Вопрос
Каким образом оформить взаимоотношения с сотрудником по компенсации ГСМ при использовании им личного транспорта, если ТС оформлено на супруга сотрудника?
Как и какими налогами, взносами будут облагаться суммы выплачиваемых компенсаций?
Ответ
В зависимости от того, находится автомобиль в совместной собственности супругов или нет, расходы по оплате ГСМ могут быть оформлены следующим образом:
Обоснование
Из вопроса следует, что сотрудник планирует использовать для служебных целей автомобиль, который оформлен в собственность на супруга.
В первую очередь хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее.
В соответствии с пунктом 1 статьи 256 ГК, пунктом 1 статьи 34 СК имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если брачным договором между ними не установлен иной режим этого имущества.
В силу пункта 2 статьи 34 СК к имуществу, нажитому супругами во время брака (общему имуществу супругов), относятся доходы каждого из супругов от трудовой деятельности, предпринимательской деятельности и результатов интеллектуальной деятельности, полученные ими пенсии, пособия, а также иные денежные выплаты, не имеющие специального целевого назначения (суммы материальной помощи, суммы, выплаченные в возмещение ущерба в связи с утратой трудоспособности вследствие увечья либо иного повреждения здоровья, и другие).
Общим имуществом супругов являются также приобретенные за счет общих доходов супругов движимые и недвижимые вещи, ценные бумаги, паи, вклады, доли в капитале, внесенные в кредитные учреждения или в иные коммерческие организации, и любое другое нажитое супругами в период брака имущество независимо от того, на имя кого из супругов оно приобретено либо на имя кого или кем из супругов внесены денежные средства.
Согласно пункту 1 статьи 35 СК владение, пользование и распоряжение общим имуществом супругов осуществляются по обоюдному согласию супругов.
Пунктом 3 статьи 253 ГК установлено, что каждый из участников совместной собственности вправе совершать сделки по распоряжению общим имуществом, если иное не вытекает из соглашения всех участников.
В силу пункта 2 статьи 35 СК при совершении одним из супругов сделки по распоряжению общим имуществом супругов предполагается, что он действует с согласия другого супруга.
Таким образом, приобретенное в период барка транспортное средство является общим имуществом супругов независимо от того, на кого из супругов оно зарегистрировано, за исключением случая, когда брачным договором предусмотрено иное.
При этом каждый из супругов вправе распоряжаться транспортным средством.
На основании изложенного, считаем, что возможны следующие варианты:
- Автомобиль является совместной собственностью супругов, следовательно, сотрудник вправе распоряжаться транспортным средством наравне со своим супругом.
- Автомобиль является только собственностью супруга (например, приобретен до брака или в соответствии с условиями брачного договора), следовательно, только супруг как собственник вправе распоряжаться транспортным средством.
В зависимости от приведенных вариантов возможны различные способы взаимоотношений с сотрудником.
1. Выплата компенсации за использование сотрудником транспорта, находящегося в совместной собственности
В соответствии со статьей 188 ТК при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Следовательно, нормы ТК допускают возможность использования сотрудником личного имущества работников в служебных целях.
Условие об использовании личного имущества в служебных целях, а также порядок и размер компенсации за использование, износ, размер возмещения расходов, связанных с использованием личного имущества работника, определяются условиями соглашения, заключенного между работником и работодателем.
При этом из приведенной формулировки можно сделать вывод о том, что используется для служебных целей личное имущество. В этом случае сотруднику выплачивается соответствующая компенсация.
По нашему мнению, в целях применения положений статьи 188 ТК совместное имущество супругов (транспортное средство) также будет признаваться личным имуществом сотрудника независимо от того, на какого из супругов такое транспортное средство оформлено.
Следовательно, между организацией и сотрудником также может быть заключено соглашение об использовании сотрудником для служебных целей его личного имущества.
При этом для подтверждения права совместной собственности на транспортное средство сотруднику необходимо предоставить организации:
- копию свидетельства о заключении брака;
- копию договора купли-продажи;
- копию свидетельства о регистрации автомобиля;
- копию полиса страхования, который одновременно является доверенностью.
НДФЛ
В соответствии с пунктом 1 статьи 209 НК объектом налогообложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ – для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ.
В соответствии с пунктом 1 статьи 217 НК не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ все виды установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
Поскольку компенсационные выплаты за использование личного транспорта сотрудником связаны с исполнением им трудовых обязанностей и выплачиваются на основании положений статьи 188 ТК, размеры которых не нормированы, а устанавливаются соглашением сторон, такие выплаты освобождаются от обложения НДФЛ на основании пункта 1 статьи 217 НК.
Более того, поскольку общее имущество, приобретенное в браке, также является личным имуществом сотрудника, то компенсационные выплаты за использование такого имущества в служебных целях, также освобождаются от налогообложения НДФЛ.
Аналогичная точка зрения была высказана Минфином в письме от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49:
«...В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса Российской Федерации и ст. 34 Семейного кодекса Российской Федерации имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества.
Если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, управляемого физическим лицом по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 1 ст. 217 Кодекса.
