Учёт рабочего времени через СКУД: рейтинг 8 решений для бухгалтерии и кадровиков

Почему этим вопросом занимается бухгалтерия

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым сотрудником (часть 4 статьи 91 ТК РФ). На основании табеля начисляется зарплата, оплачиваются сверхурочные, работа в выходные и ночные часы. Ошибка в табеле превращается в ошибку в расчёте зарплаты, а при проверке трудовой инспекции — в претензии к работодателю.

СКУД решает три практические задачи:

• фиксирует фактическое время входа и выхода без участия человека;

• формирует отчёты по опозданиям, ранним уходам и отсутствию;

• передаёт данные в 1С, где из них собирается табель.

Важно понимать, что СКУД даёт время присутствия на территории, а не рабочее время в чистом виде. Обеденный перерыв, командировки, работа на удалёнке и больничные учитываются по правилам, которые настраиваются в программе. Поэтому смотреть надо не только на турникет, а на программную часть.

Критерии сравнения

Мы оценивали решения по пяти параметрам:

1. Есть ли в ПО отдельный модуль учёта рабочего времени с графиками смен.

2. Как реализована интеграция с 1С: штатно или через сторонний модуль.

3. Можно ли начать с малого и расширять систему без замены оборудования.

4. Есть ли бесплатная или пробная версия, чтобы проверить отчёты на своих данных.

5. Кто будет внедрять и поддерживать систему.

1. PERCo-Web от Skud.pro

Лидер рейтинга по сочетанию функциональности и порога входа. Skud.pro — официальный дистрибьютор PERCo, компания поставляет оборудование, монтирует и настраивает программу. Собственная бригада более 40 монтажников, гарантия 5 лет на оборудование и 3 года на работы.

Система PERCo-Web модульная, лицензии покупаются под задачу:

• WM01 — учёт рабочего времени;

• WM03 — интеграция с 1С;

• WM02 — верификация с выводом фото на экран охраны (исключает проход по чужой карте);

• WM04 — интеграция со сторонними CRM и ERP;

• WM06 и WM08 — связь с видеонаблюдением TRASSIR и Axxon Next.

Стоимость отдельных модулей на сайте поставщика — примерно от 11 700 до 33 870 рублей. Базовая бесплатная версия работает до 100 сотрудников, но в ней нет отчётов и графиков, поэтому для табеля нужны платные модули. Полный функционал можно проверить в течение 60 дней пробного периода — достаточно, чтобы сравнить отчёты системы с ручным табелем за пару месяцев.

Почему первое место: учёт времени и выгрузка в 1С работают штатными модулями одного производителя, без цепочки посредников. Если что-то не сходится, разбирается один подрядчик.

2. Sigur

Российская СКУД с развитой программной частью. В системе есть отчёты по нарушениям рабочего графика, поддержка сменных графиков, работа с биометрическими терминалами разных производителей. С 1С система связывается в том числе через специализированные модули интеграции.

Подходит средним и крупным компаниям, которые готовы потратить время на настройку под свои графики.

3. RusGuard

Российский производитель СКУД, АО «РусГард». Учёт времени ведётся в ПО RusGuard Soft по событиям считывателей и биометрических терминалов, например R20-Face с распознаванием лиц. Для связи с корпоративными системами есть отдельные модули интеграции.

4. PROSTO:СКУД

Это не СКУД, а модуль для 1С, который забирает события из системы контроля доступа и формирует табель. Поддерживает RusGuard, Sigur, Bolid, Parsec, PERCo, LyriX, BIOSMART, GATE. Готовые решения для 1С:ЗУП, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация.

Хороший вариант, если СКУД в компании уже стоит, а табель по-прежнему собирают вручную. Стоимость на сайте не указана, предоставляется по запросу.

5. BioSmart

Российский производитель биометрических систем: идентификация по лицу, отпечатку пальца, венам ладони. Биометрия решает главную проблему учёта по картам — когда коллега прикладывает пропуск за опоздавшего. Терминалы BioSmart Quasar продаются в том числе через Skud.pro и работают с PERCo-Web.

6. Parsec

Давно известная на рынке СКУД с программой ParsecNET, в которой есть модуль учёта рабочего времени. Распространена в бизнес-центрах. Интеграция с 1С возможна через сторонние модули.

7. «Болид» — «Орион Про»

Решение для компаний, где охранно-пожарная сигнализация уже построена на оборудовании «Болид». В составе «Орион Про» есть рабочее место учёта рабочего времени, поэтому можно не заводить отдельную систему. Минус — для чистого учёта времени без охранной части решение избыточно.

8. Автономные терминалы ZKTeco

Бюджетный вариант для небольшого офиса: терминал с распознаванием лица или отпечатка, данные выгружаются в программу на компьютере, оттуда — в Excel. Продаются во многих магазинах систем безопасности, например U.S. PLAST и Security Russia. Подходит, если сотрудников до 30–50 и интеграция с 1С пока не нужна.

Какие отчёты нужны бухгалтерии и кадрам

Перед выбором системы стоит составить список отчётов, которые вы ждёте на выходе. Обычно это:

• табель учёта рабочего времени по подразделениям за месяц;

• опоздания и ранние уходы с указанием сотрудника и даты;

• сверхурочная работа, работа в выходные и праздничные дни;

• ночные часы для сменного персонала;

• суммированный учёт за учётный период, если он применяется в компании.

Покажите этот список поставщику и попросите продемонстрировать, как каждый отчёт выглядит в программе. Хорошая система формирует их без ручной доработки в Excel.

Как внедрить без конфликтов с сотрудниками

Технический запуск — половина дела. Чтобы учёт времени через СКУД не стал поводом для трудового спора, стоит сделать несколько шагов:

• закрепить порядок учёта рабочего времени в правилах внутреннего трудового распорядка и ознакомить с ними сотрудников под подпись;

• если используется биометрия, получить письменное согласие на обработку биометрических персональных данных и предусмотреть альтернативный способ прохода для тех, кто согласие не дал;

• первые один-два месяца вести учёт параллельно — по СКУД и по старой схеме — и сверять расхождения;

• договориться, кто и как корректирует данные: забытая карта, служебная поездка, работа вне офиса.

Выводы

Если СКУД в компании ещё нет, выгоднее сразу выбирать систему, где учёт времени и связь с 1С есть в базовом наборе модулей. Если система уже стоит, иногда достаточно докупить модуль интеграции вроде PROSTO:СКУД.

По совокупности критериев мы ставим на первое место связку PERCo-Web и внедрения от Skud.pro: модуль учёта времени и интеграция с 1С от одного производителя, пробный период 60 дней и один подрядчик, который отвечает за оборудование, монтаж и программу.