Как подписать отчетность бухгалтеру, если электронная подпись у директора

Новый порядок выдачи подписей через ФНС поставил в трудное положение бухгалтеров и аутсорсеров. Раньше они могли пользоваться электронной подписью руководителя или ИП (т.е. одну подпись, например, оставляли бухгалтеру, другую с собой возил директор). Теперь подпись только одна. Как выйти из положения? На вопрос читателя «Клерка» отвечают эксперты УЦ Контур.

Как подписать отчетность бухгалтеру, если электронная подпись у директора

Вопрос об электронных подписях задал подписчик «Клерка» в разделе Консультации.

«Добрый день!

Текущий порядок получения ЭЦП и в особенности печальные факты невозможности их копирования или получения дублирующей подписи заставляют задуматься о порядке дальнейшей работы бухгалтерии при наличии нескольких фирм на обслуживании с разными руководителями.

То есть вопрос в моей голове — как всё сдать вовремя и не обалдеть от бесконечных звонков гендирам с напоминаниями в стиле „подойдите уже наконец со своим токеном, нужно отправить очередной СЗВ-М“.

Первое, что приходит в голову — подача отчетности через электронную подпись представителя организации. Опыт у меня в этой области не богатый и, полагаю, просроченный. Насколько я помню:

Для сдачи отчетности в ИФНС по ЭЦП представителя нужно заранее занести в ИФНС доверенность (на ЮЛ простую, на ИП нотариальную) и она должна там пройти некоторые кабинеты (то есть нужно подождать), прежде чем первый отчет успешно примут.

ПФР по ЭЦП представителя ранее отчеты не принимал в принципе (либо нам так повезло — нас отшивали).

ФСС — аналогично с ПФР.

Собственно, вопросы:

  • Изменилось ли что-то в озвученном мной порядке? Если были изменения, то что именно поменялось?
  • Обязательно ли должен быть трудоустроен представитель, от имени которого сдается отчетность?
  • Если он не трудоустроен (и так можно), то как назвать его должность при получении ЭЦП?
  • Все ли площадки одинаково поддерживают сдачу от имени представителя? Интересуют прежде всего Тензор, Контур.»

«Клерк» попросил Контур прокомментировать ситуацию и дать ответ на вопрос, который наверняка волнует многих бухгалтеров.

Отвечает Сергей Казаков, руководитель Удостоверяющего центра Контура.

Добрый день!

Сперва расскажем актуальный порядок сдачи отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. А потом ответим на ваши дополнительные вопросы.

Обслуживающая бухгалтерия (ОБ) может сдавать отчетность, не используя электронную подпись руководителя, двумя способами.

Способ № 1

Уполномоченный представитель организации (например, сотрудник ОБ) приносит в ведомство документ, подтверждающий полномочия. Когда документ примут, подписывает отчетность своей электронной подписью.

В ФНС нужно принести бумажный оригинал доверенности от руководителя организации, а в ФСС — загрузить на портал ФСС скан доверенности и сертификат электронной подписи, которым будет подписываться отчетность.

В ПФР — подать «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП). УПУП можно предоставить в электронном виде, если руководитель подпишет его своей электронной подписью, либо занести в ПФР бумажный оригинал. Нужно ли дополнительно представлять бумажную доверенность, уточняйте у конкретного УПФР.

Подписывать отчетность представитель сможет своей электронной подписью юрлица (выдается на юрлицо ОБ с указанием личных данных представителя), подписью ИП (если ОБ является не юрлицом, а ИП) или электронной подписью физлица (выдается на представителя, содержит только его личные данные).

Способ № 2

Уполномоченный представитель организации (например, сотрудник ОБ) отправляет в ведомство машиночитаемую (электронную) доверенность, а потом сдает отчетность со своей электронной подписью.

Сейчас такой порядок работает с отчетностью в ФНС и ФСС. ПФР пока разрабатывают схему использования машиночитаемой доверенности.

Создать машиночитаемую доверенность для отчетности в ФНС можно на портале налоговой или в сервисе отчетности, например, Контур.Экстерне. Нужно заполнить электронную форму доверенности, отправить руководителю, чтобы он подписал ее своей электронной подписью юрлица или ИП. После этого доверенность отправится на проверку в ФНС.

Когда налоговая примет машиночитаемую доверенность, представитель сможет сдавать отчетность. Для этого он может использовать свою электронную подпись юрлица (выдается на юрлицо ОБ с указанием личных данных представителя), подписью ИП (если ОБ является не юрлицом, а ИП) или электронную подпись физлица (выдается представителю, содержит только его личные данные). Главное, чтобы данные представителя, указанные в доверенности, совпадали с данными в сертификате электронной подписи.

Эти два способа работают в течение 2022 года. Однако уже с 1 января 2023 года должен остаться только второй способ — отчетность через машиночитаемую доверенность. Новые правила введены 63-ФЗ «Об электронной подписи». При этом с 2023 года руководитель обязан будет подписывать МЧД электронной подписью ФНС (сейчас можно использовать и подпись другого аккредитованного УЦ), а представитель — только электронной подписью физлица.

О порядке сдачи отчетности — всё. Теперь ответим на дополнительные вопросы.

  1. Трудоустройство представителя — ни в первом, ни во втором случае не является обязательным. То есть сотрудник ОБ может по доверенности (бумажной или машиночитаемой) сдавать отчетность.
  2. Электронная подпись представителя и должность в ней — подпись он получает либо на свою ОБ (указаны реквизиты ОБ, его должность в ней и личные данные представителя), либо только на себя (указаны его личные данные).

Сдачу отчетности через представителя первым «бумажным» способом популярные сервисы отчетности давно поддерживают. Контур.Экстерн и Тензор в их числе. Сдачу отчетности с помощью машиночитаемой доверенности поддерживают пока не все сервисы, а если и поддерживают, то только для налоговых отчетов.

В Контур.Экстерне оформление электронной доверенности ФНС доступно всем пользователям.