Автоматизация торгового предприятия как неотЪемлемая часть технологии самообслуживания

Организация работы магазина по форме самообслуживания имеет ряд неоспоримых преимуществ:
1. Увеличивается полезная площадь торгового зала, а следовательно, и ассортимент предлагаемого покупателю товара.
2. Время обслуживания сокращается, что позволяет резко увеличить поток покупателей.
3. Уменьшение количества персонала позволяет сократить затраты на оплату труда.
4. Повышается качество обслуживания покупателя - он самостоятельно может выбрать товар, ознакомиться с информацией о нем.
5. При использовании правильной выкладки товара возрастает количество спонтанных покупок.

По независимым оценкам, применение технологии самообслуживания позволяет увеличить товарооборот в 2-8 раз. Однако максимальной отдачи от применения этой технологии можно достигнуть только при комплексной автоматизации торгового предприятия, которая предполагает совместное использование специализированного электронного оборудования и программных средств. Существует ряд специализированного ПО и оборудования для наиболее эффективного решения этой задачи.

Современный магазин самообслуживания можно условно разделить на 3 зоны: торговый зал, зону временного хранения товара и офис.

Каждая из этих зон имеет свои особенности и выдвигает ряд присущих только ей требований по оснащению (оборудованию) необходимыми электронными и программными средствами.

Оборудование для автоматизации магазина

Торговый зал
Кассовый узел
Традиционное название - POS (point of sales) 'точка продажи', хотя для магазина самообслуживания более логичным являетсяљљтермин 'точка расчета'.
Кассовый узел должен обеспечивать быструю и безошибочную идентификацию товара, регистрацию производимых кассиром операций, печать чека, прием оплаты в различных формах (наличными, карточками) и накопление фискальной информации. Дополнительно может быть реализована поддержка различных систем лояльности (дисконтные карты, купоны, карты постоянных покупателей и т. п.).
Кассовый узел может быть создан либо на базе POS-терминала - специализированного компьютера, оборудованного фискальным принтером и дисплеем покупателя, либо с использованиемљљкассового аппарата, обЪединяющего в одном корпусе принтер, клавиатуру, модуль фискальной памяти, индикаторы покупателя и продавца. Для идентификации товара используется считыватель штрих кода, в исключительных случаях (при отсутствии штрих кода или его повреждении) кассир вводит код товара с клавиатуры.
Предпочтительным является использование многоплоскостных лазерных сканеров, обеспечивающих удобное, быстрое и безошибочное считывание.
При выборе 'POS-терминал или кассовый аппарат' необходимо учитывать следующее:
ћ Так как POS-терминал является, по сути, компьютером, его функциональность определяется установленным программным обеспечением и может быть легко изменена заменой последнего. С другой стороны, в отличие от 'торговли за прилавком' или продажи специфических товаров, например, одежды, где на терминал ложатся в первую очередь информационные функции, кассовый узел в магазине самообслуживания рассчитан на быструю регистрацию продаж. Поэтому применение POS-терминалов может оказаться экономически нецелесообразным - при достаточно высокой стоимости рабочего места большая часть его функций окажется невостребованной.
ћ Кассовый аппарат, работающий в автономном режиме, имеет достаточно жесткую логику работы, зачастую количество артикулов товаров, которыми он может оперировать, не превышает 2 тысяч, а список поддерживаемого оборудования (считыватели штрих кода, лидеры карт и т.п.) ограничен. Однако все эти недостатки легко устраняются путем подключения кассовых аппаратов в режиме ON-LINE к специализированному устройству - кассовому серверу (например, Cashton P9). В этом случае при той же функциональности затраты на организацию рабочего места кассира значительно ниже, чем при использовании POS-терминала.
Независимо от выбора средства автоматизации, все кассовые узлы обЪединяются в сеть, что позволяет системе учета (back-office) централизовано выполнять обновления справочников товаров и получать информацию о продажах.

Точка взвешивания
В отличие от предварительно расфасованных товаров, овощи и фрукты взвешиваются непосредственно при продаже. Для этого в магазине предусматривается одна или несколько точек взвешивания.
Может применяться 2 решения:
ћ В области выкладки товара устанавливаются весы с печатью этикетки, на которую наносится штрих-код, содержащий информацию о коде товара и весе. Эта этикетка наклеивается на пакет, а при расчете считывается сканером штрих кодов. Взвешивание может осуществлять как продавцом, так и самостоятельно покупателем. В последнем случае может оказаться целесообразным применение видео наблюдения за точками взвешивания.
ћ Иногда практикуется совмещение точки взвешивания с кассовым узлом. С одной стороны, это позволяет использовать менее дорогие весы, с другой - существенно замедляет работу кассира. К тому же, весы приходится размещать на каждой кассе, поэтому экономический выигрыш за счет разницы в стоимости весов может быть сведен на нет.

