Пошаговый чек-лист заполнения для электронного документооборота и бумаги (Статус 1 и 2)

КЛЮЧЕВЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ (ВСТУПИЛИ В СИЛУ)

Перед заполнением проверьте эти 3 пункта, чтобы не делать работу заново:

1.      Формат электронного УПД — только 5.03 (Приказ ФНС № ЕД-7-26/1032@) .

2.      Старые форматы отменены: Электронные ТОРГ-12 и Акты (приказы № 551 и 552) больше недействительны. Если вы в ЭДО — только УПД .

3.      Новые ставки НДС: Для УСН добавлены ставки 5% и 7% (и расчетные 5/105, 7/107) .

📝 ПОШАГОВЫЙ ЧЕК-ЛИСТ ЗАПОЛНЕНИЯ

Шаг 1. Статус документа (Строка «Статус»)

Перед заполнением определите, что вы хотите получить на выходе.

·         Статус "1" : Нужен вычет НДС. УПД заменяет: Счет-фактуру + Накладную/Акт.

·         Статус "2" : НДС не требуется (УСН, ЕСХН, спецрежимы). УПД заменяет только Накладную/Акт (счет-фактурой не является) .

Шаг 2. Обязательные реквизиты продавца и покупателя

·         ИНН/КПП продавца и покупателя (ИП ставит только ИНН, КПП нет).

·         Адрес (стр. 2а и 6а): Указывается строго по ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

·         Наименование сторон: Полное наименование без сокращений .

Шаг 3. Табличная часть (Товары/Услуги) — САМОЕ ВАЖНОЕ

·         Наименование: Четкое описание товара/услуги.

·         Код единицы измерения (ОКЕИ): Код (например, 796 — шт., 112 — литр), а не просто название .

·         Страна происхождения: Заполняется только для импортных товаров (цифровой код страны).

·         Номер ГТД: Для импорта (если есть).

·         Прослеживаемость (Графа 14): Заполняется, только если товар входит в перечень прослеживаемых. Если товар обычный — графа пустая .

Шаг 4. Налоговые нюансы (Ставки и Суммы)

·         Ставка НДС: Правильно выбрана (20%, 10%, 0%, 5% или 7% для УСН, или «Без НДС»).

·         Строка 5а «Документ об отгрузке»: ВАЖНО! Теперь здесь нельзя писать «Тот же». Нужно указать наименование, номер и дату самого УПД (или первичного документа, если это корректировка) .

Шаг 5. Подписи и ЭЦП (Для ЭДО и Бумаги)

·         Кто подписывает (ст. 12-15): Указаны должности и ФИО (например: «Генеральный директор», «Главный бухгалтер»).

·         Ссылка на доверенность (МЧД): Если документ подписывает не директор, а сотрудник по доверенности, в электронном УПД должна быть ссылка на Машиночитаемую доверенность (МЧД) .

·         Электронная подпись: Проверьте, действительна ли КЭП на момент подписания.

Шаг 6. Дополнительные поля (В зависимости от ситуации)

·         Основание передачи (стр. 7): Указан номер и дата договора (купли-продажи, поставки, оказания услуг).

·         Данные о маркировке (Честный ЗНАК): Для товаров, подлежащих обязательной маркировке (обувь, шубы, лекарства, табак и т.д.). Коды маркировки указываются в специальном формате .

⚠️ ФИНАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА (3 ГЛАВНЫХ ОШИБКИ)

Сверьте документ с этим мини-листом перед отправкой контрагенту, чтобы ФНС не сняла вычет:

·         Логика статуса: Вы не пытаетесь принять к вычету НДС по УПД со статусом "2" (это незаконно). Проверьте, нужен ли вам вычет .

·         Актуальность бумаги: Если вы используете бумажный УПД — старая форма 2013 года действительна, но проверьте, чтобы в ней были графы для новых ставок НДС (5%, 7%), если вы их применяете .

·         ЭДО: Убедитесь, что ваш оператор ЭДО и программа (1С) обновлены до версии, поддерживающей формат 5.03. Старые версии операторы будут блокировать .

💡 Как использовать этот чек-лист в работе:

1.      Распечатайте и положите рядом с компьютером бухгалтера.

2.      Используйте как план обучения для нового сотрудника.

3.      Прикрепите к приказу об учетной политике на 2026 год, если вы переходите на УПД с бумажных носителей.