Что такое электронная подпись
Электронная подпись придаёт юридический статус оригиналам документов в интернете.
Неквалифицированной подписью вы можете подписывать только внутренние документы.
А для внешнего электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами, сдачи отчётности, электронных торгов вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Что меняется для компаний и ИП
Приобрести КЭП для бизнеса в коммерческом удостоверяющем центре можно было до 31 декабря 2021 года.
С 2022 года электронную подпись выпускает только удостоверяющий центр ФНС и небольшой круг официальных доверенных лиц.
Финансовые организации получают сертификат подписи в Центробанке, а бюджетные – в Федеральном казначействе.
Период до 1 сентября 2023 года – переходный. Закон позволяет в это время использовать как действующие ЭЦП коммерческого УЦ, так и подписи от налоговой или доверенной организации.
А после 1 сентября руководителям организаций и ИП запрещено пользоваться сертификатом коммерческого УЦ.
Например:
Компания получила сертификат подписи в коммерческом УЦ 31 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. Чтобы непрерывно продолжать работать онлайн, в марте фирма получит новую подпись в налоговой.
Как получить КЭП руководителю или ИП
Чтобы впервые получить электронную подпись по новым правилам, лично посетите налоговую или доверенную организацию. Никакая доверенность, даже нотариальная, в этом случае не поможет.
Обязательно возьмите с собой:
паспорт;
СНИЛС;
токен.
Токен – это носитель, внешне напоминающий флешку. Но в отличие от обычной флешки информация на токене защищена.
Сертификат подписи в налоговой обойдётся бесплатно.
Основные расходы – это покупка токена. Сегодня его можно приобрести приблизительно за 1500 рублей, например, на маркетплейсе.
Продлить КЭП можно удалённо через личный кабинет налогоплательщика. Главное, чтобы у компании не изменились реквизиты и на момент перевыпуска старая подпись была действительна. После создания новой прежняя подпись аннулируется.
Что ещё нужно знать о КЭП руководителя или ИП:
По новым правилам КЭП не получится скопировать в реестр или на другую флешку. Это и правильно, ведь электронная подпись – аналог рукописной. А бесконтрольное копирование сертификата даёт возможность мошенникам завладеть им.
Поместить на токен одновременно сертификаты нескольких разных ИП или руководителей юрлица не получится. Такое возможно только для одного владельца разных организаций. Например, директор ООО сможет записать на токен КЭП для компании и своего ИП.
Пока ИП может подписывать документы личной подписью физлица.
Что меняется для работников
С 1 сентября 2023 года перестанут работать и старые ЭЦП для сотрудников. Они содержат в себе данные не только владельца-физлица, но и организации, от имени которой тот выступает.
По новым правилам работник может подписать документы компании личной подписью физлица от любого аккредитованного коммерческого УЦ. Но к ней, как и в обычной жизни, потребуется доверенность. В онлайне электронная доверенность называется машиночитаемой или МЧД.
В переходном периоде до 31 августа закон позволяет сотрудникам пользоваться любым из двух вариантом подписи.
Как оформить МЧД
По сути, машиночитаемая доверенность – это файл в формате *.xml.
Для каждого органа потребуется отдельная МЧД. Например, бухгалтеру понадобятся разные электронные доверенности для сдачи отчётности в налоговую, Социальный фонд, статистику.
Создайте МЧД, подпишите подписью компании и направьте в организацию перед первой отправкой сотрудником документов.
Вы в любой момент можете аннулировать выданную доверенность с помощью электронного документа «отзыв МЧД».
Коротко
В переходном периоде с 1 января по 31 августа 2023 года компании и ИП могут подписывать электронные документы любым из двух способов:
действующей подписью от коммерческого центра;
подписью от УЦ ФНС или доверенного лица (Центробанка, Казначейства).
До конца августа работники при заверении электронных документов организации могут выбирать: пользоваться прежней подписью юрлица для сотрудника или личной физлица с МЧД.
С сентября подписи коммерческих УЦ для бизнеса перестают действовать, а для подписания документов сотрудником понадобится только его личная подпись физлица с МЧД.
Начать дискуссию