Персональные данные: за что сейчас чаще всего штрафуют бизнес

Сайт компании, форма обратной связи, анкета клиента, резюме соискателя, видеонаблюдение в офисе, программа лояльности.

Многие предприниматели даже не задумываются, что все это связано с обработкой персональных данных.

Именно поэтому штрафы по этой категории нарушений остаются одними из самых распространенных. Проверки показывают: большинство компаний нарушают закон не умышленно, а потому что считают требования формальностью.

Разберемся, за что сегодня бизнес штрафуют чаще всего и какие ошибки можно исправить уже сейчас.

Практически любой бизнес сегодня работает с персональными данными.

Это могут быть сведения:

• о клиентах;

• сотрудниках;

• соискателях;

• поставщиках;

• контрагентах;

• посетителях сайта.

Порядок обработки персональных данных регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».

За нарушение требований предусмотрена административная ответственность.

Практический вывод: если компания хранит хотя бы телефон клиента или резюме кандидата, она уже работает с персональными данными.

Одна из самых распространенных ситуаций — сайт собирает заявки через форму обратной связи, но пользователь фактически не дает согласия на обработку своих данных.

Например:

• отсутствует чек-бокс;

• согласие нельзя прочитать;

• ссылка на документ не работает.

В результате компания рискует получить претензии со стороны контролирующих органов.

Практический вывод: согласие должно быть добровольным, информированным и подтверждаться действиями пользователя.

Практически каждая компания имеет собственный сайт.

Но далеко не на каждом размещена политика обработки персональных данных.

Или документ существует формально, но давно не обновлялся и не соответствует фактической работе организации.

Во время проверки это становится одним из первых вопросов.

Иногда предприниматели просят клиентов заполнить большие анкеты, хотя для оказания услуги достаточно имени и номера телефона.

Избыточный сбор информации увеличивает риски для бизнеса.

Практический вывод: собирайте только те сведения, которые действительно необходимы для конкретной цели.

Еще одна типичная проблема — отсутствие разграничения доступа.

Например, персональные данные клиентов доступны каждому сотруднику компании независимо от его должностных обязанностей.

При проверке это может вызвать дополнительные вопросы.

Компании нередко продолжают хранить:

• резюме бывших кандидатов;

• данные клиентов, которые давно перестали пользоваться услугами;

• документы уволенных работников.

При этом срок хранения и необходимость дальнейшей обработки никто не анализирует.

Это может происходить при работе:

• с подрядчиками;

• службами доставки;

• CRM-системами;

• сервисами рассылок;

• облачными платформами.

Передача персональных данных должна соответствовать требованиям законодательства.

Это одно из самых опасных заблуждений.

Требования законодательства распространяются как на крупные организации, так и на малый бизнес, индивидуальных предпринимателей и самозанятых в случаях, когда они выступают операторами персональных данных.

Размер компании сам по себе не освобождает от обязанности соблюдать закон.

Во время проверки чаще всего обращают внимание на:

• наличие политики обработки персональных данных;

• согласия субъектов персональных данных;

• внутренние документы компании;

• порядок хранения информации;

• разграничение доступа сотрудников;

• соблюдение требований к защите данных.

Поэтому подготовиться к проверке значительно проще заранее, чем устранять нарушения после получения предписания.

Перед проверкой стоит провести небольшой внутренний аудит.

Проверьте:

✔ опубликована ли политика обработки персональных данных;

✔ соответствует ли она фактической работе компании;

✔ правильно ли оформлены согласия;

✔ есть ли внутренние документы;

✔ кто имеет доступ к персональным данным;

✔ не хранится ли лишняя информация.

Во многих случаях такой аудит позволяет выявить нарушения еще до проверки.

Да. Размер бизнеса не имеет значения.

Да. Уже сама форма обратной связи означает обработку персональных данных.

Да. Законодательство развивается, а документы должны соответствовать реальным процессам компании.

Сегодня практически невозможно вести бизнес, не работая с персональными данными.

Поэтому соблюдение требований законодательства становится не формальностью, а частью обычной хозяйственной деятельности.

Чем раньше компания проведет внутренний аудит своих процессов, тем ниже риск столкнуться со штрафами и претензиями во время проверки.

✔ Сохраните статью, чтобы использовать ее как чек-лист перед проверкой.

В нашем Telegram-канале мы ежедневно публикуем разборы судебной практики, изменения законодательства, рекомендации для бизнеса, комментарии юристов и практические инструкции, которые помогают снизить юридические риски компании.