ООО на УСН 6%, занимается дезинфекцией. Дезинфекторы очень много разъезжают по точкам выполняя работы, можно сказать их работа носит разъездной характер. При этом они используют свои автомобили и есть служебный, также директор сам занимается выездами на объекты на своей машине. Расходов на бензин очень большое количество. Как правильно составить путевой лист? Можно ли один на месяц? Обязательны ли отметки техника и медсестры? Есть ли какая-то форма для ведения в электронном виде?

Question

Accepted Answer

Приветствуем вас, Мария!

Для организаций, сотрудники которых используют автомобили при выполнении служебных обязанностей (в том числе при разъездном характере работы), путевые листы применяются прежде всего для подтверждения использования транспортного средства в служебных целях, а также для учета ГСМ.

Основные требования установлены федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 15.12.2025) «О бухгалтерском учете» и федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ (ред. от 31.07.2025) «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», а обязательные реквизиты путевого листа утверждены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (ред. от 05.05.2023).

1. Нужен ли путевой лист при УСН 6 %

Если организация применяет УСН «доходы» 6 %, путевые листы не требуются для налогового учета расходов, поскольку расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу.

Однако путевые листы обычно ведут для:

внутреннего контроля использования автомобилей;
подтверждения служебного характера поездок;
обоснования компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта;
требований транспортного законодательства.

Поэтому вести их желательно, особенно если сотрудники используют служебный автомобиль.

2. Можно ли оформлять путевой лист на месяц

Да, можно.

Согласно требованиям Минтранса, путевой лист может оформляться на срок до одного месяца, если:

автомобиль не используется в регулярных перевозках пассажиров или грузов;
речь идет о служебных поездках.

Это типичная практика для:

менеджеров,
сервисных инженеров,
специалистов с разъездным характером работы.

Таким образом, путевой лист на месяц для дезинфекторов допустим.

3. Какие реквизиты должны быть в путевом листе

Путевой лист должен содержать обязательные реквизиты, в частности:

наименование и номер документа;
срок действия;
сведения о владельце автомобиля;
данные водителя;
сведения о транспортном средстве;
показания одометра (при выезде и возвращении);
дату и время выпуска автомобиля на линию.

Эти требования установлены приказом Минтранса России.

Форму организация может разработать самостоятельно.

4. Обязательны ли отметки медика и механика

Это зависит от того, какой автомобиль используется и для каких целей.

Медицинский осмотр

Предрейсовый медосмотр обязателен: для водителей транспортных средств, выполняющих перевозки пассажиров или грузов.

Если сотрудники используют автомобиль только для служебных поездок, без перевозок как вида деятельности, медицинские отметки обычно не требуются.

Технический контроль

Отметка механика обязательна, если автомобиль: используется для коммерческих перевозок.

В случае служебных поездок работников (например, выезд специалистов к клиентам) такая отметка, как правило, не требуется.

5. Использование личных автомобилей сотрудников

Если сотрудники используют личные автомобили, возможны два варианта оформления.

5.1. Компенсация за использование автомобиля

На основании: ст. 188 ТК РФ.

Оформляются:

приказ;
соглашение к трудовому договору;
расчет компенсации.

В этом случае путевой лист может использоваться для учета пробега.

5.2. Договор аренды автомобиля

Можно оформить: аренду транспортного средства у сотрудника.

Тогда расходы на ГСМ могут учитываться отдельно.

6. Можно ли вести путевые листы в электронном виде

Да, можно.

Закон допускает ведение первичных документов в электронном виде, если:

соблюдены обязательные реквизиты;
документ подписан электронной подписью.

Электронные путевые листы ведут, например, через:

бухгалтерские программы;
специализированные транспортные системы;
внутренние CRM.

Также возможно формирование документа в системе учета (например, в 1С) с последующей распечаткой.

Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Форм путевых листов в бумажном виде, обязательных к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Формы, которые вы используете, закрепите в учетной политике.

7. Практическая схема, которую обычно применяют

Для организаций с разъездным характером работы (сервисные компании, монтажные службы, дезинфекция) обычно применяют следующую схему:

путевой лист на один месяц;
фиксируются:
дата поездки,
маршрут (адрес объекта),
пробег;
медосмотр и механик не проставляются, если нет перевозок;
документ подписывает водитель и ответственное лицо.

8. Основные риски с путевыми листами

Административная ответственность за отсутствие отметок о проведении обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров, а также предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, если нарушение выявлено сотрудниками ГИБДД или органа, осуществляющего транспортный надзор.

Штрафы водителю - 3 000 руб.

Должностных лиц организации - 5 000 руб.

Организацию - 30 000 руб.

См. части 2, 3 ст. 12.31.1, ст. ст. 23.3, 23.36 КоАП РФ, письмо Минтранса России от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ.

То есть налоговых рисков не будет, если есть все реквизиты для подтверждения расходов на ГСМ и иных целей.

Но есть риски, если сотрудники ГАИ (ГИБДД) будут проверять документы водителя.

В подобных компаниях (сервис, клининг, дезинфекция) есть еще один важный нюанс, из-за которого налоговая иногда доначисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личных автомобилей.

Вывод

Для ООО на УСН 6 %:

путевые листы не обязательны для налогового учета, но рекомендуется их вести;
допускается оформление одного путевого листа на месяц;
отметки медика и механика не обязательны, если автомобиль используется только для служебных поездок, а не для перевозок;
форму путевого листа организация может разработать самостоятельно;
допускается ведение путевых листов в электронном виде.

P.S. Ответ ИИ неполный, отклонен.

Путевые листы

Путевые листы для дезинфекторов на собственных автомобилях

Эта и еще ответов от экспертов на различные темы доступны по подписке