Что делать, когда сотрудник «забыл» уволиться?

Ситуация, когда сотрудник перестает появляться на работе, «забыв» оформить прекращение трудовых отношений, случается не так уж и редко. Сотрудник не появляется на рабочем месте, заявление на увольнение отсутствует, трудовая книжка хранится в сейфе, а администратор безуспешно пытается найти исчезнувшего сотрудника. Так, недавно один из HR-директоров уточнял у нас, что делать со 100 такими книжками, за которыми никто не приходит.

Практика показывает, что, как правило, человек просто устроился в новую компанию, не подумав о том, что создал головную боль для бывшего работодателя. Но продолжение может быть разным. Приведу ситуацию у одного из наших клиентов. Сотрудника приняли на работу в 1985 году, с 1991 по 1992 год был в длительной командировке за границей. Из этой поездки на работу он не вышел, заявление на увольнение не писал и вообще больше не выходил на связь. То есть фактически трудовые отношения прекратились. А в начале 2019 г. человек пришел с заявлением о расторжении трудового договора по соглашению сторон, так как он занялся оформлением пенсии по старости.

Так, в одном из наших кейсов одно производственное предприятие уволила начальника АХО. Он больше месяца не появлялся на работе и не выходил на связь. Компания собрала комиссию, отправилась к нему домой, сотрудник открыл дверь и тут же ее закрыл. По решению комиссии был издан приказ и трудовой договор расторгли. Ровно через год он как ни в чем не бывало появился на рабочем месте и предоставил справку о том, что все это время болел туберкулезом. Эксперты BLS посчитали, что это уважительная причина отсутствия и не стоит доводить дело до суда. Компания в итоге аннулировала приказ об увольнении и восстановила человека.

Но чаще истории прозаичнее. «Мертвые души» в штате компании кроме очевидных неудобств для кадровых администраторов (необходимость ежедневно отмечать неявку сотрудника в табеле учета рабочего времени, хранить трудовую книжку до востребования), несут и реальные риски работодателю. Например, случайное начисление зарплаты в случае сбоя системы или смены бухгалтера в организации. При этом невозможно просто принять на работу сотрудника взамен исчезнувшего, чтобы закрыть внезапную вакансию. И прямых ответов, как поступить в подобной ситуации трудовое законодательство, увы, не дает. Что же в таком случае может предпринять кадровая служба или руководство компании?

Чтобы минимизировать риски и оптимизировать работу, действовать лучше по следующей схеме. Надо издать приказ по основной деятельности, в котором зафиксировать шаги компании в связи с отсутствием работника по невыясненной причине. Во-первых, необходимо исключить сотрудника из табеля учета рабочего времени, при этом не издавая приказа о его увольнении. Во-вторых, бухгалтерия же должна «условно» уволить его, чтобы исключить из базы по расчету и не начислять сотруднику зарплату.

Документы отсутствующего сотрудника надо хранить отдельно от остальных. Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75 — если ранее, на основании ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ». Далее книжка сдается в государственный архив. Наконец, на должность отсутствующего работника компания может принять другого человека по срочному трудовому договору. Кстати, через 5 лет он станет бессрочным. По сути, это единственный законный и правильный алгоритм действий в подобной ситуации. Компания сможет оперативно закрыть внезапно появившуюся вакансию и не допустит рисков, которые несет отсутствующий сотрудник.