Регистрация по НДС в ЕС: как получить VAT-номер, и зачем он нужен

VAT номер — уникальный идентификатор, который присваивается плательщику налога на добавленную стоимость (НДС).

VAT номер получает компания или ИП, чей бизнес взаимодействует с клиентами из стран Евросоюза. Он открывает доступ к европейскому рынку и становится обязательным атрибутом для тех, кто занимается продажей товаров, цифровых продуктов, программ и сервисов на территории ЕС.

Наличие VAT номера — требование законодательства. Он создаёт прозрачную конкурентную среду и гарантировать оплату налогов всеми участниками рынка без исключения.

Регистрация по НДС позволяет объединять разные налоговые подходы в единую схему во всех странах Евросоюза. Каждый участник рынка видит и использует одни и те же правила, что облегчает расчеты, снижает бюрократию и закрывает лазейки для ухода от фискальных обязательств.

Контролирующие органы по всему Евросоюзу фиксируют деятельность компаний с помощью VAT номеров. Этот идентификатор компания указывает в документах, счетах, контрактах, налоговой отчетности.

До определенной суммы годового оборота, установленной каждой страной, VAT номер не требуется. Как только оборот превышает границу — например, 10 000 евро, бизнесу нужно зарегистрироваться как плательщику НДС и получить свой код.

Продавать товары или услуги за пределы страны без VAT номера запрещено. Без него невозможно легально работать с любым бизнесом, физлицом или корпоративным клиентом из страны ЕС.

Аналогичные правила действуют и для предоставления любых цифровых продуктов. Нет разницы — вы продаете физические вещи или проводите онлайн-вебинары на французском рынке.

Пример. СНГ предприниматель регистрирует компанию в Испании, а продает товары покупателям из Франции. Наличие действующего VAT номера для ведения этих операций — требование закона.

Даже если юридически компания находится не в ЕС, но продажи идут на территорию Евросоюза, без VAT номера не обойтись.

Контрафакт, нелегальная торговля, попытки обойти этот механизм приводят к штрафам.

Процедура оформления стандартна практически для всех европейских государств.

Сначала владелец бизнеса анализирует годовой оборот компании. Если доходы и сделки отвечают минимальным порогам, готовится комплект документов, который требует налоговый орган конкретной страны.

Далее идет заполнение формы-заявления и подача документов. Сейчас большинство стран приняли цифровую систему — можно подать бумаги онлайн. В отдельных случаях остается возможность заполнить и собрать пакет документов по старинке.

Заявка поступает в налоговый департамент, где ее рассматривают сотрудники ведомства. После проверки выдается VAT номер.

Для подтверждения личности и права на VAT номер обычно запрашивают:

• Уставные документы организации.

• Выписку из реестра предприятий.

• Паспорт или иной документ, подтверждающий личность руководителя.

• Справку или счет, который подтверждает адрес.

• Сведения о планируемых сделках и годовом обороте.

В разных странах набор документов может незначительно отличаться. Иногда хватает базового пакета, иногда потребуется дополнительная отчетность, которая подтверждает направление деятельности или партнерские соглашения.

После проверки данных VAT номер сразу становится рабочим. Компания может начать указывать его в счетах, актах, договорах и выставлять НДС на свои услуги.

Например, регистрация в Германии идет через местный налоговый офис — Finanzamt. Обычно процедура занимает от двух до четырех недель.

В Польше регулирует вопрос НДС специальная налоговая инспекция, рассмотрение длится от двух недель до месяца.

Во Франции регистрация проходит через местное налоговое отделение, срок похожий — до месяца.

VIES или VAT Information Exchange System — система поиска и проверки VAT номеров. Механизм создали, чтобы облегчить контроль, быстро передавать фискальные данные между странами, проверять корректность номеров и легитимность компаний.

Для бизнеса система даёт мощный инструмент безопасности. С VIES можно проверить, существует ли партнер, зарегистрирован ли он официально, не исключен ли из налоговой базы.

Операция занимает считанные секунды: достаточно выбрать страну и указать VAT номер. Система тут же показывает, активен ли он. Если да, предприятие внесено в реестр плательщиков НДС. Если нет — номер старый или выдуманный. Бывает и третий вариант: из-за ошибки в базе или временных технических сбоев данные не обновились.

В любом случае отрицательной выдачи не стоит рисковать. Нужно обратиться напрямую к налоговой службе нужной страны, чтобы получить подтверждение статуса.

При продаже товаров одной компанией другой внутри разных стран ЕС, то есть по схеме B2B, чаще всего продавец не взимает НДС сам. В счёте указываются VAT номера обеих сторон. Далее покупатель сам платит налог по месту своей регистрации.

Такая схема называется reverse charge: она снижает финансовую нагрузку и защищает от двойного налогообложения. Для бизнеса это удобно — можно работать с партнером напрямую без рисков получить штрафы за ошибки в расчетах.

Когда речь идет о продаже товаров и услуг частным клиентам — физическим лицам, то схема меняется. Продавец начисляет НДС сразу, используя ставку страны заказчика. Эта модель особенно важна для интернет-магазинов, маркетплейсов и онлайн-сервисов.

Пример. Если польский магазин продаёт мебель или технику клиенту из Франции, то товар облагается французским НДС, и деньги уходят в бюджет этой страны.

Правила для услуг разнятся: цифровые продукты, консалтинг, образовательные платформы и веб-сервисы настраиваются под требования того государства, где клиент. Основное условие — начислять НДС по стране потребления услуги. Это касается любой электронной коммерции, обмена цифровыми файлами, подписок и приложений.

1. VAT номер — индивидуальный идентификатор плательщика НДС. Он нужен для ведения бизнеса с европейскими клиентами и партнерами: продажи товаров и услуг в офлайне или онлайне.

2. Компании обязаны получать VAT номер при достижении определенного порога годового оборота, установленного в каждой стране ЕС.

3. Иностранные компании, которые проводят поставки товаров в ЕС, также должны регистрироваться по VAT. Даже если страна регистрации бизнеса не входит в ЕС.

4. Через проверку VIES можно быстро узнать, зарегистрирована ли компания как плательщик НДС, и убедиться в корректности VAT номера.

5. Для B2B операций внутри ЕС НДС обычно не взимается при продаже. Покупатель указывает свой VAT номер и уплачивает НДС в своей стране по принципу reverse charge.

   Для B2C операций продавец начисляет НДС по ставке страны покупателя, что особенно актуально для дистанционной торговли и интернет-магазинов.

6. Для цифровых услуг и сервисов НДС начисляется по стране конечного потребителя, независимо от местонахождения продавца.