Транспортные расходы зимой

Автор: Виталий Семенихин, руководитель «Экспертбюро Семенихина»

Экспертиза статьи: Сергей Родюшкин, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

Зимние надбавки на топливо устанавливаются регионами. Если повышенные нормы расходов на ГСМ не утвердили, то фирма может это сделать сама. Расходы на покупку зимней резины в налоговом учете можно списать единовременно.

С наступлением зимы у фирмы возникает ряд вопросов, связанных с учетом затрат на автомобили. Бухгалтеру нужно решить, как правильно принять расходы на топливо, ГСМ и зимнюю резину. Основные нюансы рассмотрены в «Актуальной бухгалтерии» № 1, 2012.

Расходы на ГСМ и топливо

В 2008 году Минтранс России ввел в действие нормы расхода ГСМ (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — Методические рекомендации). Этот документ предназначен не только для автотранспортных предприятий, но и для компаний, предпринимателей и других лиц независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику.

Наряду с базовыми нормами расхода ГСМ для автомобилей общего назначения, для специальных автомобилей, нормативными данными по расходу смазочных материалов Методические рекомендации содержат и значения зимних надбавок.

Такие надбавки установлены по регионам России, указаны срок их действия и предельная величина в процентах. Период применения зимних надбавок к норме расхода ГСМ и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных (местных) органов власти. Если же такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину следует оформить приказом руководителя организации.

При работе автомобилей в отрыве от основных баз (нахождение в командировках в других климатических районах) применяются надбавки, установленные для района фактической работы автомобиля. При междугородных перевозках грузов и пассажиров (поездках в другие климатические зоны) рекомендуется применять надбавки, предусмотренные для начального и конечного пунктов маршрута.

Так, для автобусов нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D) + Hот × T,

где Qн — нормативный расход топлив (л); Hs — транспортная норма расхода топлив на пробег автобуса (л/100 км) (с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузкой пассажиров); S — пробег автобуса (км); Hот — норма расхода топлив при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя (отопителей) (л/ч); T — время работы автомобиля с включенным отопителем (ч); D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме (%).

Пример:

Из путевого листа установлено, что автобус Ikarus-280.33 работал в городе в зимнее время с использованием штатных отопителей салона Sirokko-268 совместно с Sirokko-262 (отопитель прицепа) и совершил пробег 164 км при времени работы на линии 8 ч.

Транспортная норма расхода топлива на пробег для городского автобуса Ikarus-280.33 составляет 0,43; надбавка за работу в зимнее время составляет 8%; норма расхода топлива на работу отопителя Sirokko‑268 совместно с Sirokko-262 составляет 3,5 л/ч.

Нормативный расход топлива составит:

0,01 × 164 км × 43,0 л × (1 + 0,01 × 8%) + 3,5 л/ч × 8% = 104,2 л.

Обязаны ли компании применять нормы расхода ГСМ? В Методических рекомендациях сказано, что нормы предназначены, в частности, для расчетов по налогообложению предприятий.

Расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты компании. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены при ведении деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По мнению Минфина России, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля компания должна учитывать Методические рекомендации, введенные в действие Минтрансом России (письмо Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57).

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода ГСМ не утверждены, при определении норм следует руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6, 03-03-06/1/15).

Вместе с тем стоит обратить внимание на постановление ФАС Центрального округа (пост. ФАС ЦО от 04.04.2008 № А093658/07-29), в котором суд указал, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование ГСМ в целях налогообложения прибыли, а нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом России, носят рекомендательный характер.

Расходы на зимние шины

Если автомобиль — собственность компании

Порядок учета автомобильных шин в настоящее время не регулируется ни одним нормативным документом, поскольку Правила эксплуатации автомобильных шин, которые были утверждены в 2004 году (распоряжение Минтранса России от 21.01.2004 № АК-9-р (далее — Правила № АЭ 001-04), прекратили действовать 31 декабря 2007 года. В такой ситуации компании следует разработать порядок учета автошин самостоятельно и утвердить его внутренним организационно-рас­порядительным документом. Разрабатывая порядок, можно воспользоваться вышеуказанными Правилами № АЭ 001-04.

Автомобильные шины по своим характеристикам и предназначению являются оборотными активами, которые в бухгалтерском учете отражаются как материально-производственные запасы. Исключение составляют шины (в т. ч. и запасные), которые поступили в организацию вместе с приобретенными автомобилями. Они учитываются в составе объекта основных средств (п. 2 ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

При передаче шин в эксплуатацию в бухучете производится единовременное списание их стоимости на счета учета затрат (п. 93 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н). При этом все условия для признания расхода выполнены (п. 16 ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Сезонные шины, которые были сняты с автомобиля в связи со сменой сезона, необходимо принять к учету. Порядок отражения подобных операций не предусмотрен нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Сезонные шины, которые были сняты с транспортного средства и оприходованы на склад, не относятся ни к неиспользованным материалам, ни к возвратным отходам. С одной стороны, они уже были использованы, но в то же время не утратили своих потребительских свойств и с началом следу­ющего летнего сезона вновь будут установлены на автомобиль.

