Как быстро искать и заменять данные в таблицах Excel: лайфхаки для бухгалтера

В работе бухгалтера часто случаются ситуации, когда нужно что-то быстро найти или заменить в таблице, но специалист не помнит, в каком столбце и на каком листе находятся данные. Для этого в Excel существует инструмент «Поиск и замена». С его помощью можно быстро привести значения в единый формат, исправить ошибки или обновить номенклатуру товаров.
4,2 тыс. 932
Как быстро искать и заменять данные в таблицах Excel: лайфхаки для бухгалтера
Иллюстрация: rawpixel.com/Freepik

Эксперты онлайн-школы Action Digital School подготовили краткую инструкцию для бухгалтеров, как быстро пользоваться инструментом, чтобы не пришлось выискивать ошибки вручную. 

С какими задачами поможет инструмент «Поиск и замена»

Это универсальный инструмент, которые помогает бухгалтеру экономить время и справляться сразу с несколькими рабочими задачами.

С ним мы знакомим наших студентов на одном из уроков по Excel на курсе «Из бухгалтера в аналитика данных» онлайн-школы Action Digital School.

Итак, есть 3 задачи, для которых нужен инструмент «Поиск и замена»:

  • Исправление ошибок. Если в ячейках есть типовые опечатки, вы можете использовать «Поиск и замена», чтобы поправить их одним кликом.

  • Изменение и унификация формата данных. Если данные в таблице введены в неправильном формате (например, дата введена как текст), «Поиск и замена», позволяет изменить формат данных во всех ячейках одновременно.

  • Сокращение текста. Если вам необходимо сократить длинные названия продуктов или услуг, с помощью инструмента вы быстро замените текст на сокращенную версию.

Чтобы быстро вводить информацию, форматировать ячейки, находить, копировать и перемещать данные или суммировать, вы можете использовать горячие клавиши в Excel.

Получите обновленный справочник горячих клавиш в Excel-2023

В справочнике подборка горячих клавиш по все разделам платформы 1С: работа с книгой, редактирование ячеек, форматирование, формулы, диаграммы и сводные таблицы

Заполните форму ниже — пришлем справочник на ваш e-mail

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как искать значения в таблице

Чтобы использовать инструмент «Поиск», нажмите сочетание горячих клавиш Ctrl+F. Откроется окно. В нём вы сможете ввести слово или число, которое хотите найти в таблице.

Сузьте или расширьте область поиска. Например, искать нужные значения можно в одном листе или во всех сразу, в формулах, в тексте ячеек или в ссылках. Кроме того, вы сможете искать ячейки, залитые определенным цветом или имеющие заданные границы.

Если нажать «Найти далее», Excel найдёт первое попавшееся значение, подходящее под параметры поиска.

Если нажать «Найти все», Excel найдёт все ячейки, где встречается искомое значение.

Еще два курса в школе Action Digital School, которые полезны бухгалтеру: 

❗ Спецкурс «Из бухгалтера в 1С программиста». Оставить заявку на обучение >>>

❗ Мини-курс «1С эксперт». Оставить заявку на обучение >>>

Как заменять значения в таблице

Чтобы использовать инструмент «Замена», нажмите сочетание горячих клавиш Ctrl+H. Откроется окно, в котором вы сможете не только найти слово или число, но и заменить их на нужное значение. 

Чтобы заменить одно значение на другое, вбейте искомое значение в «Найти», а желаемое — в «Заменить»

Если вы не помните точную комбинацию чисел или букв, которую хотите найти или заменить

Иногда бывает сложно вспомнить точную комбинацию символов при поиске информации в таблице, что существенно затрудняет процесс. Кроме того, данные могут содержать различные опечатки, лишние пробелы, аббревиатуры и другие неточности.  Или наоборот: вы находите все ячейки, соответствующие заданному критерию поиска, но банально «тонете» в их количестве.

Чтобы справиться с этими проблемами, понадобится использовать подстановочные или служебные символы. Всего их два:

  • звездочка «*» (любое количество неизвестных символов);

  • вопросительный знак «?» (один неизвестный символ).

Ещё больше лайфхаков по использованию Excel — в курсе Action Digital School Из бухгалтера в аналитика данных

➤ Служебный символ «*»: описание и примеры использования

Подстановочный символ «*» в инструменте «Поиск и замена» в Excel используется для нахождения и замены текста с несколькими неизвестными символами.

Пример №1. Допустим, у вас есть документ, в котором нужно изменить название компании с Google на Microsoft во всех ячейках, где она встречается.

