Ген дир оплатил с корпоративной карты 8 тыс. за роутер для офиса в ДНС-магазине. Эта оплата легла на 71 счет в июле 2025. Сейчас обнаружили, что чек он не предоставил и долг так и завис. Чек он найти не может. Вопрос, что можно сделать, кроме как удержать из его зарплаты?

Question

Accepted Answer

Здравствуйте!

На невозвращенные и невзысканные подотчетные суммы надо начислить НДФЛ и взносы (Письмо Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808), поэтому решить вопрос надо в любом случае. И наиболее безопасным все-таки будет возврат неподтвержденной суммы.

Не возвращенную в срок подотчетную сумму можно удержать из зарплаты по приказу руководителя не позднее месяца со дня, установленного для ее возврата. Или гендир может написать заявление на удержание.

Для целей бухгалтерского учета подтвердить расход можно и другими документами, например: товарным чеком, но, я так понимаю, что утеряно всё?

Альтернативный вариант – это объяснительная записка гендира, где он укажет, что потерял все документы и, например, акт, подтверждающий, что роутер фактически был передан организации. Только акт этот и объяснительная должны были быть составлены еще в 2025 году.

А авансовый отчет нужно принять к бухгалтерскому учету, а указанную в нем сумму - учесть в расчетах с подотчетным лицом, если отчет утвержден руководителем.

Для целей налогообложения в таком случае учесть расход нельзя, потому что если к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы или они оформлены с нарушениями, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету в целях налогообложения прибыли не признаются, поскольку они не имеют надлежащего документального подтверждения (Письма Минфина России от 05.03.2021 N 03-03-07/15819, от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500, от 14.09.2009 N 03-03-05/169).

Подотчетные лица

Эта и еще 31 721 консультация от экспертов на различные темы доступны по подписке