Автоматический ввод первички в 1С. Сравниваем Jetlex, Entera Pro, Efsol загрузка документов и Gendalf

Сервисы по автоматическому вводу первичных документов в 1С существуют давно, но точность распознавания была низкой и польза была заметна только крупным компаниям. Прорыв случился в последние 2 года - с развитием искусственного интеллекта стало возможно распознать бумажный документ с высокой точностью.

После этого сервисы по автоматическому вводу первички начали приносить реальную пользу. Теперь можно кратно ускорить ввод первичных документов, а это соблазняет любого бухгалтера.

Так как мы сами бухгалтеры и выбираем программу под себя, то и решили результаты своих похождений описать здесь.

1. Efsol загрузка документов

Efsol загрузка документов - это ветеран рынка ввода первички в 1С. Один из продуктов крупного 1С-франчайзи, что вызывает доверие. Также известен как 42 Clouds. Основное отличие – интерфейс внутри 1С, хотя сервис облачный.

Сервис строится на базе шаблонов. То есть разработчики Efsol взяли самые типовые шаблоны документов и сделали на их основе библиотеку шаблонов. Если попадется документ, под который есть шаблон, он обработается. Если такого шаблона нет, то увы, придется вбивать документ вручную.

Обработка документов в системе

10 документов обработались Efsol за 4 минуты. У одного документа не определился тип, а один двухстраничный документ разделился на два отдельных.

Перепроверка данных

После распознавания мы нашли в документах немало ошибок, их несложно поправить.  Сервис выделяет цветом поля, в которых возможно есть ошибка, однако делает это не всегда корректно. Поэтому приходится перепроверять документы полностью, что замедляет обработку.

Перепроверять данные неудобно из-за того, что изображение документа открывается в отдельном окне и нужно переключаться между 1С и изображением. Удивило, что документ в этом отдельном окне нельзя перевернуть. Если скан изначально повернут, то и вам придется поворачивать голову, чтобы с ним сверяться.

Из интерфейса Efsol в 1С можно работать со своими справочниками номенклатуры, счетов учета, и т. д, то есть сразу проставлять эти данные вручную. Так можно сразу понять как загрузится документ в раздел поступлений. Это удобно.

Загрузка документов в раздел поступлений

Загрузка документов простая, но не автоматическая - выбираете документы и выгружаете их в документы-поступления 1С.

Сколько потратили времени

Чтобы обработать и провести 1 документ уходит около 6 минут. В основном, время тратится на полную перепроверку данных. На все 10 документов затрачена 61 минута.

Отзыв на Efsol загрузка документов

Тем, кто любит интерфейс 1С и работает с наиболее шаблонными формами документов высокого качества этот сервис подойдет. Но не ждите от него современной точности и удобства.

2. Entera pro

Entera pro –  облачный онлайн-сервис. Энтера про построена на базе искусственного интеллекта и не привязана к каким-либо формам и шаблонам документов, что обеспечивает хорошую точность распознавания.

Обработка документов

10 документов обработались за 2 минуты. Все документы корректно разделились и правильно выбран тип документов. Пакетный ввод документов работает.

Проверка данных

Проверять документы удобно, так как изображение документа занимает большую часть экрана. Благодаря удобному интерфейсу проверка документа проходит быстро.

Точность распознавания довольно высокая. Изображения низкого качества тоже хорошо распознаются.

Из всех сервисов только Entera pro помогла найти ошибку – один из документов содержал некорректное количество товара. Остальные сервисы ввели ошибочные данные, по своему усмотрению.

Entera нашла контрагентов и номенклатуру из наших справочников и показал есть ли такие данные в 1С или будут созданы новые карточки. Вид операции, вид номенклатуры, счета учета и другие данные выставились автоматически по нашим настройкам, хотя эти данные можно изменить. Также можно заменить входящую номенклатуру на номенклатуру из своего справочника.

Энтера запоминает изменения, например, если от ООО «Ромашка» пришел «Товар X», а вы его заменили на «Товар 1» со счетом учета 10.06, то в следующий раз такая замена выполнится автоматически.

Из Entera автоматически создаются в 1С новые карточки номенклатуры, оснований и контрагентов. Делать это в Энтера проще, чем в 1С.

Для загрузки документов в раздел поступлений 1С нужен один клик. После проверки данных документов нажимаете «Создать документ», открывается следующий документ, а проверенный попадает в 1С и электронный архив Entera. В 1С нужно только провести документ, хотя и автоматическое проведение можно настроить.

Затрачено времени на ввод 10 документов

Чтобы провести документ в 1С из Entera требуется, в среднем, 1,5 минуты. На ввод в 1С 10 документов затрачено 16 минут.

Отзыв о Entera

Сервис работает быстро и точно. Красные поля помогают обрабатывать документы за короткое время. Функционал автоматического заполнения счетов учета, видов номенклатур, карточек новых контрагентов и номенклатуры серьезно сокращает время ввода документа. Данные попадают в 1С одним кликом.

3. Jetlex

Jetlex – это скорее бухгалтерский аутсорсинг. Документы с одной товарной позицией обрабатываются по 10 минут, а рекрутинговые сайты содержат информацию о поиске «операторов ПК» в Jetlex. Это говорит о том, что, видимо, данные в Джетлекс перепроверяют люди.

