Какие документы подтвердят расходы на перелет в случае приобретения электронного билета

Финансовое ведомство разъяснило порядок документального подтверждения для целей исчисления налога на прибыль расходов командированных лиц на приобретение авиабилетов в бездокументарной форме (электронный билет). (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 19.04.13 № 03-03-07/13501)

Скачать ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 19.04.13 № 03-03-07/13501

Общая норма признания прездных расходов в целях налогообложения прибыли

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, одним из условий для признания расходов в целях налогообложения прибыли (помимо экономической обоснованности) является их документальное подтверждение.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, обоснованные документами:

– оформленными в соответст­­вии с законодательством Россий­ской Федерации;

– оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены данные расходы;

– косвенно подтверждающими про­­­­­изведенные расходы (например,  справками).

Билет как бланк строгой отчетности

Как прописано в пункте 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контроль­но-кассовой техники при осущест­в­ле­­нии наличных денежных расчетов…», организации и индиви­дуальные предприниматели могут вести наличные денежные расчеты (или расчеты с использованием платежных карт) без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению. Но при условии выдачи клиентам соответствующих бланков строгой отчетности.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливаются Правительством РФ. Так, постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 утверждено Положение о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее – Положение № 359). Оно и устанавливает порядок ведения организациями и предпринимателями наличных расчетов без применения ККТ.

Согласно пункту 5 Положения № 359, если в соответствии с за­­конодательством Российской Фе­­де­рации федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, то такие федеральные органы утверждают эти формы бланков документов для осуществления наличных рас­четов.

В соответствии с пунктом 1 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134 документом, используемым для удостоверения договора перевозки пассажира, является электронный пассажирский билет. На основании подпункта 2 пункта 1 указанного нормативного акта, электронный билет, в частности, содержит следующую информацию:

– сведения о пассажире;

– наименование и (или) код перевозчика;

– номер рейса;

– дату отправления рейса;

– время отправления рейса;

– наименование и (или) коды аэропортов (пунктов отправления и назначения) для каждого рейса;

– тариф;

– эквивалент тарифа (если применяется);

– итоговую стоимость перевозки;

– форму оплаты;

– сборы (если применяются);

– уникальный номер электронного билета.

Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) обязательно составляется и выдается (направляется в элект­ронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру. Она считается документом строгой отчетности.

Таким образом, документ, удос­товеряющий факт заключения договора перевозки пассажира и факт оплаты проезда, – это элект­ронный билет (маршрут/квитанция).

Документом же, подтверждающим сам факт полета пассажира на воздушном судне, является посадочный талон, удостоверяющий право пассажира на посадку в са­­молет.

Посадочный талон выдается на основании регистрации пассажира на рейс. Справа у него имеется отрывной корешок, на котором дублируется основная информация с посадочного талона, этот корешок остается у пассажира после прохождения контроля. Именно отрывной корешок посадочного талона свидетельствует о факте совершенного пассажиром полета, а следовательно, и о состоявшемся факте служебной поездки как таковой.

То есть если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его покупку для целей налогообложения прибыли, являются:

1) маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок на бу­­мажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

2) отрывной корешок посадочного талона, подтверждающий перелет­ подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Если корешка к посадочному талону нет

При утере отрывного корешка справка, содержащая необходимую для доказательства полета информацию,­ выданная авиаперевозчиком или его представителем, также принимается­ как до­­кумент, подтверждаю­щий расходы на осуществленный ­­авиаперелет (письмо Минфина России от 13.01.12 № 03-03-06/1/11).

В отдельных ситуациях факт полета может быть установлен на основании иных документов. Например, по отметкам таможенных служб в за­­гранпаспорте работника в случае направления его в командировку за рубеж. При таких обстоятельст­вах полагаем, что отсутствие отрывного корешка посадочного талона не может служить препятствием для учета расходов на оплату проезда сотрудника к месту командировки и обратно. Расходы на приобретение ра­­бот­­­ником электронного авиабилета тоже могут быть учтены в уменьшение налогооблагаемой прибыли при наличии документов, свидетельствующих о направлении сотрудника в командировку, о его проживании за границей (письмо Минфина России от 07.09.07 № 03-03-06/­1/649).

Опубликовано в журнале «Документы и комментарии» № 11, июнь 2013 г.