Бывает, что получить деньги от должника не удаётся. Тогда дебиторскую задолженность нужно списать в расходы, соблюдая ряд условий. Рассказываем об особенностях списания просроченной дебиторки в налоговом и бухгалтерском учётах в 2020 году.
Кто может списывать просроченную дебиторскую задолженность
В налоговом учёте. Списывать дебиторку могут только организации на ОСНО, которые платят налог на прибыль и учитывают доходы и расходы методом начисления. ИП на ОСНО этого делать не могут (письмо Минфина от 4 сентября 2014 года N 03-04-05/44287).
При УСН «Доходы минус расходы» списывать можно только расходы, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ. Просроченной дебиторской задолженности в этом списке нет, поэтому упрощенцам списывать ее в налоговом учёте нельзя (письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).
Для единого сельхозналога ситуация такая же — такого вида расходов нет в закрытом перечне из п. 2 ст. 346.5 НК РФ.
При УСН «Доходы» и ЕНВД расходы вообще не влияют на расчёт налоговой базы. Поэтому всё, что скажем ниже о списании просроченной дебиторки в налоговом учёте, относится только к компаниям на ОСНО.
В бухгалтерском учёте. Правила бухучёта распространяются на всех юрлиц, поэтому списывать просроченную дебиторскую задолженность в бухучёте должны все организации, вне зависимости от налогового режима.
Списание дебиторской задолженности в налоговом учёте
В каких случаях можно списывать
Дебиторку можно признать безнадёжной и списать в случаях, которые прописаны в ст. 346.16 НК РФ).
Истечение срока исковой давности. Срок исковой давности начинается с той даты, когда у компании возникает право требовать долг от контрагента. Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ).
Пример.
Организация отгрузила товар 1 октября. По условиям договора покупатель должен оплатить его в течение 10 календарных дней после поставки. Если до 11 октября включительно покупатель не заплатит, с 12 октября начнётся срок исковой давности.
Но есть исключения. Например, по претензиям, которые владельцы или получатели груза могут предъявить к транспортной компании, срок исковой давности — один год (ст. 797 ГК РФ).
Срок прерывается, если должник каким-то образом признал свои обязательства (ст. 203 ГК РФ). Например, подписал акт сверки или прислал письмо с просьбой об отсрочке. После этого срок исковой давности начинает идти заново.
А вот если должник оплатил часть долга — это ещё не означает, что он признал весь долг (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 09.09.2015 ст. 346.16 НК РФ).
В любом случае срок исковой давности не может длиться более 10 лет со дня нарушения, в нашем случае — с той даты, когда у бизнесмена появляется право требовать возврат задолженности.
Ликвидация компании, банкротство или смерть должника. Безнадёжными признаются долги ликвидированной организации, независимо от причины ликвидации. Исключение компании из ЕГРЮЛ как недействующей согласно п. 2 ст. 64.2 ГК РФ по правовым последствиям приравнивается к обычной ликвидации.
А вот закрытие ИП, то есть исключение из ЕГРИП независимо от оснований — это не повод считать задолженность безнадёжной. Все долги предпринимателя остаются за ним, но уже в статусе физлица. Признать долг физлица безнадёжным можно только после его банкротства.
Долги умершего человека переходят к его наследникам, но лишь в пределах стоимости наследственного имущества (ст. 1175 ГК РФ). Если оно стоит меньше, чем сумма долга, оставшуюся часть задолженности можно признать безнадёжной из-за невозможности взыскания.
Постановление судебного пристава. Долги можно списать как безнадёжные, если судебный пристав вынесет постановление о невозможности взыскания по одному из следующих оснований.
- Невозможно найти место нахождения должника, его имущества или банковских счетов.
- Должник найден, но у него нет имущества и меры по поиску его активов оказались безрезультатными.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте
Налогоплательщики имеют право создавать резервы по сомнительным долгам (п. 3 ст. 266 НК РФ). Это удобно, чтобы расходы на списание долгов были более сбалансированными и предсказуемыми. Особенно для компаний, у которых много контрагентов и часто возникают просрочки.
