Правильный онбординг новых сотрудников

Адаптация новенького сотрудника длится три месяца у рядовых сотрудников и полгода — у руководителей. Но по статистике больше половины новичков не дорабатывают до этой точки, а уходят в другие компании. Происходит это из-за плохой адаптации и, в особенности, онбординга.

Что такое адаптация

Адаптация — процесс внедрения сотрудника в компанию и рабочий процесс и ознакомления с корпоративной культурой компании, а также привыкание сотрудника к новым условиям, задачам и коллективу. Состоит из четырёх этапов:

• Собеседование и найм;

• Пребординг — первичное знакомство с компанией, которое происходит ещё до 1-ого рабочего дня;

• Онбординг;

• Адаптация — непосредственно привыкание сотрудника к новым условиям.

Онбординг (или onboarding) буквально переводится как «посадка на борт». Это третий этап адаптации сотрудника. HR проводит ряд действий, чтобы познакомить новичка с коллективом и офисом, задачами и целями. Этот этап может длиться около года.

На онбординге надо объяснить и правила работы, и правила обращения с общей кухней

Не путать с пребордингом — это второй этап адаптации. Он начинается после того, как с сотрудником договорились о начале сотрудничества: ему рассказывают о компании, присылают приветственные письма, добавляют в рабочие чаты и таск-менеджер. Онбординг же начинается в первый рабочий день — когда новичок заходит в офис или рабочий чат

Цель онбординга — ввести сотрудника в курс дела, помочь адаптироваться к рабочим процессам и коллективу, чтобы команда двигалась в одном направлении. Качественный онбординг помогает создать хорошее первое впечатление.

А плохой онбординг, наоборот, увеличивает число увольнений — около 30% сотрудников уходят из компании на испытательном сроке как раз из-за плохой системы адаптации. Найм и так обычно занимает кучу времени, поэтому лучше уж приложить усилия, а не доводить новичков до увольнения. 

И тем не менее только 30% россиян довольны их адаптацией в новой компании, а 28% пришлось уволиться в первые месяцы из-за провального онбординга.

Зачем нужен онбординг

• Помогает новичкам быстрее влиться в процессы. Новые сотрудники меньше волнуются и проще вовлекаются в работу, коллектив и задачи. 

• Снижает текучку кадров. Потому что  создаёт позитивное впечатление и повышает лояльность — в перспективе это снижает риск увольнений, особенно в первые месяцы.

• Помогает повысить производительность. Сотруднику проще понять, на какие стороны работы обратить внимание и на что направить усилия в первую очередь.

Как провести онбординг

У онбординга четыре этапа, для каждого — свои задачи и подход.

Этап 1. Первый рабочий день

Самый важный этап, ведь соискатель ещё думаешь — работать ли тут дальше или продолжить поиски. Поэтому важно создать позитивное впечатление. 

Как грамотно провести онбординг в первый день:

• Заранее выпиши пропуск на нового сотрудника, подготовь рабочее место и предупреди команду о новеньком.

Кстати, во время пребординга не забудь указать новичку какие документы взять, как пройти, кто встретит и т. д. 

• Встреть новичка, а если у тебя внезапный созвон или встреча — делегируй офис-менеджеру.

• Покажи офис и рабочее место сотрудника.

• Познакомь с коллективом. Если компания крупная, познакомь с ключевыми людьми, с которыми новичок будет взаимодействовать чаще.

• Расскажи о жизни компании — корпоративной культуре, тусовках, собраниях и т. д. 

Главное, будь дружелюбен и открыт — это первый шаг к лояльности нового сотрудника.

Этап 2. Первая неделя работы

Если в первый день больше фокус на знакомство с офисом и коллективом, то дальше — с рабочими процессами и задачами. Вот как на этом этапе провести онбординг:

• Обсуди зону ответственности: чем сотрудник будет заниматься, какие возьмёт задачи.

• Поставь KPI на 3 месяца или квартал, а также недельные цели-спринты.