Стоимость шин, возвращенных на склад, рассчитывается по формуле:

Стоимость возвращенных на склад шин = (Норма пробега шины – Фактический пробег) : Норма пробега шины × Цена приобретения шины.

Пример:

Летние шины, снятые с автомобиля, еще можно использовать. Первоначальная стоимость каждой шины составляет 2000 руб. Норма пробега данных шин, установленная организацией, составляет 50 000 км. За период эксплуатации фактический пробег составил 20 000 км. Следовательно, стоимость каждой шины, возвращенной на склад, равна:

((50 000 км – 20 000 км) : 50 000 км × 2000 руб.) = 1200 руб.

В бухгалтерском учете организации необходимо сделать следующую запись:

ДЕБЕТ 10-5 КРЕДИТ 26

–          4800 руб. (1200 руб. × 4) — принят к учету комплект зимней резины, снятой с автомобиля.

Если компания заменила сезонные шины, то расходы на приобретение нового комплекта шин ей следует квалифицировать как материальные расходы на приобретение материалов, используемых на содержание основных средств (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). При использовании в целях налогообложения прибыли метода начисления расходы на приобретение автошин признаются в целях налогообложения на дату передачи их в использование, то есть на дату установки шин на автомобиль (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Что касается сезонных шин, снятых с автомобиля и переданных на склад, в налоговом учете стоимость этих активов не отражается, поскольку сумма материальных расходов уменьшается на стоимость:

            остатков МПЗ, переданных в производство, но не использованных в производстве на конец месяца (п. 5 ст. 254 НК РФ);

            возвратных отходов (п. 6 ст. 254 НК РФ).

Шины, снятые с транспортного средства, не могут быть квалифицированы как МПЗ, не использованные в производстве на конец месяца, поскольку они были установлены на автомобиле, а значит, использовались, изнашивались и утратили свое первоначальное состояние.

В то же время бывшие в эксплуатации шины нельзя рассматривать в качестве возвратных отходов, ведь под возвратными отходами понимаются остатки сырья и материалов, полуфабрикатов и других видов материальных ресурсов, образовавшихся в процессе производства товаров (выполнения работ, оказания услуг), частично утратившие потребительские качества исходных ресурсов и в силу этого используемые с повышенными расходами или не используемые по прямому назначению.

Сезонные шины под данное определение не подпадают. Следовательно, в целях налогообложения сезонные шины не могут рассматриваться ни как остатки запасов, ни как возвратные отходы.

Таким образом, сумма материальных расходов не уменьшается на стоимость сезонных шин, снятых с транспортного средства.

Если автомобиль — собственность сотрудника компании

В целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей относятся к прочим расходам на содержание служебного автотранспорта и включаются в состав прочих расходов, свя­занных с производством и реализацией, в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Такие нормы утверждены постановлением Правительства РФ (пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92) и составляют:

            при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 включительно — 1200 рублей в месяц;

            при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 см3 — 1500 рублей в месяц.

По мнению сотрудников финансового ведомства и налоговиков, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Между тем при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества первому выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих сотруднику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Существует точка зрения, что работнику при использовании им личного транспорта в интересах работодателя могут быть компенсированы расходы:

            за использование, амор­тизацию личного тран­спорта;

            связанные с использованием личного транспорта.

Таким образом, одному и тому же человеку может выплачиваться компенсация и возмещаться расходы, связанные с использованием личного иму­щества. На это указывает и су­дебная практика (пост. ФАС СЗО от 20.02.2006 № А44-3149/2005-9).

Если фирма готова спорить с налоговиками и ее не пугает перспектива отстаивать свою правоту в суде, то она может учитывать в целях налогообложения прибыли расходы на зимние шины, приобретаемые и устанавливаемые на авто своего сотрудника.

Мнение:

Дмитрий Васильев, главный бухгалтер компании «Скип»

Что можно компенсировать сотруднику?

Есть мнение, что при использовании личного транспорта работнику может быть компенсированы и расходы на амортизацию машины, и иные затраты, связанные с ее эксплуатацией. Я считаю, что это неверно.

Чиновники правы. Нормативы компенсаций за использование личного транспорта действительно установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92. Согласно данному документу размер ежемесячной компенсации зависит от мощности двигателя. Никаких других размеров компенсации просто быть не может. В случае выплаты организацией компенсации сверх норм, предусмотренных законодательством, эти расходы нельзя будет учесть для уменьшения прибыли. Если же компания, превысив нормативы, начислит зарплатные налоги на этот доход сотрудника, то обоснованность отнесения подобной зарплаты на себестоимость тоже нужно будет доказать проверяющим.

Из обычной практики работы российских компаний по аренде автомобилей у сотрудников могу предложить наиболее приемлемый вариант, при котором заключается договор аренды автотранспортного средства у физического лица. Надо только не забывать удерживать НДФЛ с суммы арендного вознаграждения.