Это обеспечивает неплохую точность извлеченных данных, но приводит к негативным последствиям:

1. Документ с одним товаром стоит в очереди на «распознавание» по 10-20 минут.

2. Если загрузить большой, сложный документ, то после обработки в нем будут самые обычные опечатки и ошибки. Документы приходится полностью перепроверять.

3. В отчетные периоды нагрузка на операторов вырастет, а значит и время ожидания и количество ошибок. В итоге есть риск, что придется всю первичку за квартал вводить самому, либо в отчетности и 1С будет масса ошибок.

4. Никакой конфиденциальности данных, так как каждый документ смотрят сотрудники Jetlex.

С учетом этих нюансов, кажется рискованным доверить первичку компании, которая зарегистрирована лишь в конце 2018 года.

Длительная обработка документов

Все 10 документов обработались за 27 минут. Это в 7 раз медленнее, чем в Efsol. Один двухстраничный документ распознался как 2 отдельных документа.

Полная перепроверка документов

На загрузку первого документа с семью товарами в 1С у нас ушло 18 минут: «распознавание» – 12 мин.; перепроверка данных – 3 мин; загрузка в 1С, проставление там счетов учета, основания, вида и категории товара, и т. д. – 3 мин.  Без Jetlex этот документ можно ввести за 5-7 минут.

В извлеченных данных обнаружилось немало опечаток. Возможно, в 5 вечера, под конец дня, операторы в Джетлекс уже устают и если грузить документы утром - точность будет повыше.

Из-за того, что ошибки сервиса никак не отмечаются в интерфейсе, приходится полностью перепроверять документ. Делать это неудобно, так как изображение документа открывается в крохотном окошке в углу экрана.

У сервиса современный дизайн, но удивляет отсутствие базового бухгалтерского функционала. В интерфейсе нельзя: (а) поменять КПП контрагента (б) адрес контрагента (в) удалить\добавить строку номенклатуры (г) выбрать счет учета, вид и категорию товара (д) выбрать основание (е) выбрать номенклатуру из своего справочника. Все это нужно делать в 1С, как обычно - руками.

Загрузка в 1С – много действий

Чтобы загрузить документы в 1С их нужно отметить для загрузки сначала в веб-интерфейсе, затем пойти в 1С, нажать там кнопку загрузки, затем в 1С перенести эти данные в раздел поступлений, проставить счета учета, виды номенклатуры, основание и другие данные и только после этого документ можно провести. Это долго.

Времени ушло на ввод 10 документов в 1С

На обработку отдельного документа уходит 18 минут (12 минут на обработку, 6 минут на перепроверку и загрузку в 1С). Если обрабатывать сразу 10 документов, то среднее время уменьшается до 7 минут на документ. Ввод 10 документов занял 72 минуты.

Jetlex отзыв о сервисе

Мы увидели бухгалтерскую услугу с самой долгой (до 20 минут на документ) обработкой документов, где извлеченные данные приходится полностью перепроверять, а интерфейс не обладает базовым набором бухгалтерского функционала.

4. Gendalf скан-загрузка документов

Главное отличие –можно установить себе на компьютер как обычную программу. Также это самый дешевый из сервисов. С точки зрения интерфейса эта программа на 90% похожа на Efsol, вся работа происходит в 1С.

Качество распознавания у этой программы самое низкое из рассматриваемых. Технология распознавания основана на доработанном бесплатном программном коде Tesseract. Программа расходует мощности вашего компьютера и не каждый компьютер потянет большую базу 1С и запущенную программу Гэндальф одновременно.

Обработка документов программой

10 документов обработались за 4 минуты. Только 7 из 10 документов обработались корректно.

Полная перепроверка документа

Проверка документов происходит в 1С. Очевидные ошибки расчетов программа отмечает, но ошибок много, поэтому документ нужно полностью перепроверять и исправлять много данных.

Изображение документа, как и у Efsol, открывается в отдельном окне, что усложняет перепроверку.

Выгрузка в раздел поступлений

Загрузка в 1С как и у Efsol простая, но не автоматическая – выбираете документы и загружаете их в раздел поступлений 1С.

Сколько потратили времени на ввод 10 документов

В среднем, на обработку одного документа ушло 7 минут. Работа с 10 документами занимает 70 минут

Отзыв о Гэндальф скан-загрузка

Данная программа подойдет тем компаниям, у кого только идеальные типовые сканы документов и самый ограниченный бюджет.

Итоги сравнения Jetlex, Entera pro, Efsol загрузка документов (42 Clouds) и Gendalf

У каждого из сервисов есть свои преимущества. Однако бухгалтеру следует выбрать сервис, который позволит сэкономить больше времени и делать меньше ручных операций. Гэндальф и Джетлекс не показали эффективности на тесте. Несмотря на интересное решение проверки документов через собственных сотрудников, Jetlex не смог сэкономить время, так как пришлось долго ждать документы, после чего полностью их перепроверять и делать массу лишних действий, чтобы провести документ в 1С. Итоги теста в таблице ниже: