Почта – это ахиллесова пята большинства компаний во время процедуры выемки

Думаю, такое пренебрежение связано с отсутствием опыта. Компании, у которых однажды случилась выемка, начинают относиться к процедуре радикально иначе.

Почему процедура так опасна для бизнеса? Именно выемка позволяет найти все самые «интересные» доказательства правонарушений. О каких вещах или документах речь, что представляет интерес для инспекторов?

• электронная первичка;
• печати контрагентов, которые почему-то оказались у проверяемой компании;
• проекты первичных документов деловых партнеров;
• файлы, связанные с обналичиванием;
• ЭЦП;
• документы по взаимозависимым компаниям;
• ежедневники, компьютеры и смартфоны, которые содержат чувствительные сведения. 

Пожалуйста, относитесь к вероятности проведения выемки очень серьезно.

Но было бы неправильно утверждать, что все компании игнорируют это мероприятие. Некоторые фирмы готовятся. Но даже в этом случае компании часто не проверяют email сотрудников. Бизнес просто не воспринимает электронную почту как зону особой опасности. Но именно в переписке, которая иногда скапливается за многие годы, содержатся все тайные тайны. 

Наиболее частые ошибки при работе с почтой:

1. Корпоративный домен зарегистрирован на общедоступном сервере. В этом случае у контролеров не возникает сложностей с получением доступа к переписке. 
2. Сотрудники оставляют открытыми почтовые программы во время процедуры выемки. Инспекторы получают возможность скачать весь архив писем.
3. Сотрудники не удаляют спорные письма или документы. Технические специалисты ФНС, которые приходят вместе с ревизорами на выемку, знают, что нужно искать. Они используют ключевые слова, например названия контрагентов или товаров, поэтому без труда находят нужные сведения не только в почте, но и на компьютерах работников.
4. ИТ-департамент не чистит кеш компьютеров работников. Даже при закрытой почте можно найти нужные сведения, все они находятся в переполненных служебных папках операционных систем. 
5. Сотрудники устанавливают на свои рабочие компьютеры программы для хранения паролей. Получив доступ к такому ПО, можно открыть любое приложение.

Больше интересных публикаций в телеграм-канале.