Платежный календарь для бухгалтера. Что это и зачем он нужен

Что такое платежный календарь

Платежный календарь – это краткосрочный план, в нем отражаются ожидания по ежедневным поступлениям и платежам, а также фиксируются остатки денежных средств. По функционалу и назначению, такой вид учета имеет сходство с бюджетом движения денежных средств (БДДС).

Отличительными характеристиками выступают:

• Период планирования. Единого формата нет. Все зависит от задач предприятия и требований руководства. Составлять краткосрочный план можно на 1-3 недели или даже полтора месяца. Главное правило – выбор ближайшего периода, т. е. платежный календарь не целесообразно составлять в перспективе на 3-6 и более месяцев.

• Непрерывность. Составлять платежный календарь необходимо постоянно. Актуальные сведения формируются еженедельно, что поможет отражать реальное финансовое положение компании и не забывать о возложенных обязательствах.

• Регулярные корректировки. Этот процесс позволяет контролировать текущее финансовое положение и работать над проблемными направлениями. При формировании бюджета предприятия, чаще фигурируют крупные суммы – от миллиона и более. Поэтому любые погрешности, даже минимальные, могут привести к серьезным финансовым потерям. В платежном календаре их быть не должно.

• Детализация. Платежный календарь – это не просто отражение «крупных» строк. Документ более детализирован, в нем присутствуют элементы аналитики.

Связывать БДДС и платежный календарь не рекомендуется. Но они могут дополнять друг друга.

Как составить платежный календарь

Составление платежного календаря осуществляется в несколько шагов.

Шаг № 1. Формирование информации о поступивших денежных средствах

На данном этапе бухгалтеру необходимо определить, кто и какую сумму должен внести на счет. Формирование информации осуществляется на базе следующих сведений:

• Оплата от контрагентов. Уточнить информацию можно в отделе продаж.

• Кредиты, займы и субсидии. Вопрос о необходимости взятия ссуды следует уточнить у руководителя. Сумма займа не относится к доходу, но все равно отражается в графе поступления денег.

• Аренда, заем и другие поступления. Если предприятие сдает в аренду помещение, предоставляет деньги в залог или ожидает возмещения ущерба, эти сведения также нуждаются в обязательном отражении в платежном календаре.

Шаг № 2. Сбор предстоящих платежей

На данном этапе бухгалтеру необходимо собрать всю информацию по отделам предприятия и провести аккумуляцию сведений о платежах. В список платежей входят: заработная плата, налоговые выплаты, обязательные взносы, оплата поставок и аренды и т. д.

После сбора всех предстоящих платежей необходимо распределить их по дням. Оплату рекомендуется устанавливать на последний из возможных дней по условиям расчетов.

Шаг № 3. Анализ расходов

Все платежи необходимо разделить на две группы: платежи, которые необходимо платить строго в срок и платежи, оплату которых можно отложить. Такое разделение очень важно, ведь не все виды обязательств могут быть отложены.

Чаще просрочка приводит к серьезным неустойкам и введению штрафных санкций. Переносить нужно те платежи, просрочка по которым не приведет к проблемам.

Что входит в данную категорию? Например, оплата сырья и подобные направления услуг. Отложить не получится заработную плату, налоговые выплаты, кредиты и т. д.

«Казначей» — централизованное управление денежными средствами

Модуль «Казначей» позволяет задавать лимиты платежей, создавать и согласовывать заявки на оплату, формировать платёжный календарь и реестры платежей.

Попробовать

Какие могут возникнуть сложности

• Проблема № 1. При формировании календаря, поступления не всегда относятся к категории платежей. Что это означает? Нулевое сальдо не нужно планировать на конец дня, особенно, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помнить об этом параметре необходимо.

• Проблема № 2. Трудности часто возникают в процессе распределения платежей. В первую очередь необходимо платить по тем направлениям, где невозможна отсрочка. Это актуально в том случае, если финансов не хватает на выполнение долговых обязательств.

Как правильно распределить платежи? Кредиторов необходимо ранжировать по следующему принципу:

• Наличие законных санкций за отсутствие своевременных выплат. Если неустойка сопровождается административным штрафом или уголовным преследованием, долговое обязательство нужно выполнить в полной мере.

• Значимость контрагента. Если контрагент ключевой, например, поставляет основное сырье, без которого невозможна нормальная работа предприятия, то следует в первую очередь выполнить долговые обязательства перед ним.

• Размер штрафов. Если штрафные санкции минимальные, можно немного отсрочить выплату. При серьезных штрафах, этого делать не рекомендуется.

• Репутация компании. Если несвоевременное выполнение долговых обязательств чревато негативным влиянием на репутацию, платежи лучше не затягивать. При наличии серьезных штрафных санкций сохраняется вероятность не только потерять репутацию, но и, например, попасть в Реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков.

Программное обеспечение позволяет вести централизованное управление денежными средствами, вне зависимости от рода деятельности предприятия. Благодаря модулю «Казначей» можно задавать лимиты платежей, создавать и согласовывать заявки и формировать платежный календарь.

Программа подходит для финансово-экономических подразделений предприятия. Может функционировать самостоятельно, а также легко встраивается в любую конфигурацию 1С.

Узнайте за пять минут: нужно ли вам автоматизировать управленческий учет

Сократите расходы на персонал — забирайте бесплатный чек-лист.

Подарок: 30 дней теста программы ФинОфис на вашей базе — бесплатно

Заполните форму ниже:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным