Бардак - дело тонкое!

Открытый и потенциальный (скрытый) бардак. Когда и откуда можно ждать подвоха и чем это может грозить бизнесу и вам.
512 223
Бардак - дело тонкое!

Бардак - штука очень интересная! Открытый бардак всем виден и понятен. Чаще всего даже известно, откуда и почему он берется, и кто в этом виноват. Но бывает гораздо более опасный подвид этого зверя - потенциальный (или скрытый) бардак! 

Множество предприятий прекрасно (или просто) работают и ни о чем плохом не помышляют. Все чего-то делают каждый день, и как-то все вертится и крутится. Но вся фишка в том, что весь большой механизм фирмы работает на конкретных людях, на их сложившихся взаимоотношениях и пока статус-кво сохраняется, фирма работает. 

Но вот начальству приходит в голову светлая идея все систематизировать или (еще хуже!) автоматизировать! И вот тут наш страшный зверь вылезает во всей своей красе! Происходит это потому, что старый механизм основанный "на людях" при всей своей неповоротливости "в общем" имеет практически неограниченную гибкость в каждой из своих частей - люди договаривались, что-то переделывали, доделывали потом или за других, на ходу придумывали и воплощали хитрые ходы и т.д.

Новый механизм должен гораздо эффективнее работать "в общем", зато он совершенно не имеет гибкости в своих звеньях. Каждое звено множества цепочек должно все делать по инструкции (вернее – по заложенной, во внедряемую информационную систему, логике) и эти самые инструкции должны охватывать все возможные варианты ситуаций и действий.

На практике, последнее не достижимо. В результате, очень быстро новый механизм упирается в необходимость сделать что-то в нем не предусмотренное, а сделать надо и этот механизм начинают корежить, причем нередко уже "на живую" и надо уже вчера.

Тут чуть-чуть там чуть-чуть... и это, не считая огромного количества нюансов, о которых "внедренцы" новой суперсистемы вообще не подозревали, так как эти нюансы существовали исключительно в головах нескольких задействованных человек.

И тогда система очень быстро скатывается в бардак. Даже в БАРДАК! Размер этого хаоса часто намного превышает все то, что могло возникнуть при старой системе работы.

Я не один раз видел, когда попытки "быстро и полностью" внедрить какую-нибудь компьютерную систему практически убивали до этого прекрасно работавшее предприятие.

Какой же из этой ситуации выход? Ведь продолжать работать «по старому» тоже нет никакой возможности. Предприятие все больше становится, хоть и вполне работоспособным, но совершенно не управляемым. Абсолютно не понятно кто и чем занимается? Какие ресурсы тратить и на что? Если мы хотим что-то увеличить, уменьшить или вообще поменять, то совершенно не понятно, что именно нужно делать, для получения вожделенного результата. Т.е. – предприятие, как организм живет и функционирует, но никому не известно, как оно это делает и чего от него можно ожидать в следующий момент.

Выход только один – необходимо систематизировать работу Вашего предприятия. Под этим словом я подразумеваю «выяснить и зафиксировать производительные цепочки, создающие в результате ценность». Другими словами – нужно понять кто, с помощью каких ресурсов и как создает ценность, позволяющую Вашему предприятию оправдывать свое существование.

Этот процесс имеет мало общего с «описанием бизнес-процессов» в его понимании большинством людей. Вернее – он состоит не только и не столько из этого. Гораздо важнее выявить, кто на каждом шаге создает нечто, в конце превращающееся в требуемый результат. Для этого существуют и применяются специальные методы и инструменты. Я для решения подобных задач использую метод трех последовательных этапов, называемых в нашей терминологии «ступенями», каждый из которых предназначен для представления определенной части общей картинки. Полученные результаты, будучи сложены вместе, дают искомое решение.

На самом первом этапе Вам нужно понять, какие ценности производит Ваше предприятие. Из каких блоков состоит производство этих ценностей, кто отвечает за производство промежуточных продуктов и какие ресурсы для этого потребляет. Для этих целей используется инструмент типа схемы «Тарзанка» (подробнее об этом в описании методологии «Три ступени» конце книги).

На втором этапе Вам нужно проделать то, что у нас называется «Договориться о терминах». Вам нужно достичь состояния, когда на каждом этапе производства взаимодействующие лица под одними и теми же словами понимают одно и то же. Это очень важный момент! Невероятное количество самых разнообразных «глюков» кроется именно в неправильно понимании кто, что имел в виду. Выявляются и фиксируются критерии и методы сдачи/приемки промежуточных результатов, а также перехода ответственности за эти результаты.

Третий этап – почти классические бизнес-процессы. Т.е. – нужно понять, как именно ответственное лицо из набора ресурсов создает конечный продукт. Причем, результаты этого этапа служат не столько для принуждения сотрудников к тщательному соблюдению инструкций, сколько для гарантированного получения приемлемого результата. Сотрудник может не соблюдать процесс, ПРИ УСЛОВИИ, ЧТО ВЫДАЕТ РЕЗУЛЬТАТ НЕ ХУЖЕ ПРЕДУСМОТРЕННОГО ПРОЦЕССОМ! Там есть свои тонкости и нюансы, но об этом подробнее в конце книги.

Все это не простая и не маленькая работа, но без нее попытка внедрить любую информационную систему все-равно, принудит Вас эту работу проделать, только в режиме аврала с героическими трудовыми подвигами и массой ошибок. Если Вам удастся не помереть в процессе, то это будет чудом. С намного большей вероятностью, Ваша информационная система превратиться в набор калькуляторов на каждом рабочем месте, никак не связанных друг с другом. Как реальная информационная система она работать не сможет, и результат внедрения не будет стоить десятой доли затраченных средств и усилий.

Этот пост написан блогером Трибуны. Вы тоже можете начать писать: сделать это можно здесь.

512 223

Комментарии

8
    • Юрий Бухонин

      Здесь я использую этот термин как описание ситуации, когда нет четкого понимания как из ресурсов "А", "Б" и "В" получается конечный результат.

      Вполне возможно, что он сейчас очень даже неплохо получается, но вот как конкретно?

  • Не могу сказать за компьтерные системы, но вижу, что внедрение, например, колл-центров, зачастую приводит не к обретению порядка в работе, а наоброт. Клиенты по 3 раза повторяют разным специалистам одно и то же (потому что сначала трубку берет менеджер -фактически секретарь, выслучшает все, а потом переключает на специалиста. При условии что он угадал - специалист снова выслушает все и поможет. Если проблема оказалась другого толка (может клиент плохо объяснил, может менеджер плохо понял), то вас снова перенаправят куда-то еще. Не говорю уже о роботизированных системах, особенно у таких, где вообще перевода на оператора нет (встречала такие), или тебе надо тыкать наугад добиваясь общения с любым менеджером, лишь бы с живым человеком, т.к. нужного пункта в меню нет вообще. Записывать инструкции в ответ на выбор какого-то пункта меню - злое зло. Например, при звонке в банк и выборе "У вас вопрос о работе клиент-банка нажмите 1" тебя не переключают на оператора, а выдают пачку советов. Выговорилась😆

  • Ана$тасия

    Спасибо, интересно)

    Всё больше кажется, что основная задача бухгалтера хаос преобразовывать в систему

    • Ирина

      Это в идеале. Исходя из моего опыта - обычно наоборот. Пользователи могут внести в хорошо отлаженную систему столько бардака, что - мама не горюй!

      • Юрий Бухонин

        Для этого выстраивается система, которая просто не дожлна им этого позволить.

        Здесь еще вопрос мотивации и уровней ответственности. Типы задач - "творческие" и "рутинные", т.е. где нужно спрашивать за результат или за исполнение инструкций и т.д. Все это не так просто, это только затравка :-)

        В компьютерных системах - такие разработки (контроль происходящего и непозволение делать лишнего) - вообще моя тема.

Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
249
НДФЛ

Как считать НДФЛ с продажи подаренной недвижимости

При получении недвижимости по договору дарения надо заплатить НДФЛ. Потом при продаже этой недвижимости тоже заплатить НДФЛ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Модульбанк удвоил вознаграждение для партнеров

До конца марта Модульбанк платит двойное партнерское вознаграждение за каждую подключенную облачную кассу от Модулькассы.

Ozon изменил принцип расчета сервисного сбора с ПВЗ

Теперь дорогие товары, которые выдает ПВЗ, будут гораздо меньше влиять на оборот и размер сервисного сбора.

33

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать

С 1 марта контроль за сделками между бизнесом и самозанятыми стал строже — теперь ФНС не только анализирует формат сотрудничества, но и передает полученные сведения в межведомственные комиссии и органы Роструда. Особое внимание уделят компаниям, которые массово привлекают внештатный персонал. В этой статье разбираемся с новыми требованиями и объясняем, как нивелировать возможные риски.

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать
Отпуска

Сотрудник вправе взять накопленный за прошлые годы дополнительный отпуск

Дополнительные отпуска за прошлые годы не сгорают. Сотрудник, у которого накопились дни, может уйти в дополнительный отпуск и взять сразу все дни.

88
Общество

Какой дом выбрать: панельный, кирпичный или монолитный

При выборе недвижимости чаще всего смотрят на планировку квартир и район застройки. Однако соотношение цена–качество напрямую зависит и от вида строительства. Разберемся, на что стоит обратить внимание.

Иллюстрация: m2.ru
82
3-НДФЛ

Если ошиблись в 3-НДФЛ, сдайте уточненку

Бывают случаи, когда человек сдал декларацию 3-НДФЛ с ошибкой, в результате которой неправомерно претендует на возврат или, наоборот, начисляет себе налог к уплате.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

ООО «КСК АУДИТ» включено в реестр аудиторских компаний

ООО «КСК АУДИТ» — в реестре компаний, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям (ОЗО).

Пятое Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

Учитывай то, что люди делают, а не только то, что говорят, ибо деяниями выявляется ложь.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Банковские гарантии: как отразить в налоговом и бухгалтерском учете

Обеспечение исполнения обязательств — частое условие получения займов, поставки товаров (работ, услуг) и участия в госзакупках, когда банк гарантирует исполнение обязательств одной стороной сделки перед другой. За свои услуги банк взимает плату, отражение в учете которой зависит от предмета обеспеченной сделки.

Банковские гарантии: как отразить в налоговом и бухгалтерском учете
34
Банки

9 тысяч клиентов банка «Киви» получили страховое возмещение от Агентства по страхованию вкладов

Около 20 000 вкладчиков банка «Киви» должны получить свои средства после отзыва лицензии у кредитной организации. АСВ выплатила уже 85% страховой ответственности.

Иностранные компании потеряли больше 107 млрд долларов от ухода с российского рынка

Предприятия, которые перестали работать в России, несут убытки от списания активов и недополучают доходы.

35

9 ключевых правил оформления статьи. Как оформить статью, чтобы ее дочитали

Контент — инструмент для получения заявок на юридические услуги. Однако он не будет работать, если статья неправильно оформлена и ее сложно воспринимать. Как создавать тексты не только полезные по содержанию, но и читабельные? Делюсь основными правилами.

2
19

Не открывайте бизнес с нуля. Купите готовый

❗️Покупая готовый бизнес, вы минимизируете риски потери денег и времени. Покупая готовый бизнес, вы приобретаете платформу, которая генерирует деньги уже с 1 дня, + вы можете внедрить множество полезных фишек, тем самым увеличить прибыль и капитализацию бизнеса.

Интересные материалы

🚖 У работодателей будет новая обязанность. Возможно придется оплачивать сотрудникам такси + опрос

Оплату такси в ночное время могут признать производственной необходимостью, поскольку сотрудники не могут пользоваться общественным транспортом.

3
314