Электронный кадровый документооборот (КЭДО)

Требования ст. 312.3 ТК РФ для дистанционных работников

Статья 312.3 ТК РФ регулирует порядок взаимодействия работодателя и дистанционного работника. Она устанавливает, что при заключении, изменении или расторжении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а работник — УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП).

В иных случаях взаимодействие может осуществляться путём обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором и т. д. При этом важно обеспечить фиксацию факта получения документов сторонами. 

Каждая сторона при получении электронного документа обязана направлять другой стороне электронный документ, подтверждающий получение. Срок направления такого подтверждения определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Почему компании с удалёнными сотрудниками часто выбирают КЭДО

1. Эффективность и скорость. При большом числе дистанционных работников обмен бумажными документами становится затратным и времязатратным: возникают задержки из-за доставки, риска потери документов, необходимости физического присутствия сотрудников. КЭДО позволяет ускорить процессы, так как документы подписываются онлайн, без привязки к месту.

2. Снижение рисков нарушений сроков. Пропуск сроков ознакомления с приказами, предоставления объяснений или других действий может привести к оспариванию дисциплинарных взысканий и увольнений. Электронный документооборот с фиксацией дат и времени подписания документов помогает избежать таких ситуаций. 

3. Удобство для сотрудников. Дистанционные работники могут подписывать документы из любого места и в любое время, что повышает их удовлетворённость и лояльность. 

4. Оптимизация расходов. Сокращаются затраты на печать, доставку, хранение бумажных документов, что особенно заметно при массовом удалённом трудоустройстве. 

5. Контроль процессов. В электронной системе видно, кто и когда подписал документ, а где процесс задержался. Это повышает прозрачность взаимодействия. 

Другие факторы, подталкивающие к внедрению КЭДО

Государственные требования для отдельных отраслей. Некоторые государственные органы и учреждения получают ведомственные указания о переходе на электронный документооборот в кадровой сфере. Конкретные сроки и объёмы зависят от решений учредителя. 

Тенденция к цифровизации. В условиях развития цифровых технологий и растущей популярности удалённой работы КЭДО становится стандартом, который упрощает масштабирование бизнеса и привлечение сотрудников из разных регионов.

Возможность использования государственной платформы. Работодатели могут использовать государственную платформу «Работа в России» для кадрового ЭДО, что снижает порог входа для небольших организаций.

Как организовать КЭДО с дистанционными работниками

1. Принять локальный нормативный акт (например, положение о КЭДО), в котором прописать:

   • наименование информационной системы;

   • перечень документов, переводимых в электронный вид;

   • категории работников, на которых распространяется КЭДО;

   • дату введения электронного документооборота;

   • порядок и сроки уведомления работников;

   • сроки подписания и ознакомления с документами;

   • порядок инструктажа по использованию системы. 

2. Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их письменное согласие. Для дистанционных работников согласие можно получить в электронном виде, если это предусмотрено локальным актом. 

3. Выбрать систему КЭДО — государственную платформу или коммерческое решение. При выборе учитывать функциональность, интеграцию с другими системами, безопасность. 

4. Настроить электронные подписи для работодателя и сотрудников в соответствии с требованиями закона.

5. Провести инструктаж сотрудников по работе с системой.

Важные ограничения

Даже при использовании КЭДО некоторые документы нельзя оформлять в электронном виде:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;

• акты о несчастном случае на производстве;

• приказы об увольнении;

• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (журналы и т. п.). 

Эти документы должны оформляться на бумаге. 

Таким образом, хотя прямой обязанности переходить на КЭДО нет, для компаний с большой долей дистанционных работников соблюдение требований ст. 312.3 ТК РФ и практические преимущества электронного документооборота часто делают его внедрение целесообразным и практически неизбежным решением.