Минфин разъяснил особенности подтверждения командировочных

Минфин в своем письме № 03-03-06/1/764 от 19.11.2009 приводит разъяснения по вопросу документального подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли.

К налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему аванса.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет, который утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.

Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

• командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом.
• о найме жилого помещения;
• о фактических расходах по проезду, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
• об иных расходах, связанных с командировкой.

Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем).

При этом в унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.