Ввод первичных документов в 1С через сканер или как получить конкурентное преимущество. История успеха компании «ПрофиТ».

До внедрения автоматизированного ввода первичной документации

Острая конкуренция заставляет непрерывно заботиться о качестве оказываемых услуг..
Генеральный директор ООО Компания «ПрофиТ» Наталья Семухина считает одним из приоритетных направлений оптимизации работы- это максимально автоматизировать работу сотрудников. Компания занимается  оказанием услуг по ведению бухгалтерского учета, на постоянном обслуживании находится более 100 предприятий различных форм собственности При этом надо заметить, что коллектив ООО «ПрофиТ» состоит из опытных специалистов, которых нельзя упрекнуть в лени и недобросовестном отношении к своим обязанностям. Но проблемы все равно были. И заключались они в том, что опытные профессионалы большую часть своего рабочего времени занимались рутинной работой, не требующей никаких  специальных знаний, а именно вводом первичной документации, что вызывало напряжение внутри коллектива и необходимость работать сверхурочно.

Обычно в таких случаях брали  сотрудников, специально занимающихся вводом первичной документации, но в этот раз Наталья Семухина крепко задумалась. Дело в том, что в нынешних условиях экономической нестабильности не хотелось тратить ресурсы компании на оборудование новых рабочих мест, покупку компьютеров и установку ПО. Кроме того, в офисе станет тесно, а если расширять арендуемую площадь – то это дополнительные траты. Для подбора новых людей придется кому-то отрываться от основных дел, а затем еще проводить обучение. Понятно, что повышения производительности при таком подходе придется ждать долго. Хотелось найти простое  недорогое решение с моментальным результатом.

Для начала в компании провели небольшое исследование на тему – что же в действительности тормозит работу. Как и предполагалось, основная причина скрывалась в большом и не всегда равномерном потоке первичных документов. Ведь ООО Компания «ПрофиТ» по роду своей деятельности занимается экспертизой первички, ведением бухгалтерского учета, расчетом зарплаты, больничных, отпускных и налогов. Следовательно, сотрудники обрабатывали вручную много бумажных документов. При этом, в отчетные периоды интенсивность поступления документации достигала своего пика, а затем на некоторое время спадала. Получается, что если принять на работу новых операторов, то иногда они будут оставаться без работы. Этот вывод подтолкнул к решению поискать возможность автоматизировать ввод первички в программу «1С:Бухгалтерия».

К счастью, обнаружилось, что с 2006 года существует готовое программное приложение «Эффективные решения: Загрузка документов», разработанное нашими соотечественниками. Программа предназначена для автоматизации процесса ввода и обработки первичных учетных документов с бумажных носителей и из файлов Excel в «1С:Предприятие». Для обработки бумажных документов требуется только обычный офисный сканер, который в фирме уже был.

Внедрение

Прежде чем приобретать ПО, Наталья Семухина, ознакомилась на сайте разработчика с продуктом «Эффективные решения: Загрузка документов». Специалисты разработчика провели демонстрацию решения. После небольшого тестирования и осознания очевидных преимуществ, было принято решение о покупке «ЭР: Загрузка документов» для компании ООО «ПрофиТ».

Результаты внедрения нового ПО

Подводя итоги, сегодня можно утверждать, что основная проблема ООО Компания «ПрофиТ» успешно решена. Новое ПО существенно ускорило процесс ввода документов в 1С, что позволило полностью удовлетворить потребности старых клиентов и взять на обслуживание новых. Особая эффективность ПО ощущается при вводе документов с большим количеством позиций номенклатуры, т.к. все необходимые справочники дополняются автоматически. Сейчас в организации ввод первичных документов вручную исключен в полном объеме, т.е. все бумажные документы – счета-фактуры, ТОРГ-12, акты оказания услуг, перемещения материалов и другие, вводятся исключительно через сканер. К слову сказать, очень важно, что благодаря автоматизированному вводу первички исчезли ошибки, которые при ручном вводе неизбежны из-за невнимательности или усталости оператора.

Интересно, что компания, которая просто хотела пережить сложные времена, вышла на новый более высокий уровень благодаря  удобной программе.  Отдельно стоит сказать, что разработчики готовы доработать программу под нужды клиента и делают это профессионально и в кратчайшие сроки.

Все подробности о программе «ЭР: Загрузка документов» можно узнать на сайте разработчика .

Каждый опытный бухгалтер предпочитает предварительно ознакомиться с возможностями новой программы на практике. Такая возможность имеется. Достаточно оформить «Заявку на получение продукта».

Создателем программы является ГК «Эффективные решения» – официальный партнер фирмы 1С и партнер по корпоративным решениям компании ABBYY. Основная задача ГК «Эффективные решения» – оказание услуг по внедрению систем автоматизации и учета на платформе «1С:Предприятие». При этом, разработка и внедрение решений потокового ввода документов в программы «1С» являются одними из ключевых направлений компании.