Учет представительских расходов в 2023 году

Какие виды трат относятся к представительским, как их правильно оформить и учесть, рассказываем дальше.

Какие расходы относятся к представительским

Представительские расходы – это затраты на проведение переговоров с контрагентами и клиентами, а также на организацию заседаний совета директоров.

К ним относят траты на (ст. 264 НК):

• официальный прием (например, деловой обед, завтрак и тому подобное) или заседание, проводимое как на территории компании, так и за ее пределами, например, в ресторане;

• буфетное обслуживание во время мероприятия;

• доставку участников к месту официального приема и обратно, например, от гостиницы или офиса принимающей стороны в ресторан;

• услуги переводчиков, не состоящих в штате принимающей стороны.

Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно для официального приема (письмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Не относятся к представительским расходам траты, не имеющие отношения к деловой встрече на (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796):

• развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны);

• оплату проезда из других населенных пунктов;

• проживание лиц, приглашенных для участия в официальном приеме;

• покупку призов, дипломов для участников приема.

Зачастую партнерам на переговорах вручают подарки. Это могут быть письменные принадлежности, цветы, сувениры.

Минфин считает, что такие затраты не уменьшают налог на прибыль (письмо Минфинаот 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). Однако если на сувениры нанесена символика принимающей стороны, то такие расходы можно учесть как представительские (письмо УФНС по городу Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2).

Норматив представительских расходов

В налоговом учете представительские расходы включают в состав прочих расходов только в пределах 4% от затрат организации на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК).

Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Если компания использует метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов необходимо учитывать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК).

Если фирма определяет доходы и расходы кассовым методом, то траты на оплату труда учитывают в размере погашения задолженности перед сотрудниками по выплате зарплаты (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК).

Пример

ООО «Альфа» в I квартале потратило на проведение переговоров с представителями компании-покупателя 36 тыс. рублей, в том числе НДС 6 тыс. рублей. В II квартале таких трат не было.

Расходы на оплату труда составили:

• за I квартал – 477 тыс. рублей;

• полугодие – 1 007 тыс. рублей.

Норматив представительских расходов в I квартале составляет 19 080 рублей (477 000×4 %).

Это меньше фактической величины трат, поэтому для налога на прибыль учитываем только 19 080 рублей. Принимаем к вычету НДС 3 816 рублей (19 080×20 %).

Норматив за полугодие составляет 40 280 рублей. (1 007 000×4 %).

Это больше фактической величины, поэтому списание представительских расходов можно провести полностью.

Тридцатого июня признаем остаток расходов 10 920 рублей (30 000 – 19 080) и принимаем к вычету остаток НДС 2 184 рублей (6 000 – 3 816).

Документальное оформление представительских расходов

Расходы учитываются в составе представительских согласно п. 2 ст. 264 НК при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих затраты на проведение деловых встреч в рамках переговоров с клиентами (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

Для целей налогообложения прибыли такие траты должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК:

• быть экономически обоснованными;

• быть документально подтвержденными.

Подтверждающими документами могут служить (письма Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, письмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852):

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на проведение встреч;

• смета представительских расходов;

• отчет о представительских расходах по проведенным официальным приемам;

• первичные документы (накладные, акты, чеки), в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров, оплаты услуг сторонних организаций.

Ниже подробно разберем, как такие документы составить и приведем их образцы.

Образец положения о представительских расходах

Утвержденной формы положения о представительских расходах не существует. Каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

В положение включают:

• общие положения, в которых речь идет о его предназначении;

• термины и понятия, используемые в документе;

• цели осуществления представительских расходов;

• перечень представительских расходов – в соответствии с п. 2 ст. 264 НК;

• лимит представительских расходов;

• список документов, используемых предприятием в целях учета представительских затрат и формирования отчетности по ним;

• список сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий;

• список сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним и так далее.

Положение может содержать формы используемых документов. Оно может быть утверждено в качестве:

• самостоятельного локального нормативного акта;

• приложения к учетной политике предприятия.

Образец приказа о проведении представительского мероприятия

Форму приказа о проведении официального приема компания также разрабатывает самостоятельно.

Документ включает в себя:

• название компании, если документ составляется не на бланке;

• название (оно может звучать, к примеру, как приказ о проведении делового обеда);

• цель делового мероприятия;

• формулировку «Приказываю...»;

• размер представительских расходов;

• список специалистов, ответственных за проведение делового ужина или обеда;

• список задач, которые возлагаются на этих работников;

• названия приложений при их наличии. В качестве приложений может выступать смета, программа мероприятия и так далее.

Образец сметы представительских расходов

Форму сметы представительских расходов фирма разрабатывает самостоятельно.

В нее включают:

• гриф утверждения, который состоит из слова «Утверждаю», Ф.И.О., должности и подписи лица, заверившего документа. Как правило, смету расходов утверждает генеральный директор компании;

• название, состоящее из слова «Смета» и названия мероприятия, на проведение которого планируются траты. Например, «Смета представительских расходов на организацию и проведение переговоров с представителями компании „Гамма“ 21 апреля 2022 года»;

• сведения о запланированном количестве участников официального приема (партнеры, сотрудники фирмы, внештатные приглашенные лица);

• перечень трат, который оформляют в табличной форме: в первом столбце проставляют порядковый номер вида расходов, во втором – название вида расходов, в третьем – запланированную сумму трат;

• информацию об общей сумме предполагаемых издержек;

• сведения о составителе сметы. Им может быть коммерческий директор, главный бухгалтер или другое заинтересованное должностное лицо. Проставляется Ф.И.О., должность и личная подпись.

Образец отчета о представительских расходах

В отчет о представительских расходах необходимо включить:

• дату и место проведения официального приема;

• цель мероприятия;

• результаты, достигнутые по его итогам. Например, можно указать номера и даты заключенных договоров;

• список приглашенных физических лиц, организаций и их представителей, принимавших участие в деловом ужине или обеде;

• список сотрудников компании, участвовавших в мероприятии;

• виды и размеры понесенных трат. Удобнее всего такие данные включить в таблицу. В первой графе указать порядковый номер вида трат, во второй – название вида затрат, в третьей – запланированную сумму издержек в соответствии со сметой, в четвертой – размер фактических трат, в пятой – реквизиты документов, подтверждающих расходы.

Образец расчета представительских расходов

Расчет планируемых представительских трат определяют в смете.

Фактические расходы приводят в отчете о проведении представительского мероприятия. Образцы этих документов можно посмотреть выше в соответствующих разделах статьи.

Бухгалтерские проводки по учету представительских расходов

Если официальный прием проводят с участием потенциальных или уже существующих клиентов и его цель – увеличение объема продаж, то расходы учитывают в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

В других случаях расходы могут быть учтены как управленческие на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Датой признания представительских расходов может быть (пп. 16, 18 ПБУ 10/99):

• дата утверждения авансового отчета, если товары и услуги для проведения официального приема были оплачены через подотчетное лицо;

• дата утверждения отчета о представительских расходах.

Понесенные траты отражают следующими проводками:

Налоговый учет представительских расходов: налог на прибыль и НДС

Представительские расходы учитывают в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК). Учесть можно не всю сумму таких расходов, а только ту, которая укладывается в норматив. О правилах нормирования мы рассказали выше.

Момент признания расходов зависит от метода учета, который применяет компания:

• при методе начисления представительские расходы по общему правилу признают в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда товары или услуги были оплачены (п. 1 ст. 272 НК). Например, расходы, оплаченные через подотчетное лицо, признают на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК);

• при кассовом методе представительские расходы можно учесть только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК).

Пример

ООО «Альфа» в I квартале 2023 года провело ряд встреч с партнерами.

Представительские расходы составили 960 тыс. рублей, в том числе НДС 20 процентов – 160 тыс. рублей.

Затраты на оплату труда за I квартал 2023 года – 16 млн рублей.

В II квартале 2023 года представительские расходы составили 240 тыс. рублей, в том числе НДС 20 процентов – 40 тыс. рублей.

Затраты на оплату труда за полугодие 2023 года – 30 млн рублей.

Налог на прибыль

При уплате налога на прибыль за I квартал 2023 года для целей налогообложения можно учесть только часть представительских расходов в размере 640 000 рублей (16 000 000×4 %).

При расчете налогооблагаемой базы за полугодие предельный размер представительских расходов составит 1 200 000 рублей (30 000 000×4 %).

То есть при уплате налога на прибыль за полугодие можно учесть всю сумму представительских расходов в размере 1 000 000 рублей (960 000 – 160 000 + 240 000 – 40 000).

НДС

В связи с тем, что в I квартале 2023 года из 800 000 рублей (960 000 – 160 000) представительских расходов по нормативу можно учесть только 640 000 рублей, к вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 128 000 рублей (640 000×20 %).

Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 32 000 рублей (160 000 – 128 000) плюс «входной» налог в сумме 40 000 рублей. Итого 72 000 рублей.