Зона временного хранения
В этой зоне временно размещаются товары, которые не могут быть сразу же переданы в торговый зал. Это может быть связано с необходимостью маркировки товара, расфасовки или другой предпродажной подготовки.

Точка маркировки
Не все товары, поступающие в торговую точку, имеют штрих код, а иногда, даже при наличии, возникает необходимость его замены. Пример: некоторые отечественные производители грешат тем, что размещают один и тот же штрих код на различных видах товаров, что приводит к пересортице и сбоям в учете.
Маркирование товаров обычно осуществляется одним из следующих способов:
ћ с помощью этикет пистолета (в этом случае на этикетке указывается код товара);
ћ наклейкой этикеток со штрих кодом (при необходимости маркировки большого количества товаров может применяться аппликатой).
Второй способ является более предпочтительным, потому что позволяет значительно ускорить идентификацию товара на кассовом узле.
Если количество этикеток со штрих кодом, которое предполагается изготавливать, невелико, для их печати можно использовать недорогой офисный лазерный принтер и специальную перфорированную самоклеящуюся бумагу. В противном случае применяются специализированные принтеры, обеспечивающие скорость печати от 3 до 8 этикеток в секунду.
Независимо от используемого принтера, в точке маркировки устанавливается компьютер с программным обеспечением, которое интегрировано с системой учета (back-office) и имеет доступ к справочникам товаров.
Развесочная
Значительная часть товаров продуктовой группы (сыры, колбасы, мясо, рыба) перед выдачей в торговый зал должна быть расфасована, взвешена и снабжена этикеткой, содержащей код товара, его цену, вес и стоимость.
Для повышения скорости работы кассиров желательно также нанесение штрих кода с информацией о коде и весе.
Для автоматизации процесса взвешивания и печати этикеток применяются развесочные комплексы, которые создаются либо на базе весов с печатью этикетки, либо в виде комбинации обычных весов, компьютера и принтера этикеток. Второй вариант в некоторых случаях может оказаться более предпочтительным, поскольку позволяет использовать одно и то же оборудование как для развески, так и для печати этикеток для точки маркировки.
Желательно, чтобы используемая система учета (back-office) включала в себя технологические программы, которые обеспечивают вывод справочной информации о товарах в весы или связь с программным обеспечением узла развески, построенного на базе компьютера.
Дополнительное оборудование
Применение терминалов сбора данных может существенно ускорить и облегчить процесс переучета (инвентаризации товаров), а также регистрации и пересчета товаров при поступлениях и внутренних перемещениях. Крайне желательно, чтобы используемая система учета (back-office) обеспечивала возможность обмена данными с программным обеспечением, включаемым в комплект поставки наиболее популярных моделей терминалов.


Программное обеспечение

Программное обеспечение для автоматизации торговли можно условно разделить на 2 части:
ћ Технологические программы, обеспечивающие связь с используемым электронным торговым оборудованием.
ћ Собственно торговая система (back-office), предназначенная для учета, анализа и принятия решений.

Технологические программы
Эти программы предназначены для связи с торговым оборудованием. Большинство производителей включает их в комплект поставки оборудования, однако их функциональность и удобство использования зачастую очень низки, а работать с ними приходится персоналу, как правило, не имеющему технического образования. Кроме того, могут возникнуть определенные проблемы по интеграции 'разношерстных' программ с системой учета.
Идеальным вариантом является поставка всех необходимых технологических программ в комплекте с торговой системой. Это гарантирует единообразие интерфейса, а, соответственно, и легкость обучения, надежную связь с системой учета и техническую поддержку всего программного комплекса 'из одних рук'.

Торговая система
Эффективность работы торгового предприятия в первую очередь зависит от этой части программного обеспечения, которая выполняет функции, связанные с отслеживанием и поддержанием ассортимента, заказами и расчетами с поставщиками, формированием цен и предоставлением аналитической информации.
Ниже сформулированы основные требования, которыми необходимо руководствоваться при выборе торговой системы:

