Какой комплект документов необходимо сделать при увольнении сотрудника и что сдать, интересует образцы документов и расписки в том числе.

Question

Accepted Answer

Приветствуем вас!

Конкретный комплект зависит от основания увольнения, но для обычного увольнения работника по собственному желанию порядок можно выстроить следующим образом.

1. До даты увольнения

От работника оформляется заявление об увольнении по собственному желанию:

«Прошу расторгнуть со мной трудовой договор от ..____ № ___ по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 77 ТК РФ ..____».

На основании заявления издается приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора. Работодатель может использовать унифицированную форму Т-8 либо собственную форму. Приказ доводится до работника под подпись; при отказе от подписи делается соответствующая отметка в приказе. Ст. 84.1 ТК РФ требует оформления прекращения трудового договора именно приказом работодателя.

Заявление об увольнении по собственному желанию должно быть подано за 2 недели до даты увольнения (ст. 80 ТК РФ).

2. В день увольнения

Работнику необходимо:

выплатить заработную плату за фактически отработанное время;
выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска либо иные причитающиеся суммы;
при соответствующем основании — выплатить выходное пособие и другие предусмотренные законом/локальными актами выплаты;
предоставить сведения о трудовой деятельности либо выдать бумажную трудовую книжку, если она ведется.

Все причитающиеся суммы выплачиваются в день увольнения. Если работник в этот день не работал, расчет производится не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

3. Что передать работнику

Если ведется электронная трудовая книжка, работнику выдается форма со сведениями о трудовой деятельности в установленном порядке. Сведения о прекращении трудового договора также представляются в СФР в составе подраздела 1.1 ЕФС-1.

В 2026 году (с 30.05.2026) применяется новая форма ЕФС-1, утвержденная Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (ред. от 15.04.2026). При увольнении подраздел 1.1 необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Приказ № 1462 с 30.12.2025 заменил ранее действовавший Приказ СФР № 2281.

Если у работника бумажная трудовая книжка, в нее в день увольнения вносится запись о прекращении трудового договора и книжка выдается работнику. Запись должна точно соответствовать основанию увольнения.

По письменному заявлению работника также необходимо выдать заверенные копии документов, связанных с работой, в частности копии приказов, справки о заработной плате и другие документы. Срок — не позднее трех рабочих дней со дня заявления.

Кроме того, работодатель выдает работнику справку о доходах и суммах НДФЛ по его письменному заявлению. За 2026 год эта справка формируется по действующей форме приложения № 1 к 6-НДФЛ; сведения за текущий год работодатель выдает сам, поскольку в налоговой они появятся только после представления годового расчета.

4. Нужна ли расписка работника?

Обязательной «расписки об отсутствии претензий» трудовое законодательство не предусматривает. Более того, документ «претензий не имею» не лишает работника права впоследствии обратиться с требованиями о выплате причитающихся сумм.

Но для подтверждения факта выдачи документов рекомендуется получить от работника расписку о получении документов и трудовой книжки, а также зафиксировать ознакомление с приказом.

Например:

РАСПИСКА
Я, Ф.И.О., получил(а) «» ______ 2026 г. от ООО «___»:

Сведения о трудовой деятельности (либо трудовую книжку);
Копию приказа о прекращении трудового договора;
Справку о доходах и суммах НДФЛ за 2026 год;
Расчетный листок за месяц увольнения.

Трудовая книжка (если бумажная) получена лично.

Дата _________ Подпись _________ /Ф.И.О./

При этом расчетный листок лучше также выдать работнику при окончательном расчете: работодатель обязан извещать работника о составных частях заработной платы.

5. Что остается в организации

В кадровом деле рекомендуется сохранить: заявление работника – приказ об увольнении – подтверждение ознакомления – расчет увольнения – документы по выплате – копию выданных документов/расписку – подтверждение отправки ЕФС-1.

Отдельно рекомендуется проверить, нет ли задолженности перед работником по зарплате, премиям, отпуску и иным выплатам.

Обходной лист, акт передачи дел, справку «претензий не имею» можно использовать внутренне, но они не заменяют обязательные документы и не являются обязательным условием законности увольнения.

Если работник отсутствует в день увольнения или отказывается получать трудовую книжку/сведения о трудовой деятельности, действуют специальные правила ст. 84.1 ТК РФ: направляется уведомление о необходимости получить документы либо дать согласие на их направление по почте.

Дополнительно

Если работник является военнообязанным, необходимо выполнить обязанности работодателя по воинскому учету, включая направление сведений об увольнении в установленном порядке. Для иностранных работников могут потребоваться отдельные уведомления МВД. Поэтому эти обязанности следует проверять отдельно в зависимости от статуса увольняемого лица.

Итого: для стандартного увольнения минимальный кадровый комплект — заявление/иной документ-основание, приказ, расчет всех причитающихся сумм, расчетный листок, выдача трудовой книжки либо сведений о трудовой деятельности, ЕФС-1 и подтверждение передачи документов работнику. Расписка о получении документов не обязательна, но ее оформление является хорошей практикой для подтверждения исполнения работодателем своих обязанностей. В 2026 году для ЕФС-1 следует применять приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 (ред. от 15.04.2026).

Увольнение.

Эта и еще ответов от экспертов на различные темы доступны по подписке