В случае если транспортное средство в соответствии с гражданским и семейным законодательством было приобретено до вступления в брак, получено супругой во время брака в дар или в порядке наследования или по условиям брачного договора является единоличной собственностью супруги, такие суммы, выплачиваемые работодателем супругу, не являющемуся собственником транспортного средства, подлежат налогообложению в установленном порядке...».
При этом, по мнению фискальных органов, компенсация расходов по оплате ГСМ (в том числе путем перечисления денежных средств на топливную карту) не будет подлежать налогообложению НДФЛ в том размере, который предусмотрен соглашением сторон – письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977.
Страховые взносы
В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 НК объектом обложения страховыми взносами для организаций, если иное не предусмотрено настоящей статьей, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
На основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК не подлежат обложению страховыми взносами для организаций все виды установленных законодательством, законодательными актами субъектов, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
На основании изложенного, считаем, что компенсации, выплачиваемые сотруднику при использовании им личного транспорта в связи с выполнением им трудовых обязанностей, не подлежит обложению страховыми взносами.
По нашему мнению, компенсация, выплачиваемая сотруднику за использование транспорта, находящегося в совместной собственности с супругом и оформленного на второго супруга, также не подлежит обложению страховыми взносами.
При этом, по мнению фискальных органов, компенсация расходов по оплате ГСМ (в том числе путем перечисления денежных средств на топливную карту) не будет подлежать обложению страховыми взносами в том размере, который предусмотрен соглашением сторон – письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977.
Налог на прибыль
Согласно подпункту 11 статьи 1 статьи 264 НК к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством.
Нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением № 92:
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1 200 рублей в месяц;
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно – 1 500 рублей в месяц.
При этом в письмах Минфина от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 указано следующее:
«Налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев статьи 252 НК.
Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях».
Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудником в размере, не превышающем 1 200 руб. в месяц (1 500 руб. в месяц).
Дополнительные расходы (ГСМ, ТО и прочее), превышающие 1 200 руб. (1 500 руб. в месяц) организация будет не вправе учесть в составе расходов, учитываемых в целях исчисления налога на прибыль.
2. Заключение договора аренды транспортного средства без экипажа
На основании статьи 642 ГК по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Статьей 608 ГК установлено, что право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду.
Следовательно, в том случае если автомобиль является общим имуществом супругов, то сотрудник будет вправе заключить договор аренды транспортного средства без экипажа, поскольку также является собственником указанного средства.
В том случае, если автомобиль принадлежит только супругу сотрудника, т. е. не является их совместной собственностью, считаем, что организация вправе заключить договор аренды транспортного средства с супругом сотрудника как с собственником транспортного средства.
В силу статьи 644 ГК арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.
На основании статьи 645 ГК арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (статья 646 ГК).
Таким образом, в случае заключения договора аренды транспортного средства без экипажа с сотрудником – собственником транспортного средства, находящего в совместной собственности супругов, или супругом сотрудника – единоличным собственником транспортного средства организация будет вправе передать транспортное средство сотруднику для исполнения им служебных обязанностей.
При этом организация будет обязана осуществлять расходы, связанные с обслуживанием транспортного средства, а также расходы по оплате ГСМ.
Следовательно, в этом случае будет обоснованным перечисление денежных средств на карту ГСМ сотруднику, который будет использовать транспортное средство для служебных целей.
НДФЛ
Доходы от сдачи в аренду транспортного средства признаются объектом обложения и учитываются при определении налоговой базы по НДФЛ (подпункт 4 пункта 1 статьи 208 НК, пункт 1 статьи 210 НК). При этом арендатор является налоговым агентом и, соответственно, должен исполнять обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ со всей суммы выплат в пользу физического лица (арендодателя) (подпункты 1, 2 статьи 226 НК).
Следовательно, при выплате арендных платежей сотруднику по договору аренды, заключенному с самим сотрудником, организация обязана будет уплачивать НДФЛ за сотрудника.
При выплате арендных платежей супругу сотрудника по договору, заключенному с супругом, организация будет обязана уплачивать НДФЛ за супруга сотрудника.
Поскольку расходы по оплате ГСМ обязан нести арендатор (организация), то суммы, перечисляемые на карту ГСМ сотруднику, не будут являться доходом сотрудника, подлежащим налогообложению НДФЛ.
Страховые взносы
Выплата арендной платы в рамках договора аренды транспортного средства без экипажа не является объектом обложения страховыми взносами на основании пункта 4 статьи 420 НК (письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986).
Следовательно, независимо от того, с кем будет заключен договор аренды (с сотрудником или с его супругом) арендные платежи не будут облагаться страховыми взносами.
Поскольку расходы по оплате ГСМ обязан нести арендатор (оОрганизация), то суммы, перечисляемые на карту ГСМ сотруднику, не будут являться доходом сотрудника, подлежащим обложению страховыми взносами.
Налог на прибыль
Арендные платежи за арендуемое имущество и расходы на содержание служебного транспорта, в том числе ГСМ, включаются в расходы для целей налогообложения прибыли на основании подпунктов 10, 11 пункта 1 статьи 264 НК. При этом расходы на ГСМ учитываются в размере фактических затрат (письмо Минфина от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806).
Начать дискуссию