• Дай необходимые для работы доступы и ссылки. Например, маркетологу важен доступ к паролям и логинам к соцсетям и т. д.

• Расскажи, как усстроен процесс работы — когда отправлять ТЗ дизайнеру, по каким дням выкладывать статьи и т. д.

• Подпишите документы по трудоустройству.

• Если есть корпоративные курсы, расскажи о них сотруднику и составь стратегию по изучению.

Этап 3. Месяц работы

Через месяц следующий этап онбординга:

• Поделитесь обратной связью о работе новенького — похвали и дай конструктивную критику, где стоило бы улучшить. И сотрудник поделится фидбэком о работе в компании и ощущениями — что не нравится в процессах и в компании.

Это вовлекает сотрудника в процесс и делает лояльнее. Например, мы в WEEEK проводим такие «ревью» раз в 3 месяца.

• Пересмотр зарплаты. Если после испытательного срока (чаще длится месяц), вы обговаривали повышение — обсудите.

• Обсудите проделанную работу и дальнейшие планы, поставьте цели и KPI.

Этап 4. Через 3 месяца с начала работы

Как я говорила, рядовой сотрудник адаптируется к работе в компании 3 месяца. Поэтому четвёртый этап онбординга — заключительный. Вот, что в него входит:

• Собрание с командой и личное ревью.

• Постановка общих целей и KPI.

Ещё хороший способ внедрения сотрудника в коллектив — корпоративы. У нас, например, недавно был вечер шаурмы — после рабочего дня команда вместе готовила и каждый рассказывал истории из жизни. Совместная деятельность помогает сблизиться!

Адаптация сотрудников зависит от того, насколько грамотно руководитель проведёт пребординг и онбординг. Если дать новичку разбираться в процессах самостоятельно, тот потратить кучу времени неэффективно. А ещё есть шанс, что ему банально не понравится отношение к сотрудникам и он уйдёт искать работу дальше.

Короче, удели онбордингу больше внимания и получишь лояльных и высокоэффективных сотрудников. А для руководителя это самое важное.

Лучшие практики для онбординга

Приветственные пакеты

Почему бы не сделать новому сотруднику подарок, который приобщит к компании? Мерч, кружку с логотипом, шоппер, рюкзак, футболку, наклейки. Или простая welcome-открытка, записка с приятными словами на рабочем месте или приветственное письмо. 

Организация командных мероприятий и сессий знакомства

Командные мероприятия и сессии знакомства помогут сотруднику познакомиться с коллективом — и не только со своим отделом. На корпоративном портале новички могут написать о своих увлечениях — вдруг кто-то из старичков пригласит их в команду по вышиванию или в клуб любителей походов. По случаю знакомства с новичками можно даже сделать онлайн или офлайн Welcome-вечеринку.

Регулярный фидбек и система оценки прогресса

Как минимум — спросить человека «Как тебе тут?». Обратная связь сильно влияет на атмосферу в компании. Она создаёт положительный опыт у новых сотрудников, вовлекает их в культуру компании, снижает текучку и развивает систему онбординга.

Вот способы получить обратную связь:

• Провести интервью, пообщаться один на один;

• Провести опрос;

• Сделать реальные или виртуальные ящики с предложениями;

• Пообщаться с другими про адаптацию их нового сотрудника;

• Просто непринуждённо поговорить — в лифте или у кулера с водой.

Индивидуальный подход и учёт личных особенностей сотрудника

Мы разные. Кто-то сразу находит общий язык со всеми, кто-то присматривается, кто-то уходит из компании, не заведя друзей. Как помочь всем, независимо от личных особенностей? С помощью индивидуального подхода.

И здесь здорово помогает наставничество. Надо найти человека, который проведёт за руку новичка — поделится с ним профессиональным опытом, расскажет, что да как тут принято и почему лучше не лезть к тёте Кларе из бухгалтерии до обеда.

