Добрый день! Подскажите пожалуйста, ООО на доходы-расходы, хочет оформить топливные карты, как лучше сделать? Договор аренды авто ?(директор и учредитель в одном лице), и нужно ли оформлять путевые листы? спасибо ) Транспорт будет использоваться для поездок на встречи

Question

Accepted Answer

Приветствуем вас!

Если автомобиль используется ООО для служебных поездок директора на встречи с контрагентами, расходы на топливо в принципе можно учитывать при применении УСН с объектом «доходы минус расходы», но необходимо документально подтвердить право ООО пользоваться автомобилем, производственный характер поездок и фактический расход топлива.

1. Как оформить автомобиль

Если автомобиль принадлежит директору/учредителю как физическому лицу, наиболее понятный вариант — заключить с ним договор аренды транспортного средства без экипажа.

В договоре желательно указать:

марку, модель и государственный номер автомобиля;
размер арендной платы;
срок аренды;
порядок использования автомобиля в интересах ООО;
обязанность ООО возмещать/нести расходы на эксплуатацию автомобиля, в том числе расходы на ГСМ.

Поскольку директор и единственный учредитель — одно лицо, договор от имени ООО должен быть оформлен с соблюдением правил подписания сделки с единственным участником. Желательно также оформить решение единственного участника об одобрении заключения договора аренды с ним как с физическим лицом.

Возможен и вариант аренды с экипажем, однако для ситуации, когда директор самостоятельно управляет принадлежащим ему автомобилем, обычно проще использовать аренду без экипажа.

2. Можно ли учитывать стоимость бензина?

При УСН с объектом «доходы минус расходы» расходы на ГСМ могут учитываться в составе материальных расходов при условии их соответствия требованиям ст. 252 и пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Необходимо подтвердить:

Фактическую покупку топлива;
Использование автомобиля в деятельности ООО;
Связь поездок с получением дохода;
Количество израсходованного топлива.

Поэтому одной топливной карты недостаточно.

3. Как оформить топливную карту

Топливную карту можно оформить на ООО либо получить по договору с оператором топливных карт.

В договоре и документах желательно обеспечить возможность идентифицировать:

ООО как плательщика;
конкретный автомобиль;
дату и место заправки;
количество и вид топлива;
стоимость топлива.

По итогам периода поставщик обычно предоставляет отчет/реестр операций по топливным картам и первичный документ на реализованное топливо.

Топливная карта сама по себе не является первичным документом, подтверждающим расходы. Поэтому ее необходимо использовать совместно с документами поставщика и документами, подтверждающими использование автомобиля в деятельности ООО.

4. Нужны ли путевые листы?

В данной ситуации путевые листы рекомендуется оформлять.

Здесь необходимо учитывать действующий приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (ред. от 05.05.2023). Он предусматривает оформление путевого листа собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов. При этом путевой лист содержит сведения о транспортном средстве, водителе, сроке действия, виде перевозки и виде сообщения.

Для автомобиля, который используется исключительно для служебных поездок директора, вопрос применения транспортного законодательства необходимо отличать от налогового подтверждения расходов.

Для целей налогового учета путевой лист не является единственно возможным документом, подтверждающим расходы на ГСМ. Однако в рассматриваемой ситуации его оформление является наиболее надежным способом подтвердить фактическое использование автомобиля для деятельности ООО.

В путевых листах следует отражать реальные маршруты и служебную цель поездок, например: «Встреча с ООО «Альфа» по вопросу заключения договора поставки».

Не рекомендуется ограничиваться формулировкой «служебная поездка» без указания маршрута и цели.

Действующий порядок допускает оформление одного путевого листа на несколько рейсов в течение одного рабочего дня.

5. Что еще желательно оформить

Для минимизации налоговых рисков рекомендуется установить внутренним приказом:

порядок использования арендованного автомобиля;
норму расхода топлива;
порядок оформления путевых листов;
ответственных за их заполнение;
порядок использования топливной карты.

Дополнительно желательно вести реестр поездок либо использовать путевой лист с указанием маршрута, цели поездки, показаний одометра и фактического расхода топлива.

Если автомобиль используется также в личных целях директора, необходимо обеспечить раздельный учет служебного и личного использования. Иначе налоговая инспекция может поставить под сомнение часть расходов на ГСМ.

6. Какой вариант является оптимальным

Для описанной ситуации наиболее прозрачная схема выглядит следующим образом: директор — собственник автомобиля – договор аренды без экипажа – ООО получает автомобиль в пользование – ООО оформляет путевые листы – ООО использует топливную карту – поставщик предоставляет документы на ГСМ – расходы учитываются при УСН.

При этом необходимо учитывать, что арендная плата, установленная договором с директором, также может учитываться в расходах при УСН при соблюдении требований НК РФ и документального подтверждения.

Если же автомобиль фактически используется преимущественно лично директором, а служебные поездки носят эпизодический характер, оформление аренды и списание значительного объема ГСМ может вызвать вопросы у налогового органа. В таком случае особенно важно подтверждать каждую поездку и ее связь с деятельностью ООО.

Вывод

Договор аренды автомобиля с директором-учредителем оформить можно; топливную карту использовать можно; расходы на ГСМ при УСН «доходы минус расходы» учитывать можно при наличии надлежащего документального подтверждения. Путевые листы для такой схемы рекомендуется оформлять на каждую эксплуатацию автомобиля, поскольку они одновременно позволяют подтвердить использование транспорта ООО и обосновать списание топлива.

Топливные карты

Топливные карты для ООО на УСН «доходы минус расходы»

1. Договор аренды автомобиля

2. Путевые листы

3. Учет расходов на топливо

Эта и еще ответов от экспертов на различные темы доступны по подписке