Гендир забирает деньги под отчет и не отчитывается. Разбираем риски.

Бизнес встречи в ресторанах, покупка одежды и техники. Как компаниям отражать траты в отчетах, чтобы не попасть на проверку. И какие есть риски?

Гендир забирает деньги под отчет и не отчитывается. Разбираем риски.

В 2022 году каждый генеральный директор использует бизнес-карту, привязанную к счету и тратит деньги на развитие бизнеса. На практике мы знаем, что часто развитие бизнеса происходит в ресторанах, шоппинге или путешествиях по миру. Например, у китайцев практика делового общения проводить переговоры только в ресторанах, очень долго и с большим количеством вкусной еды.  

Важно правильно оформлять документы, чтобы банк не заблокировал расчетный счет, а налоговая не начислила налоги, пени и штрафы.  

 Кто интересуется деньгами под отчет?  

  1. Банк, в котором у вас открыт расчетный счет. Банк может потребовать у вас подтверждающие документы (Методические рекомендации, утв. Центробанком 21.07.2017 № 19-МР). 
  2. Налоговая служба  

Что делает налоговая, когда проверяет авансовые отчеты?  

  1. Стремиться найти сокрытие заработной платы. Если деньги исправно тратят, а документами траты не подтверждают, значит это все – заработная плата. Начисляют 13% НДФЛ, 15% страховых для СМП + пени и штрафы. 
  2. Убирают траты из расходов, которыми уменьшен налог УСН и налог на прибыль. 

 Что мы рекомендуем проверить бухгалтеру:  

  1. Что есть документы, подтверждающие траты. 
  2. Что авансовые отчеты оформлены с приложением документов из п1. 
  3. К авансовым отчетам приложены заявления о выплате денег под отчет. 
  4. На ген дире не «зависили» деньги под отчет с прошлого года. 
  5. Есть внятное положение о подотчете, в кортом установлены сроки, когда вы отчитываетесь за траты. 
  6. Проверить, что сроки из Положения не нарушаются. 

Что мы рекомендуем проверить генеральному директору:  

  1. Спросить сколько денег висит на мне под отчет и проанализировать ответ 
  2. Проверить, что бухгалтер выполнил рекомендации выше  
  3. Проверить, что все документы из рекомендаций вами подписаны 
  4. Завести отдельную папку (физическую или облако), куда вы будете складывать все документы, подтверждающие траты. 

А что говорит судебная практика?  

Например, инспекторы проанализировали банковские выписки и кассовые документы организации. Они выяснили, что на протяжении двух лет компания выдавала из кассы и переводила на счета директора и главбуха крупные суммы. Директор получил 35,1 млн руб., а главбух — 9,2 млн руб. Документы на выдачу подотчета отсутствовали, как и документы, подтверждающие расход средств. Инспекция квалифицировала эти суммы как доход, доначислила взносы и НДФЛ. Верховный суд поддержал проверяющих (определение от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792; определение ВС от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047; постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № А36-5689/2015). 

Если работодатель в течение длительного времени не принимает мер по возврату средств, такое бездействие свидетельствует о признании дохода, облагаемого НДФЛ (постановления АС Уральского от 09.08.2018 № А60-53408/2017, Северо-Западного от 14.07.2016 № А66-8581/2015 округов). Аналогичной позиции придерживаются представители ФНС (письмо от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). Минфин их в этом тоже поддерживает (письма от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). 

 Какие меры можно предпринять: 

  1. Контролируйте переводы на карту, можно установить лимиты расходования и снятия наличных с корпоративных карт.  
  2. Покупку телефона, ноутбука, одежды, ужины и покупки алкоголя примите как представительские расходы (п. 2 ст. 264 НК).  
  3. Покупку бытовой техники, мебели, оргтехники принять к расходам как оснащение конференц-зала. Просите директора при покупке оформлять документы на компанию (п. 1 ст. 41 НК, письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65). 
  4. Расходы на путешествия можно оформить служебной командировкой (если это не поездка на Бали). Например, поездка на конференцию, выставку, встречу с потенциальным клиентом (обоснованность необходимо доказать).  
  5. Взыскать подотчетные средства из заработной платы (письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-61). 
  6. Все нестандартные расходы руководителя можно списать за счет чистой прибыли. Этот вариант достаточно рискованный, налоговая может посчитать такие траты – доходом ген дира.