Чтобы создать резерв, сначала нужно провести инвентаризацию дебиторки по состоянию на последнее число налогового или отчётного периода.
Налоговый период для всех плательщиков налога на прибыль — год. Отчётный период зависит от того, как налогоплательщик считает авансовые платежи.
- Если ежеквартально, то это три, шесть или девять месяцев.
- Если ежемесячно, то один, два, три месяца и т.п. до окончания года.
Долг можно считать сомнительным, только если одновременно выполняются требования (п. 1 ст. 266 НК РФ).
- Задолженность возникла в связи с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг.
- Долг не погашен в установленный законом срок.
- Задолженность не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией.
Если у самой компании тоже есть долги перед этим же контрагентом, то сомнительной считается сумма дебиторки за вычетом встречной задолженности.
Пример.
ООО «Бета» не заплатило ООО «Альфа» за продукцию 100 тыс. руб. Но ООО «Альфа» тоже должно ООО «Бета» за приобретенное сырьё 30 тыс. руб. Поэтому для ООО «Альфа» сомнительной будет задолженность ООО «Бета» в сумме 70 тыс. руб.
Сумма, которая войдёт в резерв, зависит от того, на сколько просрочен долг на дату инвентаризации.
- До 45 календарных дней — создавать резерв не нужно.
- От 45 до 90 календарных дней включительно — резерв будет в размере 50% от задолженности.
- Свыше 90 календарных дней — в резерв попадет 100% от задолженности.
Пример.
У ООО «Альфа» есть три контрагента с просроченной задолженностью. Расчёт суммы резерва будет выглядеть так:
В любом случае резерв не может быть больше чем 10% от выручки за прошедший налоговый или текущий отчётный период. Для сравнения нужно брать большую из этих двух величин.
Сумму резерва включают во внереализационные расходы на последнюю дату отчётного или налогового периода.
Как списать просроченную дебиторскую задолженность
Порядок списания «дебиторки» в налоговом учёте зависит от того, создавала ли организация резерв.
Резерв создавали. Все безнадёжные долги списывают за его счёт. Затем по итогам отчётного или налогового периода резерв нужно пересчитать.
- Вычесть из него все суммы списанной задолженности и определить остаток резерва.
- Провести инвентаризацию «дебиторки» по состоянию на следующую отчётную дату, определить новую расчётную сумму резерва и сравнить с остатком.
- Если новая сумма больше остатка — разницу нужно отнести на внереализационные расходы. Если меньше — корректировку резерва нужно отнести на внереализационные доходы.
Пример.
Общая сумма резерва по сомнительным долгам ООО «Альфа» на 30.06.2020 — 550 тыс. руб. В течение 3 квартала за счёт резерва списали 100 тыс. руб. безнадёжной задолженности. Остаток резерва равен 550 — 100 = 450 тыс. руб. По результатам инвентаризации на 30.09.2020 расчётная сумма резерва должна быть равна 600 тыс. руб. Поэтому 30.09.2020 нужно сформировать за счёт внереализационных расходов дополнительный резерв в сумме 600 — 450 = 150 тыс. руб.
Резерв не создавали. Всю сумму безнадёжной задолженности нужно списать за счет внереализационных расходов отчётного или налогового периода. Бывает, что резерв создали, но безнадёжные долги оказались больше, и суммы резерва не хватило. Тогда «лишнюю» безнадёжную дебиторскую задолженность тоже нужно отнести на внереализационные расходы.
В какой момент списывать просроченные долги
Дебиторскую задолженность нужно списывать в том налоговом или отчётном периоде, когда произошло любое из событий, из-за которого её можно признать безнадёжной. Например, если компания считает налог на прибыль ежеквартально, а контрагента исключили из ЕГРЮЛ в июне 2020 года, его задолженность нужно включить во внереализационные расходы по итогам 6 месяцев 2020 года.
Но бывает, что долг не списали вовремя. Например, о ликвидации контрагента узнали только через два года. В этой ситуации есть три варианта действий.
- Не делать вообще ничего. Ошибка не привела к занижению суммы налога, поэтому исправлять её или нет — решать организации. Это право, а не обязанность (п. 1 ст. 81 НК РФ). Целесообразно оставить все как есть, если речь идет о небольших суммах.
