Управление франшизой без Excel: кейс PRO.Хинкали и Bitrix24

Как PRO.Хинкали автоматизировала управление франшизой с помощью Bitrix24

PRO.Хинкали — франчайзинговая сеть ресторанов грузинской кухни, входящая в Novikov Group. По мере активного расширения сети — открытия новых точек и привлечения партнёров — внутренняя нагрузка на франчайзинговый отдел заметно росла. Каждый новый ресторан требовал десятков параллельных согласований, документов и сроков, а привычные инструменты вроде Excel, переписок в чатах и почты перестали справляться с таким объёмом.

Со временем проблемы накопились: данные терялись, документы дублировались, а моменты продления договоров отслеживались вручную и сильно зависели от личной дисциплины менеджеров. При дальнейшем масштабировании такие риски могли привести к финансовым потерям и сбоям в открытии новых точек.

Задача

Чтобы избежать хаоса, PRO.Хинкали поставила задачу построить единую цифровую систему, которая связала бы процессы согласования помещений, юридическую экспертизу, регистрацию договоров и контроль сроков.

WeJET начал работу с глубокого анализа фактического рабочего процесса. В интервью с менеджерами и юристами команда выявила ключевую особенность: сами процессы выстроены верно, но полностью отсутствует централизованный контроль. Каждый сотрудник вёл свои таблицы, инициативы и файлы, что превращало любой сбой в цепочке в полноценную задержку, а иногда — в потерю информации.

Решение

На основе анализа WeJET разработал в Bitrix24 два ключевых модуля, вокруг которых теперь строится вся работа с франчайзи:

• смарт-процесс «Согласование помещений», фиксирующий полный цикл работы с локацией;

• смарт-процесс «Реестр договоров», отвечающий за юридическое сопровождение и контроль сроков.

Смарт-процесс «Согласование помещений» стал первым фундаментальным изменением. Теперь менеджер не ищет старые шаблоны и не собирает информацию вручную — он заполняет стандартизированную форму, после чего система автоматически создаёт карточку объекта. Карточка проходит несколько последовательных этапов: от первичного просмотра и оценки параметров помещения до юридической проверки и финального согласования руководителя.

Каждый этап содержит обязательные поля. Система не позволяет «перепрыгнуть» шаг или оставить что-то незаполненным — информация должна быть полной, иначе карточка возвращается на доработку. Это полностью устранило ситуации, когда объект утверждался на неполных данных.

После утверждения помещения автоматически запускается второй процесс — создание карточки франчайзингового договора. Он привязан к конкретной локации и включает всю необходимую информацию: партнёра, даты, финансовые условия, документы. Bitrix24 ежедневно отслеживает сроки и присылает уведомления заранее — за 90 дней и за 60 дней. Система берёт под контроль даты, которые ранее отслеживались вручную и часто терялись.

Особое внимание в проекте уделили управленческим инструментам. Теперь у руководства есть доступ к воронкам и аналитическим отчётам, где наглядно отображается актуальная картина по всей сети: какие помещения в работе, на каком этапе находится каждый договор, где есть задержки и какие точки требуют внимания. Это заметно ускорило принятие решений и снизило количество уточняющих коммуникаций внутри команды.

Важным этапом стало обучение сотрудников. WeJET подготовил инструкции, провёл обучающие сессии и помог адаптировать интерфейсы под реальные кейсы команды. Благодаря этому переход в новую систему прошёл плавно, а действующие процессы не были остановлены.

Результат

В результате внедрения PRO.Хинкали получила управляемую, прозрачную и масштабируемую систему франчайзинга. Время согласования помещений сократилось, просроченные договоры исчезли, а поиск нужной информации теперь занимает считанные минуты. Сеть получила устойчивую цифровую инфраструктуру, позволяющую спокойно расти дальше и подключать новых партнёров без увеличения хаоса и операционной нагрузки.