Вовлечение руководства в процесс онбординга

Можно попросить руководителей высшего звена, например, основателя, рассказать об истории организации, культуре, объяснить ценности. А ещё:

• Провести презентацию, экскурсию по зданию или тренинг;

• Пригласить нового члена команды на кофе или обед;

• Записать короткое видеоприветствие топ-менеджеров для новых сотрудников.

Инструменты для обучения и коммуникации

• Записать видео-уроки по внутренним процессам компании и разместить их на платформах для онлайн-обучения — iSpring Learn, Эквио, Поток Обучение. 

• Проводить видеотренинги и воркшопы. Программы для видеовстреч — Zoom, SberJazz, Яндекс.Телемост, старый добрый Skype. 

Онлайн-платформы для онбординга

Если у вас нет корпоративного портала, можно воспользоваться программами сторонних разработчиков — и разместить на онлайн-платформах правила работы, документы с доступами, регламенты, телефоны сотрудников, картотеку сотрудников, схему оргструктуры. 

• Таск-менеджеры с базой данных: Notion, WEEEK, Kaiten;

• Чат-боты: HR Messenger, Friday Software, Systemz и другие;

• Сервисы адаптации: TalantTech, Mirapolis, Motivity;

• Мобильные приложения для адаптации: Talent Rocks, «Поток Адаптация».

Создание базы документов, которые потребуются новому сотруднику — идеальное решение для небольших компаний! Автоматизация адаптации экономит массу времени — не придётся каждую минут отвечать, что где лежит, и разом закроются повторяющиеся вопросы. А сотруднику не надо переступать через стеснение, чтобы узнать, где кухня и к кому постучать за нужными документами.

Советы HR-специалиста

Мы попросили поделиться реальными практиками онбординга Татьяну Шумскую, директора по счастью в IT-Agency.

Значимость онбординга

Польза от онбординга есть для любых уровней компаний.  Только здесь вопрос в реализации и ресурсах, которые идут на адаптацию новых сотрудников. Чем крупнее компания, тем больше инструментов, автоматизации, людей, которые в этом задействованы. Если компания небольшая, то онбординг осуществляет руководитель.

Онбординг — то, во что нужно вложиться. Если компания активно развивается, у неё огромный найм, то онбординг и выстраивание внутренней коммуникации — то, во что нужно вложиться в первую очередь. Иначе придётся нанимать ещё больше людей, и каждый будет изобретать велосипед и спотыкаться об одно и тоже.

Для бизнеса онбординг важен с точки зрения сохранения ресурсов. Ведь бизнесу нужно, чтобы человек быстрее адаптировался и начал приносить доход. И организации не выгодно, когда новый сотрудник начинает показывать результаты лишь через год, а ещё через месяц увольняется. Хорошо продуманный онбординг минимизирует это и помогает избежать расходов на замену. Ведь помимо потраченных на его адаптацию ресурсов, нам придётся искать и учить нового человека.

Онбординг на 100% влияет на текучку кадров. Элементарно даже с точки зрения человечности — намного приятнее, когда приходишь в компанию, а тебя за ручку проводят. Лояльность и вовлечённость сразу растут. А качественно проведённая адаптация сокращает количество людей, которые уходят в первый год работы. При этом сам онбординг окупается тоже в среднем через год. 

Роль онбординга в IT-Agency 

Мы стараемся на старте рассказать новому сотруднику про компанию, её историю, ценности и подход к работе. Чтобы человек, в это погружённый, начал работать над проектами, нести лицо компании и пришёл к тем результатам, на которые договаривались.

Одна из задач онбординга — не потерять корпоративную культуру. За последние три года компания изменилась, мы ушли в самоорганизацию. Это когда каждый юнит – отдельная бизнес единица, которая отвечает за своё развитие, доходность, клиентов, проекты, внутреннюю экономику. Но смысл IT-Agency един. И когда активно развиваются семь отдельных бизнес-юнитов, становится сложно сохранить культурное единение в рамках ценностей. Поэтому появилась необходимость перестроить систему онбординга, чтобы сохранить эту культурную составляющую.

