) | Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО) |
Наименование подразделения ____________________________________________________________________
Таблица 3. Cведения о документах подразделения (часть 3)
№ п/п | Наименование вида документа | Кто утверждает документ (подразделение, должность, ФИО) | Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО) | Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется) (подразделение, должность, ФИО) | Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО) |
Таблица 4. Cведения о документах подразделения (часть 4)
№ п/п | Наименование вида документа | Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация), должность, ФИО) | Сколько экземпляров документа создается | Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение) | Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?) | Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа? |
Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________
(подпись) (Расшифровка подписи)
Таблица 5. Виды и назначение запросов, реализуемых в БД
№ п/п | Вид запроса | Назначение запроса |
1. | По составу документов каждого подразделения | Оценка количества видов документов, сопровождающих работу |
2. | По объему документов каждого вида | Оценка общего документооборота, а также трудозатрат по оформлению каждого вида |
3. | По количеству и составу документов, создаваемых каждым должностным лицом | Оценка степени напряженности труда сотрудников и реального распределения выполняемых функций |
4. | По месту и объему регистрации входящих и создаваемых документов | Оценка применяемой системы и форм регистрации, а также затрат времени на регистрацию |
5. | По адресатам создаваемых документов | Оценка количества и состава организаций и структурных подразделений, в которые направляются подписанные документы |
6. | По наличию и составу используемых унифицированных форм | Оценка уровня работ по унификации и стандартизации, проводимых в организации |
7. | По маршруту движения каждого документа | Оценка количества возвратных движений и общего времени движения документа |
8. | По месту хранения входящих и созданных документов | Оценка обоснованности системы хранения и качества номенклатуры дел |
__________________________________________
- Ларин М. В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления / М. В. Ларин // Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности : материалы ХIV Междунар. науч.практ. конф. — М.: ВНИИДАД. — 2008. — С. 285–293
- Фионова Л. Р. Проведение аудита документов / Л. Р. Фионова, Ю. А. Тимофеев // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении : сб. ст. IX Междунар. науч.практ. конф. — Пенза : АНОО ПДЗ, 2009. — С. 23–27.
- Фионова Л. Р. Обследование ДОУ предприятия. Организационное проектирование: отчет по НИР, регистрационный № 01200952839, договор № 08/81у от 14.05.2008 г. с ООО «Горводоканал» г. Пенза / Л. Р. Фионова, Ю. Г. Кирюхин, И. В. Усманова и др. — Пенза, 2009. — 256 с.
Начать дискуссию