Функциональность
Процесс управления закупками
Эффективная торговая система должна обеспечивать максимально возможную автоматизацию работы менеджеров по закупкам.
Она должна предоставлять информацию о реальных остатках товаров, истории их продаж и, на основании этой информации, прогнозировать потребность закупки. На этапе формирования заказа необходимо иметь возможность сравнить цены, сроки и условия поставки одинаковых товаров от разных поставщиков. При поставке товаров важен контроль соответствия обЪемов, цен и ассортимента размещенным заказам.
Расчеты с поставщиками
Отлаженная система взаиморасчетов с поставщиками - залог стабильности и лучших условий поставок товаров. Автоматизация взаиморасчетов предполагает хранение информации об условиях поставок и платежей, учет партий поставок при всех движениях товаров для отслеживания продаж консигнационного товара, а также возвратов от покупателей или возвратов поставщику.
Система ценообразования
Автоматизация формирования розничных цен позволяет не только эффективно контролировать процесс ценообразования и исключить возможность злоупотреблений, но и свести к минимуму количество задействованных в этом процессе сотрудников.
Торговая система должна позволять задавать фиксированные цены (устанавливаемых поставщиками или нормативными актами), выполнять расчет исходя из закупочной цены и процента наценки, контролировать одинаковость розничных цен на один и тот же товар из разных партий поставок, проводить различные переоценки.
Работа с дисконтными картами
Использование различных систем лояльности (дисконтные карты, купоны, карты постоянных покупателей и т. п.) дает дополнительные преимущества владельцу предприятия в борьбе за покупателя, поэтому их поддержка торговой системой крайне желательна. Как минимум должна быть предусмотрена возможность ведения базы эмитированных карт с информацией о владельцах и истории покупок. Одним из простых и эффективных вариантов является дисконтная система с применением пластиковых карт с нанесенным штрихкодом, построенная на базе кассового сервера CashTAN P9.
Проведение инвентаризации
Эффективная и корректная работа торговой системы немыслима без данных о фактических остатках товаров. Существует много причин, приводящих к несоответствию в системе реального состояния торгового зала - пересортица, воровство как покупателей, так и персонала, неизбежные ошибки при ручном вводе документов. Поэтому торговая система должна позволять автоматизировать процесс инвентаризации и выполнять приведение учетных остатков к фактическим с генерацией соответствующих документов и отчетов.
Наличие перечисленных функций является обязательным для эффективной торговой системы, но далеко не полным. Практическая ценность любой системы учета определяется набором дополнительных сервисных возможностей, но их обзор выходит за рамки данной статьи.

Удобство ввода информации
Регистрация первичных документов в большинстве случаев является ручной операцией, а количество только приходных накладных за день может измеряться десятками или сотнями,љљпоэтому ввод информации должен требовать минимальных действий от оператора.

Быстрая обработка больших обЪемов данных
Специфика розничной торговли - обширный ассортимент товаров, большое количество поставщиков, необходимость ведения учета по партиям -љљнакладывает жесткие условия на быстродействие системы учета.

Надежность
Сбои в работе торговой системы нарушают работу предприятия и могут вести к прямым или непрямым убыткам. Поэтому надежность работы самой программы и защиты (резервирования) данных является одним из главных критериев при ее выборе.

Контроль за действиями пользователей и разграничение доступа
Одной из самых важных характеристик торговой системы является обеспечение защиты данных, контроля доступа к системе и контроля за действиями пользователей.
Контроль за действиями пользователей и протоколирование выполняемых ими операций позволит пресечь возможные злоупотребления со стороны персонала. Система должна позволять ограничивать доступ пользователя к той или иной информации в соответствии с его функциональными обязанностями, и, при необходимости, блокировать нежелательные действия.

Возможность интеграции с технологическими программами
Без интеграции торговой системы с технологическими программами, осуществляющими связь с торговым оборудованием, в первую очередь с узлами регистрации продаж, ведение товарного учета невозможно. Как уже говорилось, идеальным вариантом является поставка всех необходимых технологических программ в комплекте с торговой системой. Однако наличие возможности подключения дополнительных компонент (не поставляемых вместе с продуктом) весьма желательно - разработчик системы не может предусмотреть все.

Возможность выгрузки данных для бухгалтерской программы
Торговая система должна иметь возможность экспорта данных, которые затем могут использоваться бухгалтерской программой. Совмещение торговой системы с бухгалтерией в одном продукте является нецелесообразным, поскольку сильно усложняет ее, резко ограничивает быстродействие.

Возможность настройки
Каждое торговое предприятие имеет собственную специфику работы, поэтому торговая система должна предусматривать настройку различных параметров без применения программирования. С другой стороны, наличие встроенных средств программирования и определенная открытость системы позволяют расширять ее функциональность и добавлять новые возможности, не предусмотренные разработчиком.
Автор : А. Балакин, директор отдела ООО 'ТФПК Лтд'