Работа с госзаказчиками. Опыт бухгалтера

Я уже давно работаю в организации, которая берет госконтракты, года два уже сама готовлю сметы. Так что опыт определенный есть. Если вас пугает работа с бюджетом, то... правильно, что боитесь. Есть заказчики, с которыми уже после первого раза не хочется работать больше никогда.

Работа с госзаказчиками. Опыт бухгалтера

Расскажу о том, как мы вообще взаимодействуем.

Госконтракты у нас двух видов — с ЭТП, когда выигрываем аукцион, и заключенные напрямую, обычно на небольшие суммы. Собственно работа с ЭТП — это отдельный адище, хотя сейчас я попривыкла и к странному интерфейсу РТС-тендер и к не всегда логичному Сбер-АСТ. Кстати, сейчас почему-то большую часть аукционов проходим на первой площадке, раньше было наоброт. Заказчики все те же.

Небольшие контракты забираем, если выиграло наше коммерческое предложение. Заказчик собирает несколько и если наша цена ниже — заключает с нами договор.

Есть и регулярные контракты, по обслуживанию, годовые.

Сначала о негативе. Сразу ныряем в бочку дегтя.

1.Бюджетники очень запуганный народ.

Задать вопрос вроде «а в какой форме вам лучше передать документы?» ты не всегда можешь. Помощь зала не разрешается, у вас контракт есть, там все написано, а то еще решат, что вы с нами в сговоре. С моей точки зрения — детский сад. Да и не все такие зашуганные. Но иногда это бесит — передаешь документы, а их по 100 раз правят «как надо», почему сразу не озвучить хотелки?

2. Нужно очень внимательно читать контракт и не относится к нему формально, чтобы вам не говорили.

Например, есть такой опыт у меня — заключили контракт. Смета к нему была, мы были единственными, кто вообще заявились на аукцион, т.е. суммы никак не менялись. Была и всякая техническая документация, планы, схемы, исходя из которых и составлялась смета. Т.е. мы в этом случае можем однозначно говорить о том, что рассчитываем — столько то материалов надо купить, столько то работ сделать, расходы будут такими-то. Исходя из этого цена контракта нам кажется адекватной.

Что происходит по факту ? Начинаем работу, например, прокладку кабеля. И оказывается, что там расстояние неверно указано в схемах. Допустим, не 30 метров, а 20. Значит кабеля мы используем на 10 метров меньше. Ок. Дальше закладываем заземление. Оказывается там нужно совсем другое, не то, что прописано, да и установленного контрактом уровня показателей не сможем достичь (физически невозможно без дополнительных работ). Согласуем — кладем такие то элементы, согласились.

В итоге происходит приемка и нам в буквальном смысле вымеряют все по метражу, смотрят на детали, и говорят — будьте добры урезать смету, по контракту мы принимаем все работы по факту, а заземление вообще не катит.

Ребят, ау, а что же вы ДО составления сметы тут все не замерили и не сопоставили? И зазмеление мы с вашим же инженером согласовывали (каемся без документов, наш косяк). В итоге у нас сумма по контракту урезалась где-то на треть. Т.е. если сначала рассчитывали на 300 000, то получили реально 200 000. Конечно где-то сэкономили на материалах, но где-то наоборот работ оказалось больше, например, с переделкой заземления.

Причем такая ситуация сложилась только с конкретным заказчиком. Другие до миллиметра ничего не замеряли. И это мы говорим не о миллионных контрактах, а о небольших работах. Когда мы выходим на аукцион всегда закладываем определенные затраты. Например, сметы часто бывают старыми, полугодовой давности, а с тех пор материалы явно подпрыгивают в цене. Поэтому ориентируемся в целом на предполагаемую прибыль. А тут нам урезают сумму процентов на 30%!

3.Документов с бюджетниками как правило приходится составлять больше.

Если с коммерсами можно обойтись без сметы, то бюджетники в 9 из 10 случаев ее требуют. А к ней идут КС-2, КС-3 как минимум. Плюс акты у них могут быть собственной формы. И даже еще веселее. Как-то выставляю акт по договору обслуживания, первый. Нумеровка конечно наша внутренняя — № 125, например. Отдаем. Звонок «Почему номер акта такой? Он же первый по контракту, должен быть № 1!». Теперь я завожу в 1С реализацию, как всегда, а им отдельно руками заполняю акт по их форме в экселе с их нумеровкой.

Кроме того, с вас могут попросить дополнительные документы. К примеру, мы предоставляли не только сертификаты на некоторое оборудование и материалы (на то же заземление), но и на монтажную пену! А еще обосновывали цену материалов в смете прайсами и счетами поставщиков (причем не только прямых, но и вообще собирали аналитку по рынку).

Один из последних интересных случаев. Попросили в офисном помещении муниципального учреждения поставить несколько розеток и повесить пару светильников. Контракт подписали, все ок. И вдруг нам говорят — дайте нам обоснование, зачем вы нам их поставили, присылайте дефектную ведомость. Я даже подзависла. Какая дефектовка? Как обосновать? Вы нас попросили, мы сделали, вот контракт.

В итоге составили ведомость, в которой (чувстововала себя по-дурацки, пока писала) указали, что розетки поставлены для подключения компьютеров, т.к. розеток для оборудования не хватает (неожиданно, да?). А светильники обосновали необходимостью лучшей освещенности. Кто бы мог подумать.

Потом эти же поцы требовали от нас чтобы МЫ дали ИМ акт передачи интернет-кабеля от ИХ айтишников для подключения компов к новым компьютерным розеткам. Тут уже встали в позу и сказали — вы передавали, вы и акт делайте. Отстали.

Ну и в бочке дегтя должна быть ложка мёда)

На самом деле с большинством бюджетных клиентов комфортно работать. Если общаться не с высоким руководством, а с обычными исполнителями — бухгалтерами, сметчиками, хозяйственниками. Они всегда идут на встречу, все готовы обсудить и помочь. И если думаете, что дело в пресловутых откатах — вообще нет. Бог миловал работать без них) Просто наверное везет на адекватных и хороших людей.

Сейчас действительно есть возможности получать госконтракты и работать с ними малому бизнесу. Главное — внимание к документации, хотя бы базовое понимание 44-ФЗ и мониторинг конкуренции.

У нас конкуренты есть и с некоторыми регулярно стакиваемся на торгах. Порой цена падает так низко, что удивляешься — ради чего? Ну да, есть разные схемы и приводят дружественные компании для участия в аукционах, но все равно, когда цена падает с 1 млн до 200 тысяч ...

А главное не раз сталкивались, что потом на нас выходят как на субподрядчиков «Ребята, возьмите работу?». Значит жадность сработала, а исполнителей не нашлось.

Всем удачных торгов и побед на площадках)

Мнение «mizeri» может не совпадать с мнением редакции «Клерка». Хотите высказаться сами?

Вакансии за 16 августа

  1. зарплата не указана, Москва, полная занятость
  2. от 100 000 ₽, Москва, полная занятость
  3. Главный бухгалтер рабочей группы в аутсорсинговую компанию в ООО Финансовая группа Маяк
    от 80 000 ₽ до 100 000 ₽, Москва, полная занятость
  4. Старший бухгалтер в Коттон Вэй
    от 60 000 ₽ до 80 000 ₽, Москва, полная занятость