- Сдать уточнённую декларацию за период, в котором должны были списать задолженность.
- Исправить ошибку в текущем налоговом периоде. Это можно сделать если ошибка привела к переплате налога за прошлые периоды (п. 1 ст. 54 НК РФ). То есть в том году, когда нужно было списать дебиторку, у компании должна была быть налогооблагаемая прибыль. Или если в текущем году у организации есть облагаемая база по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 22.07.2015 № 03-02-07/1/42067).
Списание дебиторской задолженности и НДС
Должниками могут быть не только покупатели, но и поставщики.
Например, если им перечислили аванс в счет будущих поставок, а товары или услуги так и не получили. Минфин считает, что если с перечисленного аванса брали НДС к вычету, а потом долг списали как безнадёжный, НДС с аванса нужно восстановить (письмо от 05.06.2018 № 03-07-11/38251).
Но эта позиция Минфина не подтверждена нормами закона. В п. 3 ст. 170 НК РФ нет такого основания для восстановления НДС, как списание дебиторской задолженности. Поэтому претензии налоговиков можно оспорить в суде (например, постановления АС Московского округа от 10.10.2016 № Ф05-14000/2016 и АС Западно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф04-6237/2017).
Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учёте
В каких случаях можно списывать
В бухучёте установлен только один явный критерий для списани дебиторской задолженности — это истечение срока исковой давности (п. 77 приказа от 29.07.1998 № 34н). Но приказ № 34н позволяет списывать для целей бухучёта и другие долги, нереальные для взыскания.
Чтобы избежать отклонений между двумя видами учёта, закрепите в бухгалтерской учётной политике те же правила для списания безнадёжной дебиторки, которые предусмотрены для налогового учёта в п. 2 ст. 266 НК РФ.
Как списать просроченную дебиторскую задолженность
Если в налоговом учёте организация создаёт резервы по желанию, то в бухучёте это обязательно (п. 70 приказа № 34н). Только порядок формирования резерва в бухучёте не прописан так подробно, как в налоговом.
С точки зрения бухучёта задолженность можно отнести к сомнительной даже до появления просрочки, если есть основания считать, что её не погасят в срок. Нет в бухучёте ограничений и по общей сумме резерва. Единственный определённый критерий — сомнительная задолженность не должна быть обеспечена гарантиями.
Но если организация работает на ОСНО и решила создавать резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте, то для бухгалтера проще будет формировать бухгалтерский резерв по тем же правилам, увязав в учетной политике вероятность непогашения долга с количеством дней просрочки. Тогда не будет временных разниц по ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций».
Резерв в бухучёте учитывают на счёте 63 «Резервы по сомнительным долгам» и формируют за счёт прочих расходов.
Задолженность списывают за счёт резерва, а если его не хватило — за счёт прочих расходов. Также за счёт прочих расходов нужно списывать безнадёжную дебиторку, если резерв вообще не создавали. Например, если не знали о предстоящей ликвидации контрагента и не считали его долг сомнительным.
- ДТ 91.2 — КТ 63 — создан резерв
- ДТ 63 — КТ 62 (60,76...) — просроченная задолженность списана за счёт резерва
- ДТ 91.2 — КТ 62 (60,76...) — задолженность списана при недостатке или отсутствии резерва
После списания безнадёжную задолженность нужно еще 5 лет учитывать за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов».
В течение пяти лет нужно периодически проверять, можно ли взыскать долг с контрагента или его правопреемников. Если это удастся хотя бы частично, возвращёную сумму нужно отнести на прочие доходы и одновременно уменьшить сальдо по счету 007:
ДТ 51 (50, 52) — КТ 91.1.
Подарок для наших читателей — чек-листы с вариантами законной оптимизации налогообложения на ОСНО и УСН. Больше сорока способов легально снизить налоговую нагрузку!
Методы оптимизации налогов
Как законно снизить налоговую нагрузку
Получите бесплатные чек-листы для ОСНО и УСН!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам их
Начать дискуссию