Гендир забирает деньги под отчет и не отчитывается. Разбираем риски.

Бизнес встречи в ресторанах, покупка одежды и техники. Как компаниям отражать траты в отчетах, чтобы не попасть на проверку. И какие есть риски?
211 95
Гендир забирает деньги под отчет и не отчитывается. Разбираем риски.

В 2022 году каждый генеральный директор использует бизнес-карту, привязанную к счету и тратит деньги на развитие бизнеса. На практике мы знаем, что часто развитие бизнеса происходит в ресторанах, шоппинге или путешествиях по миру. Например, у китайцев практика делового общения проводить переговоры только в ресторанах, очень долго и с большим количеством вкусной еды.  

Важно правильно оформлять документы, чтобы банк не заблокировал расчетный счет, а налоговая не начислила налоги, пени и штрафы.  

 Кто интересуется деньгами под отчет?  

  1. Банк, в котором у вас открыт расчетный счет. Банк может потребовать у вас подтверждающие документы (Методические рекомендации, утв. Центробанком 21.07.2017 № 19-МР). 
  2. Налоговая служба  

Что делает налоговая, когда проверяет авансовые отчеты?  

  1. Стремиться найти сокрытие заработной платы. Если деньги исправно тратят, а документами траты не подтверждают, значит это все – заработная плата. Начисляют 13% НДФЛ, 15% страховых для СМП + пени и штрафы. 
  2. Убирают траты из расходов, которыми уменьшен налог УСН и налог на прибыль. 

 Что мы рекомендуем проверить бухгалтеру:  

  1. Что есть документы, подтверждающие траты. 
  2. Что авансовые отчеты оформлены с приложением документов из п1. 
  3. К авансовым отчетам приложены заявления о выплате денег под отчет. 
  4. На ген дире не «зависили» деньги под отчет с прошлого года. 
  5. Есть внятное положение о подотчете, в кортом установлены сроки, когда вы отчитываетесь за траты. 
  6. Проверить, что сроки из Положения не нарушаются. 

Что мы рекомендуем проверить генеральному директору:  

  1. Спросить сколько денег висит на мне под отчет и проанализировать ответ 
  2. Проверить, что бухгалтер выполнил рекомендации выше  
  3. Проверить, что все документы из рекомендаций вами подписаны 
  4. Завести отдельную папку (физическую или облако), куда вы будете складывать все документы, подтверждающие траты. 

А что говорит судебная практика?  

Например, инспекторы проанализировали банковские выписки и кассовые документы организации. Они выяснили, что на протяжении двух лет компания выдавала из кассы и переводила на счета директора и главбуха крупные суммы. Директор получил 35,1 млн руб., а главбух — 9,2 млн руб. Документы на выдачу подотчета отсутствовали, как и документы, подтверждающие расход средств. Инспекция квалифицировала эти суммы как доход, доначислила взносы и НДФЛ. Верховный суд поддержал проверяющих (определение от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792; определение ВС от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047; постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № А36-5689/2015). 

Если работодатель в течение длительного времени не принимает мер по возврату средств, такое бездействие свидетельствует о признании дохода, облагаемого НДФЛ (постановления АС Уральского от 09.08.2018 № А60-53408/2017, Северо-Западного от 14.07.2016 № А66-8581/2015 округов). Аналогичной позиции придерживаются представители ФНС (письмо от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). Минфин их в этом тоже поддерживает (письма от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). 

Какие меры можно предпринять:

  1. Контролируйте переводы на карту, можно установить лимиты расходования и снятия наличных с корпоративных карт.  
  2. Покупку телефона, ноутбука, одежды, ужины и покупки алкоголя примите как представительские расходы (п. 2 ст. 264 НК).  
  3. Покупку бытовой техники, мебели, оргтехники принять к расходам как оснащение конференц-зала. Просите директора при покупке оформлять документы на компанию (п. 1 ст. 41 НК, письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65). 
  4. Расходы на путешествия можно оформить служебной командировкой (если это не поездка на Бали). Например, поездка на конференцию, выставку, встречу с потенциальным клиентом (обоснованность необходимо доказать).  
  5. Взыскать подотчетные средства из заработной платы (письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-61). 
  6. Все нестандартные расходы руководителя можно списать за счет чистой прибыли. Этот вариант достаточно рискованный, налоговая может посчитать такие траты – доходом ген дира. 

Начать дискуссию

☀️Пора прокачать свои знания. Новый онлайн-курс «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» для самых мотивированных бухгалтеров

Весна — это пора обновления не только для природы, но и для человека. Наверное, вы не раз замечали, что с первыми теплыми днями возникает желание срочно что-то поменять в своей жизни, избавиться от ненужных вещей, сделать новую прическу, испытать новые эмоции и получить новые знания. С последним двумя пунктами вам поможет «Клерк».

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
373

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Власти наконец-то взялись за финансовые пирамиды

Банк России считает приоритетным принятие в ближайшее время так называемого закона о запрете финансовых пирамид.

2
317

Кейс Портнягина

107
Лучшие спикеры, новый каждый день
Пенсии

Соцфонд предупредил: переезд может повлиять на размер пенсии

СФР разъяснил, что для расчета и доставки пенсии по новому месту проживания нужно известить Социальный фонд о переезде.

523

Нефтяной гамбит России: ставки растут на фоне отказа Индии от поставок

Влияние отказа Индии от российской нефти на российскую экономику и мировой рынок нефти

Нефтяной гамбит России: ставки растут на фоне отказа Индии от поставок

В России бум первичного размещения акций

Глава ЦБ Эльвира Набиуллина заключила, что рынок капитала снова становится значимым источником ресурсов для реального сектора экономики.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Транспортный налог на дорогие авто считают с коэффициентом 3

До 25 апреля 2024 года организации, у которые есть автомобили, должны сдать уведомление по ЕНП на транспортный налог.

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Пользоваться цифровым профилем стали в 2 раза чаще: зачем

Развивается применение финансовых технологий, и устойчиво растет востребованность людьми услуг Цифрового профиля.

289
Кредитование

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

1
206

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Инвестиции

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
205
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
882

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

1
390
Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
452
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
1
686
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

1
390
НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

Интересные материалы

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
448