Внештатный персонал: как сократить расходы бизнеса без рисков

Почему сотрудничать с внештатниками выгодно

Внештатные исполнители сотрудничают с заказчиками на основании гражданско-правовых договоров (ГПД). Такими исполнителями могут быть ИП, физлица без специального налогового статуса и самозанятые. От сотрудничества с ними бизнес получает следующие преимущества:

• Не нужно перечислять НДФЛ и страховые взносы за самозанятых и индивидуальных предпринимателей.

Эти категории исполнителей уплачивают налоги за себя сами. ИП могут выбрать разные налоговые режимы — в зависимости от этого будет отличаться и порядок уплаты налогов. А вот за физлиц без специального налогового статуса перечислять НДФЛ и страховые взносы должен заказчик.

• Можно оптимизировать расходы.

Внештатники не получают премии, компенсации, отпускные. Кроме того, ИП и самозанятые также не претендуют на оплачиваемые больничные от заказчика. Физлица без статуса ИП или самозанятого имеют право на оплату больничного. 

• Можно сэкономить на оборудовании места в офисе.

Внештатникам не нужно выделять рабочее место в офисе, значит, не придется покупать мебель и технику.

• Можно сократить расходы на услуги бухгалтера.

По внештатникам не ведут кадровый учет, для них не составляют локальные акты, не проводят спецоценку условий труда. Опять же не нужно рассчитывать премии, НДФЛ, взносы, больничные — за исключением физлиц без специального налогового статуса. Также заказчик не будет налоговым агентом в отношении ИП и самозанятых, поэтому ему не нужно сдавать отчеты в налоговую и СФР.

Какие риски есть при сотрудничестве с внештатниками

Внештатники могут сотрудничать с заказчиком только в рамках проектных работ или разовых заданий. В любом другом случае такое взаимодействие будет расценено как незаконная налоговая оптимизация. Ниже перечислили основные риски:

• Налоговая переквалифицирует отношения с исполнителем в трудовые. 

Такой риск не стоит никогда исключать.  Если такой риск реализуется, то заказчику придется:

• уплатить взносы и НДФЛ со всех выплат исполнителю за время сотрудничества;

• сдать формы 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения в ИФНС и форму ЕФС-1 в СФР;

• выплатить исполнителю премии, отпускные, компенсации, которые ему полагаются по локальным актам организации и ТК;

• дополнительно оплатить штрафы и пени, которые налоговая начислит за то, что заказчик просрочил уплату налогов и взносов. 

• Заказчика признают налоговым агентом. 

Такой риск есть при сотрудничестве с самозанятым. За физлиц без специального налогового статуса заказчик и так перечисляет налоги и взносы. 

Есть риск стать налоговым агентом у заказчика, если:

1. Доход самозанятого не попадает под налог на профдоход.

2. Исполнитель утратил право пользоваться статусом плательщика НПД на дату выплаты вознаграждения.

3. Самозанятый получил больше 2,4 млн руб. в год.

4. Самозанятый не выдал чек на оплату.

5. ИФНС переквалифицировала отношения в трудовые.

• Налоговая отказалась учитывать вознаграждение самозанятым в расходах.

Расходы на выплаты самозанятому можно учесть в составе затрат по УСН (доходы минус расходы) и налогу на прибыль, только если заказчик получил от исполнителя чек. Нет чека — и расходы подтвердить не удастся.

Как избежать рисков

Риск переквалификации

На 100% такой риск исключить не удастся, но уменьшить его можно. Что нужно делать:

• Проверяйте статус самозанятого или ИП до того, как подписали с ним договор. 

При сотрудничестве с ИП запросите выписку из ЕГРИП, с самозанятым — справку из приложения «Мой налог», или проверьте статус в сервисе налоговой. 

• Проверяйте все формулировки в договоре.

В нем не должно быть трудовых терминов и условий, которые используют в трудовых отношениях. Если сотрудничаете с самозанятым, добавьте в договор также условие о том, что исполнитель несет ответственность, если вовремя не выдаст чек или не сообщит об утрате статуса самозанятого.

• Не перекладывайте постоянную трудовую функцию на исполнителей.

Нельзя знакомить самозанятого с локальными актами организации, устанавливать ему график и режим работы, бесплатно выдавать спецодежду, оборудование, онлайн-кассу. Имущество можно передать только на основе договора аренды, а кассу — по доверенности. 

• Проверяйте статус исполнителя до того, как переведете ему вознаграждение. 

Мало проверять статус исполнителя до заключения договора. Это необходимо делать еще и перед каждой выплатой: на сайте налоговой — по ИП, в сервисе ФНС — по самозанятым.

• Собирайте все чеки от самозанятых.

Чек подтверждает, что самозанятый имел статус плательщика налога на профдоход, когда получал деньги от заказчика. 

• Подписывайте с исполнителем акт.

Этот документ фиксирует приемку услуг и подтверждает, что между сторонами — сдельные, а не трудовые отношения.

Риск, что заказчика признают налоговым агентом

Чтобы уменьшить такой риск:

• Проверяйте статус исполнителя перед тем, как подписывать договор и перечислять вознаграждение.

• Убедитесь, что исполнитель в предыдущие два года не работал в вашей компании по трудовому договору.

• Проверяйте, корректно ли самозанятый оформил чек.

Риск, что заказчик не сможет включить в расходы выплаты самозанятым

Такой риск возникает, если самозанятый не выдал чек вовремя или допустил в нем ошибки. В первом случае, как мы уже упоминали, стоит предусмотреть ответственность за невыдачу чека прямо в договоре.

Но полностью избежать риска не получить чек или получить его с ошибкой заказчику не удастся, если исполнитель формирует его вручную. Однако есть способ снизить такой риск до нуля — сотрудничать с внештатными специалистами через онлайн-платформу Qugo.

Qugo автоматически формирует чек после того, как самозанятый получает вознаграждение. Ошибки в чеках также исключаются. Кроме того, договор и акты формируются автоматически, а вся информация по документам и оплатам хранится в личном кабинете.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса

Просто заполните форму ниже:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8K5k93