Опыт организации онбординга IT-Agency 

Онбординг в компании развивается под системой ведущества. У нас нет эйчаров в команде. Найм, адаптацию и развитие сотрудника осуществляет наставник — ведущий.

У нас есть база знаний, и она сокращает огромное количество ресурсов. Мы её организовали на Google-сайте и фиксируем информацию по блокам. Каждый сотрудник может придумать инструкцию и добавить в базу знаний. Как раз одной из причин её появления стала инициативность сотрудников. Ребята хотели делиться своими знаниями. Например, как только они проводили семинар или проходили курсы, то делали записи для будущего поколения. И нужно было место, где всё это хранить. Так и появилась база знаний.

База знаний — однозначно важный инструмент. Никто не хочет, чтобы его считали глупым. А когда новый сотрудник без конца дёргает своего руководителя вопросами, то это отнимает ресурсы и у него самого, и у начальника. Поэтому база знаний колоссально экономит временные и эмоциональные ресурсы.

В Базе знаний собраны профили сотрудников для знакомства друг с другом. И к ним прикреплены их приветственные письма. Любой новый человек у нас пишет такое приветственное письмо для команды — рассказывает про свой опыт, жизнь, как пришёл в агентство, чем увлекается, чем будет заниматься. Любой сотрудник может почитать приветственные письма и узнать коллегу лучше. 

❗База знаний должна актуализироваться. На это тоже необходимо тратить много ресурсов, иначе вся польза протухнет. У именно так и произошло — чиним.

Тонкости хорошего онбординга

Информацию стоит давать порциями и своевременно. Мы, например, внедряем систему рассылок, где новенькому будет порционно приходить нужная информация, ссылки на необходимые артефакты: документы, сайты, статьи, кейсы. 

Мы решили, что под онбординг нужен отдельный инструмент. И просто собрали всё в один документ — Welcome-путеводитель. Получилась огромная портянка со ссылками, которую вовремя не актуализировали. Было очень неудобно и неэффективно. Так делать не надо. Теперь этот Welcome-путеводитель мы используем для создания рассылок, параллельно обновляя информацию.

Некоторые вопросы важно проговаривать словами. Помимо рассылок я провожу встречи с новыми сотрудниками один на один. Также они всегда в связке с ведущим, у них есть еженедельные созвоны и встречи. Есть общие чаты направлений, где можно задать вопрос коллегам.

Строим систему обратной связи. У нас для этого есть специальный сервис AppRaise. Там можно запрашивать и давать фидбэк, собрать оценку 360 от команды, запросить обратную связь у ребят, проходящих испытательный срок. Для удалённой и распределённой команды важно делиться обратной связью вовремя, честно и безопасно.

Как сделать базу документов для онбординга в WEEEK

1. .Создай папку. Можно назвать её просто «Онбординг». А можно добавить здоровый креатив и щепотку человечности: допустим, «Твой первый день на работе».

2. 2.Внутри создавай отдельные документы. Для этого жми на + рядом с названием папки. Разделяй документы и называй их по смыслу содержимого — на одну тему один документ.

3. 3.Используй все возможности текстово-блочного редактора. Форматируй текст внутри документов с помощью заголовков, списков и украшай картинками.

Совет: отправь сотруднику ссылку не на всю Базу знаний, а на папку или документ с онбордингом. Так человек получит не кучу документов, а только то, что ему нужно, и не запутается.

Чтобы сформировать ссылку, нажми на кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу документа. Если ты просто копируешь ссылку, пройти по ней смогут только зарегистрированные юзеры. А если активировать тумблер «Поделиться в интернете с кем угодно», он будет открываться у любого человека как веб-страница.     

❗️Главное правило создания корпоративной библиотеки для онбординга — быстрый доступ и понятные названия.