Особенности электронного документооборота в процессах управления персоналом

Основными особенностями электронного документооборота в процессах управления персоналом безусловно являются следующие:

• все кадровые документы содержат персональную информацию, что накладывает свои ограничения ввиду ужесточившегося законодательства;
• на сегодняшний день в процессах управления персоналом невозможно полностью отказаться от бумажных документов. Однако, некоторые из процессов развития персонала можно максимально переориентировать на электронный документооборот.

Давайте по порядку рассмотрим, какими документами сопровождается трудовая деятельность сотрудников, начиная с момента их поиска и заканчивая увольнением.

Первая информация и документы по сотруднику появляются еще на этапе его поиска -  резюме, комментарии по кандидату, результаты собеседований и тестов, рекомендации бывших работодателей и многое другое. Даже если кандидат не будет принят в компанию, для специалистов по подбору персонала крайне важно хранить эту информацию, то есть вести электронную базу данных кандидатов. На сегодняшний день на рынке представлены разнообразные решения для автоматизации процесса подбора персонала, однако одним из факторов успеха внедрения подобного решения является возможность интеграции его с другими процессами управления персоналом.

Следующим этапом формирования комплекта документов по сотруднику является этап его приема на работу и начало ведения кадрового делопроизводства. На данном этапе формируется личное дело сотрудника, куда входят копии его персональных документов, таких как паспорт, документы об образовании, военный билет, документы о семейном положении и многое другое. Также в рамках кадрового делопроизводства формируется трудовой договор, множество приказов, анкеты и другие документы, требуемые законодательством. В соответствии с трудовым законодательством РФ, ряд документов кадрового делопроизводства должны быть оформлены исключительно в бумажном виде - это документы, которые требуют личной подписи работника. К подобным документам можно отнести трудовую книжку, форма, порядок ведения и хранения которой устанавливается Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»). Также в соответствии со статьей 68 ТК РФ, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. И это только малая часть примеров.

Отдельные формы первичных учетных документов, например, трудовые договоры и соглашения к ним, не запрещено создавать и подписывать в электронном виде в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи». Однако, отсутствие прозрачного законодательного порядка создания и подписания таких документов не позволяет работодателю с полной уверенностью отказаться от бумажных документов. Также работодателям необходимо понимать правила архивного хранения электронных документов в течении длительного срока, до 75 лет, ведь такой практики нет, особенно что касается срока действия электронной подписи. Необходимо также определить порядок представления электронных документов в качестве доказательств в контрольно-надзорные органы и суд при решении разногласий между работником и работодателем.

В связи со множеством типов документов, которые ведутся и формируются в рамках кадрового делопроизводства, важно соблюдать следующие аспекты:

• хранение документов по сотруднику должно обеспечивать безопасность и нераспространение персональной информации (как в бумажном, так и в электронном виде);
• кадровые специалисты должны понимать комплектность личного дела сотрудника и поддерживать его актуальность;
• поиск документов по сотруднику должен быть максимально упрощен и занимать минимум времени;
• ведение архива кадровой документации (и в бумажном и в электронном виде) должно быть приведено в строгое соответствие с требованиями действующего законодательства.

Еще одной особенностью работы кадровых служб является обработка огромного количества запросов от сотрудников на подготовку копий документов, формирование справок, расчетных листов, информации по остаткам отпусков. В этом вопросе компаниям могут помочь «личные кабинеты для сотрудников и руководителей», так называемые «сервисы самообслуживания», которые обеспечивают доступ сотрудников к интересующей их информации и максимально освобождают специалистов кадровых служб от рутинных операций. «Личные кабинеты для сотрудников и руководителей» сейчас очень актуальны и распространены, их можно реализовывать на базе ERP-систем, а также на базе различных портальных решений. «Личные кабинеты для сотрудников и руководителей» также помогут в процессах развития персонала и позволят во многом отказаться от бумажного документооборота, в том числе за счет автоматизации, перевода документов в электронные формуляры, а также путем организации процессов согласования в системе.

В процессах развития персонала безусловно меньше законодательных требований к документообороту, однако и здесь до сих пор остаются свои подводные камни. Среди процессов развития персонала основными являются адаптация, обучение, оценка, формирование кадрового резерва. И они также сопровождаются большим количеством документов и этапов согласования.

