В этой статье мы обсудим ключевые вопросы понимания перевода документов в электронный вид и расскажем о том, что стоит знать о формах и форматах, и какими нормативными актами это урегулировано.
Электронный документ может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. В противном случае законодательство должно указать:
- возможность составления (выставления, заключения) документов в электронном виде;
- возможность подписания электронных документов электронной подписью;
- кроме этого могут быть дополнительные требования к форме, порядку и т.д.
Центральный гарант юридической силы электронного документа – это электронная подпись (ЭП). Однако сама по себе ЭП является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Что-то вы можете сделать самостоятельно, например, обеспечить соответствие форматам, а часть – только с помощью специалистов.
Например, неформализованные документы – письма, договора, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Поэтому их юридическая сила определяется соглашением об обмене, в котором могут быть прописаны все требования к реквизитам, форме и формату, и наличием электронной подписи, не обязательно квалифицированной.
Другое дело, когда речь идет о формализованных документах. Эти документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно.
Формат и форма
Часто бухгалтеры путают формат и форму документа. В понимании оператора ЭДО формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС. Фактически, это структурированный набор данных, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма – это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма.
Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.
Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия. Формат – это контейнер для информации, а форма – ее визуальное отражение.
А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные НПА и виды электронных документов.
Электронный договор
Законодательство | Комментарии | |
|---|---|---|
Составление (выставление, заключение) | Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной или иной связи (п. 2 ст. 434 ГК РФ). | С 1 июня 2015 года вступили в силу поправки к данному пункту, он стал более «современным» и детализированным: «Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи». |
Подписание | Использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). | При использовании квалифицированной ЭП соглашение заключать не обязательно. В соответствии с п. 1 ст. 6 ФЗ №63 «Об электронной подписи» квалифицированная ЭП признается равнозначной собственноручной подписи, то есть этот пункт выполняет функцию указанного в п. 2 ст. 160 ГК РФ соглашения сторон. |
Дополнительные требования | - | Зависит только от отрасли. В общем случае дополнительных требований нет. |
Электронная первичка
Законодательство | Комментарии | |
|---|---|---|
Составление (выставление, заключение) | Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 ФЗ от 06.12.11 №402 «О бухгалтерском учете»). | Есть рекомендуемые форматы ТОРГ-12 и Акта о выполнении работ (оказании услуг), утвержденные Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 г. №ММВ-7-6/172@. Они не обязательны к использованию, но обладают рядом преимуществ, например, простота автоматизации и возможность представления в госорганы в электронном виде по ТКС. Кстати, поддержкой форматов занимаются операторы ЭДО СФ, и самим пользователям не нужно думать о реализации. |
Подписание | Жестких требований о подписании первички каким-либо видом ЭП нет, но мы рекомендуем использовать квалифицированную ЭП - при представлении формализованной первички ФНС сможет проверить только ее. | |
Дополнительные требования | - | - |
Электронный счет-фактура
Законодательство | Комментарии | |
|---|---|---|
Составление (выставление, заключение) | Счет-фактура может быть выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (п. 1 ст. 169 НК РФ). | |
Подписание | Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо уполномоченных на это лиц (п. 6 ст. 169 НК РФ). | |
Дополнительные требования | Счета-фактуры составляются в электронной форме соответствии с установленными форматами и порядком (п. 1 ст. 169 НК РФ). Порядок выставления электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50н. Форматы электронных счетов-фактур, в том числе корректировочных, утверждены Приказом ФНС от 04.03.2015 №ММВ-7-6/93@. | Форматы и порядок поддерживают операторы ЭДО СФ, то есть самим компаниями не нужно думать о том, как реализовать их исполнение у себя. |
Итак, все нужные положения указаны, дополнительные требования описаны и уже реализованы и можно начинать обмен. Сам порядок обмена ЭСФ доступен и понятен.
Порядок предоставления электронных счетов-фактур в контролирующие органы
Процесс представления электронных документов в налоговые органы уже выстроен и работает. Порядок истребования и представления документов в электронном виде и формат описи, которая прикладывается к представляемым документам, уже не первый год поддерживаются операторами ЭДО, через которых сдается отчетность. Указанная ниже таблица поможет вам сориентироваться, когда придет время представлять электронные документы.
В каком виде пришло требование/Представляемый эл. документ создан | На бумаге | В электронном виде |
|---|---|---|
По форматам ФНС | Распечатать, сделать отметку о подписании квалифицированной ЭП, заверить штампом «Копия верна» и подписью руководителя, представить в бумажном виде. | Выгрузить из системы оператора ЭДО СФ файлы счета-фактуры и ЭП, загрузить в систему сдачи отчетности, составить опись в системе сдачи отчетности, подписать ЭП и отправить. |
Не по форматам ФНС | Распечатать, сделать отметку о подписании квалифицированной ЭП, заверить копию штампом и подписью руководителя, представить в бумажном виде. |
Суды начали переход к ЭДО чуть позже, но набирают скорость очень быстро. В соответствии с п. 3 ст. 75 АПК РФ электронные документы могут использоваться в качестве письменных доказательств в арбитражных судах. Сканы бумажных документов можно подать с помощью специального сервиса. И один из самых важных законопроектов в этой области позволит использовать электронные документы в разных судах, не только в арбитражном. Подробно об ЭДО в судебном делопроизводстве эксперты Synerdocs и ООО «КРИПТО-ПРО» рассказали на вебинаре, запись которого доступна на сайте.
Будущее
Как мы видим, уже есть основа законодательства, порядки и форматы. Сервисы, через которые ведется обмен, сами поддерживают эти технологии и разрабатывают разнообразные решения, максимально упрощающие работу пользователей.
Ждут изменений те отрасли, в которых еще не введен ЭДО, именно поэтому государство начало уделять внимание этому вопросу. Например, в нотариате и кадрах и других сферах уже постепенно идет переход. Частично это связано, конечно, с гонкой за хорошее место в рейтинге стран мира по уровню развития электронного правительства, поэтому как минимум в ближайшее время развитие будет продолжаться в активном темпе.
Комментарии
1