Как правильно использовать электронную первичку и сканы

В письме Минфина от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82037 чиновники напоминают, что первичная документация может быть электронной. Просто нужно соблюдать некоторые правила. Подробности – в статье.

Как правильно использовать электронную первичку и сканы

Электронка с ЭЦП

Первичка должна соответствовать нормативам двух документов — Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021. А если это электронная первичка — то еще и Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Содержание документа. Из закона о бухучете следует, что первичка составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного ЭЦП. Кроме того, здесь перечислены обязательные реквизиты первичного документа:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование компании, которая составила документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • измеритель операции и ее величина;
  • наименование должности лица, которое совершило сделку или операцию и ответственного за ее оформление;
  • подписи с указанием ФИО.

Электронная подпись. Электронные документы, которые используют стороны по обоюдному соглашению, подписанные ЭЦП, признаются равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Электронно-цифровая подпись делится на простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.

Использовать можно все ЭЦП. Но при определенных условиях (письма Минфина от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591 и от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739). Так, между собой организации могут применять документы и с простой ЭЦП. Главное, чтобы компании, которые обмениваются «первичкой» с простой ЭЦП, заранее договорились об этом в соглашении. И у каждого партнера была электронная подпись.

Типичные ошибки в оформлении первички

В оформлении первички можно выделить пять наиболее распространенных ошибок:

— повреждения в документах;

— нечитаемый документ;

— неправомерное внесение исправлений;

— формы первичных документов не утверждены в учетной политике компании;

— отсутствие в документах обязательных реквизитов.

Скан-образы

Минфин разрешает использовать сканы первички в бухучете (письмо от 13.05.2020 № 03-03-07/38785). Это удобно, если работники трудятся на удалёнке. С налоговым учетом намного сложнее (письмо Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882).

Правда, есть полезные судебные решения. В постановлении АС Московского округа от 03.11.2015 № А41-39387/14 судьи решили, что законодательство не запрещает использовать в качестве оправдательного документа его копии. Однако налогоплательщик потом представил и оригиналы документов. Поэтому совсем без оригиналов обойтись нельзя.

Ранее, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 01.07.2009 № А45-10380/2008-24/199 судьи указали, что наличие только факсимильной копии документа не препятствует налоговому учету расходов.

Для ускорения процесса учета сканы первички можно использовать смело. Но до налоговой проверки обязательно нужно получить оригиналы. Лучше всего отправить скан первичного документа, и в этот же день отправить его оригинал почтой (постановление Семнадцатого ААС от 17.07.2020 № А50-31934/2019).