Например, сейчас мы в основном привыкли к термину «оценка персонала», но ведь никто не отменял понятия «аттестация персонала», которое до сих пор используется на многих промышленных предприятиях, и которое регламентируется на законодательном уровне.

Результаты аттестации в обязательном порядке заносятся в аттестационный лист. Аттестационный лист подписывается всеми участниками аттестационной комиссии, присутствующими на заседании и принимавшими участие в голосовании. Аттестованный сотрудник также должен быть ознакомлен с аттестационным листом под роспись. Аттестационные листы сотрудников, прошедших аттестацию, и отзывы на них хранятся в личных делах сотрудников.

Стоит отметить что, проводя аттестацию, сотрудники кадровых служб должны быть уверены в наличии и актуальности должностных инструкций, а сотрудники должны быть с ними ознакомлены. В противном случае, при разрешении судебного разбирательства, суд может признать результаты аттестации недействительными, а последующее увольнение работника - незаконным.

А вот процесс оценки персонала во многих современных предприятиях уже автоматизирован и не требует бумажного документооборота. Все этапы оценки и информация ведутся непосредственно в информационной системе, да и многие процедуры оценки, такие как профессиональные и психологические тесты, оценка 360 градусов, оценка по компетенциям и оценка результатов деятельности проводятся в электронном формате.

Что касается обучения персонала, то здесь основной особенностью является обучение в области охраны труда. В соответствии со статьей 225 ТК РФ все работники, в том числе руководители любых форм организаций, обязаны проходить обучение и проверку знаний по охране труда.

Проведение всех видов инструктажей по охране труда регистрируется в соответствующих журналах с указанием личной подписи инструктируемого и личной подписи инструктирующего, а также даты проведения.

Подводя итог, хочется отметить, что актуальность перехода компании к электронному кадровому документообороту будет определяться масштабом компании, численностью персонала, наличием большого числа структурных подразделений и географической распределенностью. В переходе на электронный кадровой документооборот есть безусловные плюсы, но также присутствуют и риски, и здесь каждой компании следует сопоставить все возможные плюсы и экономическую эффективность с законодательными рисками и возможными убытками компании.

Безусловными плюсами перехода к электронному кадровому документообороту являются оптимизация работы кадровых служб, обеспечение доступности и быстрого поиска документов по сотрудникам, сокращение количества обращений сотрудников в кадровую службу, возможность усиления контроля правильности оформления и хранения документов, обеспечение сохранности персональных данных.

Компания TerraLink имеет ряд референтных проектов по построению баз электронных кадровых документов, в том числе формирования архива на базе решения SAP Employe File Management by Open Text (SAP EFM). Это решение в большей степени подходит крупным компаниям, в которых уже внедрен SAP, и позволяет управлять архивами персональных документов (с соблюдением требований по защите персональных данных), осуществлять глубокую интеграцию с SAP HCM, ESS/MSS, SuccessFactors, настраивать готовые сценарии согласования, отчетность, удобную визуализацию. Отличительной чертой SAP EFM by Open Text является наличие контента по сотруднику в рамках всех процессов управления персоналом, который пополняется в течении всей трудовой деятельности сотрудника в компании. С помощью SAP EFM by Open Text наши Заказчики решили задачи по формированию архива электронных кадровых документов, а также тесной его связи с бумажным архивом, по предоставлению сотрудникам и внешним контролирующим органам информации в онлайн доступе, оценки комплектности документации по сотруднику, осуществлению оперативного поиска документов и информации по сотруднику (в том числе с мобильных устройств).

Для небольших и средних компаний подойдут решения на базе Microsoft. Решения поддерживают и автоматизируют процессы подбора и найма персонала, от создания вакансии до подтверждения прохождения кандидатом испытательного срока. Решения на базе Microsoft позволяют автоматизировать HR-процессы, создавать базы знаний и экспертизы, организовывать документооборот и формировать электронные архивы кадровых документов. Компания TerraLink предлагает, как собственные разработанные готовые решения, так и индивидуальные проекты на базе Microsoft.

Источник: компания TerraLink.