Здравствуйте, пришло требование по декларации 6-ндфл за 2025 год.
Суть в том что по банку физическим лицам перечислено больше чем в декларации показано.
Это подотчет директору, и он его до сих пор не израсходовал и все равно продолжал и продолжает себе в подотчет перечислять и сейчас.
Сумма 600 тыс.
Как лучше сейчас поступить? Может директору стоит эту сумму вернуть на расчетный счет как неизрасходованного подотчета и в ответе на требовании указать, что сумма возвращена сейчас. Или в любом случае теперь доначисление налогов?

Question

Accepted Answer

Приветствуем вас, Наталья!

Сам по себе факт, что по банковской выписке физическому лицу перечислено на 600 тыс. руб. больше, чем отражено в 6-НДФЛ, не означает автоматически, что на эту сумму необходимо начислять НДФЛ. Налоговая должна установить, что перечисленные средства стали доходом директора, а не остались задолженностью подотчетного лица перед организацией.

Выдача денежных средств под отчет при соблюдении установленного порядка не является доходом работника. Доход возникает, в частности, когда работник не подтверждает расходование средств и организация признает их фактически полученным работником доходом. ФНС приводит случаи, когда отсутствие документов на целевое использование подотчетных сумм стало основанием для доначисления НДФЛ.

Что делать сейчас?

Если директор действительно располагает неизрасходованными 600 тыс. руб., оптимально сейчас провести полную инвентаризацию расчетов по счету 71, оформить по каждой сумме необходимые авансовые отчеты либо вернуть неиспользованный остаток на расчетный счет организации.

Возврат денег сейчас — безусловно полезный шаг: он подтверждает, что денежные средства являлись именно подотчетными, а не были окончательно переданы директору в личное распоряжение. Но важно понимать: сам по себе возврат в 2026 году не отменяет автоматически возможный доход, который мог возникнуть у директора ранее, если к тому моменту уже истек установленный срок отчета и возврата.

Срок представления авансового отчета по обычным хозяйственным расходам устанавливается руководителем организации и должен быть закреплен во внутренних документах (пп. 6.3 п. 6 указания Банка России № 3210-У (ред. от 09.01.2024)).

Поэтому первым делом следует проверить: какими приказами/заявлениями были выданы деньги, на какой срок они выдавались и какие сроки отчета установлены.

Если по состоянию на 31.12.2025 срок использования денег еще не истек, а директор действительно не обязан был отчитаться до этой даты, оснований включать 600 тыс. руб. в доход 2025 года нет.

Если срок уже истек, ситуация более рискованная.

Что ответить на требование?

Представляется разумным не писать просто: «Сумма возвращена сейчас, поэтому дохода нет».

Лучше представить сверку и документы и указать:

«Сумма в размере 600 000 руб., перечисленная генеральному директору, является денежными средствами, выданными под отчет для осуществления расходов в интересах организации. Указанные денежные средства не являлись выплатой дохода директору, что подтверждается документами по выдаче подотчетных средств и данными бухгалтерского учета по счету 71. Неизрасходованный остаток в размере 600 000 руб. возвращен генеральным директором на расчетный счет общества «__» ______ 2026 г., что подтверждается платежным документом. В связи с этим основания для отражения указанной суммы в составе доходов физического лица отсутствуют».

К письму стоит приложить банковскую выписку, документы на выдачу денег, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 и платежное поручение на возврат.

Тем не менее есть существенный риск

Из описания настораживает, что директор продолжает получать новые подотчетные суммы, не закрывая старые.

В настоящее время прямого запрета выдавать новые подотчетные средства при наличии задолженности по предыдущим суммам нет — соответствующий запрет из Указания № 3210-У был отменен еще в 2017 году.

Однако именно такая ситуация является неблагоприятной с точки зрения налогового контроля: при постоянном увеличении задолженности по счету 71 и отсутствии авансовых отчетов инспекция может поставить под сомнение реальность подотчетного характера выплат. В судебной практике были случаи, когда систематическая выдача директору денег без подтверждения их расходования приводила к признанию сумм его доходом и доначислению НДФЛ.

Поэтому после получения требования желательно прекратить дальнейшее наращивание задолженности директора по счету 71 и привести расчеты в порядок.

Нужно ли сейчас доплачивать НДФЛ?

Не обязательно. Сначала нужно определить, были ли 600 тыс. руб. доходом директора именно в 2025 году.

Если деньги действительно находились у него под отчетом, срок отчета не истек либо имеются надлежащие документы об их целевом использовании, доначисление НДФЛ неправомерно.

Если же установлено, что срок отчета истек еще в 2025 году, документов о расходовании нет и сумма фактически использовалась директором как собственные деньги, риск доначисления НДФЛ существенно выше. В таком случае одного последующего возврата денег недостаточно для безусловного исключения налоговых последствий.

Отдельно: 6-НДФЛ отражает доходы физических лиц, а не все перечисления с расчетного счета. Поэтому само расхождение между банковской выпиской и 6-НДФЛ еще не является ошибкой в расчете. ФНС указывает, что в расчете отражаются именно доходы, полученные физическими лицами.

Вывод: если 600 тыс. руб. реально являются неизрасходованным подотчетом, разумно вернуть их сейчас, оформить возврат и представить в налоговую подробное пояснение с подтверждающими документами. Но перед этим необходимо проверить сроки, на которые выдавались деньги. Именно это определит, достаточно ли объяснения и возврата либо придется корректировать налоговые обязательства за 2025 год.

Подотчетные средства

Эта и еще ответов от экспертов на различные темы доступны по подписке