«ПиКА Бухгалтерия» – инструмент уменьшения ошибок бухгалтера

Автоматизация учета это – не только повышение производительности труда, но и защита от непреднамеренных ошибок. Хотя, допущенные при ведении бухгалтерского учета ошибки, для одних - доходы, а для других - расходы.
Этот материал обращен на тех, кто может быть обременен этими нелепыми расходами.

Что же чаще всего является причиной ошибок в работе бухгалтера?

• Уровень квалификации.
• Невнимательность.
• Отсутствие первичных документов «под рукой» вовремя.
• Недостаток информации о хозяйственной деятельности организации.
• Большой неструктурированный объем информации.

Бухгалтерская программа, как инструмент специалиста, не может не влиять на вероятность возникновения ошибки по любой из выше перечисленной причине. Поэтому «ПиКА Бухгалтерия», кроме всего прочего, разработана для снижения вероятности возникновения ошибок в учете.

Неподготовленный для работы в программе специалист начинает работать практически сразу. Через 2-3 дня он овладевает большинством приемов.

Например, если это – участок оперативного товарного учета, то через неделю работы оператор способен принять 100 - 120 заявок (по 10 -12 строк в каждой) от покупателей по телефону. Проблемы в освоении работы в данном случае обычно связаны с изучением порядка организации труда на предприятии и списка товаров.

В программе «ПиКА Бухгалтерия» предусмотрены все необходимые виды хозяйственных операций, ввод которых логически выражен и понятен. При этом, если у бухгалтера запрашивается ввод бухгалтерского счета, то список этих счетов – не весь План счетов, а только те, которые могут быть использованы в конкретном случае.

Пользователю подсказываются возможные правильные варианты. Вся система ориентирована на то, чтобы оператор выбирал нужный ответ не только из наполняемых справочников, но и из автоматически вызванных отчетных форм, построенных на основании уже введенных данных по поставщикам, покупателям, материалам и т.д. Это обстоятельство существенно повышает уровень автоматизации учетных работ и практически полностью исключает ошибки, связанные с анализом и извлечением введенных в базу данных.

Например, необходимо произвести зачет НДС и одновременно сделать запись в Книгу покупок. Выполняется следующая хозяйственная операция:

Как видно из текста операции, ее сумма равна 1200.00 рублей. Сумма же проводки - 200.00 рублей. Программа автоматически вычисляет эту сумму, используя данные «истории» расчетов с поставщиком. Оператору удобнее ввести сумму накладной или оплаты, чем вычислять НДС и, возможно, допустить ошибку. Вместе с этим в Книгу покупок автоматически делается соответствующая запись.

Если сумма, введенная оператором, окажется больше суммы оплаты или суммы накладной, то в окне проводок по операции и в форме о допущенных ошибках сразу, появится сообщение о допущенной ошибке. Аналогично отобразится сообщение об ошибке, если бухгалтер нарушит хронологию операций, дающих право на зачет НДС, изменит нумерацию или ссылки на номера документов.

Количество «встроенных» сообщений о различных ошибках бухгалтера в настоящее время - около 30.
Бывают случаи, когда при вводе данных в программу, бухгалтер еще не имеет на руках номеров реальных первичных документов. Для этого предусмотрен ввод «проблемного» номера документа со специальным признаком, по которому в дальнейшем можно легко вывести список всех проблемных номеров и быстро, не перебивая операцию, заменить его.
Как видно, бухгалтеру дается право изменять данные в прошлом, но при этом обеспечивается автоматический контроль его действий. В наборе возможных операций есть операция «закрытия» периода. Она выполняется, как правило, по журналу операций в конце месяца последней. Ее функция – зафиксировать обороты по всем счетам бухгалтерского учета. Если кто-то из пользователей выполнив операцию в «закрытом» месяце изменит зафиксированные обороты, то этот факт сразу же появится в списке ошибок. При этом можно быстро найти ошибочную операцию и определить «автора», дату и время когда он это сделал. Если указанные меры «не помогают», то настройкой прав доступа к данным этому «автору» вообще закрывают возможность изменять операции в прошлом или в конкретных месяцах.

Такой подход в отличии от систем, в которых изменения в прошлом запрещены или связаны с большими неудобствами в работе с программой, разработчикам кажутся более рациональным в наших сверхвысокодинамичных (в правовом смысле) условиях работы.

Деятельность предприятия в обыденной жизни описывается естественным языком общения между людьми. В бухгалтерских целях она регистрируется с помощью хозяйственных операций, выраженных на том же языке. Операция фиксирует отдельные факты этой деятельности, а их журнал – хронологическое описание событий. В таком случае операция является условной единицей, «кирпичиком», «записью» во всей совокупности описания.

Составляется типовой набор операций, описывающий все стороны или отдельные части деятельности. Хозяйственная операция может сопровождаться бухгалтерскими проводками, документами.

Описанный выше принцип ввода данных в бухгалтерскую базу, как наиболее наглядный, заложен в основу программы «ПиКА Бухгалтерия» системы «Финансы без проблем»?™.

Систематизация типового набора хозяйственных операций обеспечивается иерархической структурой - «деревом операций». Это – самый наглядный прием для проектирования и использования информационных систем. Использование иерархической структуры (дерева операций) дает возможность пользователю посмотреть на хозяйственные процессы «сверху», понять взаимосвязь событий, легче их запомнить, а значит уменьшить вероятность нелепых ошибок.

Одновременно с этим, для «продвинутых» пользователей предоставлена возможность выполнения операции с произвольной проводкой – «Ручная проводка». С его помощью можно зафиксировать любой, даже абсурдный факт хозяйственной деятельности. Этот режим считается исключительным и говорит о том, что бухгалтер что-то не додумал или действительно ситуация неординарна. В любом случае это - повод обратить внимание, привлечь специалиста большей квалификации, а значит исключить ошибку.