Для этого нужно выбрать инструмент «Поиск и замена», ввести «Google» в ячейку для поиска и «Microsoft» в ячейку для замены. При этом, если у вас в ячейках встречаются комбинации вроде «Google Docs», символ «*» позволит заменить любые символы, которые находятся после «Google».

Пример №2. Допустим, перед вами стоит задача посчитать, на каком почтовом сервисе зарегистрировано больше всего ваших клиентов.

Для этого нужно очистить поле email от личной части («buchhalter12345@...») и оставить только почтовый домен. Для этого нужно заменить любое количество любых символов перед знаком «собаки» («@») в email на пустоту.

Замена всех символов перед символом @

Так вы получите список очищенных от личной части почтовых доменов. Но так как клиентов много, а почтовые домены часто совпадают, в списке будет много дубликатов. Чтобы увидеть список уникальных доменов, скопируйте полученные данные на новый лист и удалите дубликаты.

С помощью функции СУММЕСЛИМН посчитайте, сколько раз каждый конкретный домен встречается в базе. А затем используйте фильтр и сортировку. Получится такой результат:

➤ Служебный символ «?»: значение и пример использования

Подстановочныйсимвол «?» в инструменте »Поиск и замена» в Excel используется для нахождения и замены текста c одним неизвестным символом («р?ка» = «рука», «река»).

Пример. Допустим, у вас есть список предметов мебели. Вам нужно найти в нём все столы и стулья. Для этого вы можете использовать символ вопросительного знака в середине слова, например, «ст?л». Оператор найдет все слова, начинающиеся с «ст» и кончающиеся на «л» — то есть и столы, и стулья.

Егор Лысянский, преподаватель онлайн-школы Action Digital School на курсе «Из бухгалтера в аналитика данных», эксперт в сфере аналитики, маркетинговых исследований и контроля качества обслуживания, а также ведущий аналитик La Redoute, поделился всеми секретными фишками по быстрой настройке и работе в Excel.

Теперь вы легко сможете искать и заменять данные в ваших отчётах. Чтобы разбираться в Excel на уровне профи, приходите в Action Digital School, где помогают переупаковать уже имеющиеся навыки и стать востребованным специалистом. Мы подготовили курс Из бухгалтера в аналитика данныхдля специалистов с бухгалтерским опытом — всего за 3 333₽ в месяц. 

Онлайн-обучение для бухгалтеров, кадровиков, юристов

Осваивайте новые профессии. Учитываем ваш опыт, даем практические знания и обратную связь от преподавателей.

Приглашаем присоединиться к нашему телеграм-каналу Action Digital School. В нем мы не только общаемся, но и делимся полезными карточками, чек-листами и гайдами, о том, как перезапустить карьеру. Подписывайтесь!

Реклама: ООО «Актион-диджитал», ИНН: 7715670503

Комментарии

2
Банки

Банк впервые по биометрии открыл счет юрлицу

Предприниматель за один день зарегистрировал ООО и открыл расчетный счет в банке ПСБ. Все услуги можно получить онлайн, но нужен подтвержденный профиль в Единой биометрической системе.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

ФСБ приступила к проверке деятельности банка QIWI

Силовики проверят, не выводила ли группа QIWI за границу денежные средства, которые были получены преступным путем.

Бесплатно с Обзоры для бухгалтера

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года

Подготовили для вас обзор разъяснений февраля по налоговой теме. Все кратко, четко, по делу.

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года
Лучшие спикеры, новый каждый день

Четвертого марта не забудьте сдать уведомление по ЕНП: что еще важно учесть бухгалтеру. Дайджест разборов

В 2024 году уведомления по ЕНП на НДФЛ надо сдавать два раза в месяц. Ближайший срок сдачи – 4 марта (так как 3 марта – выходной). Если в компании не было выплат физлицам за этот период, то сдавать нулевое уведомление не надо.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Маркетплейсы

Логистические термины, которые нужно знать всем продавцам

Если вы продаете на Ozon по схеме realFBS или заказываете товары из-за границы, то наверняка общаетесь с сотрудниками логистических компаний. Иногда, кажется, что у них какой-то свой язык — фулфилмент, кросс-докинг, сборные и генеральные грузы… Столько странных терминов... В этой статье собрали самые часто употребляемые слова и рассказываем, что они значат.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

У Wildberries появилась экспресс-доставка цветов

Жители крупных городов смогут заказывать букеты в мобильном приложении и на сайте маркетплейса Wildberries.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Премии

Премия к 8 марта: как оформить, можно ли принять в расходы

ТК дает право работодателям поощрять работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности, в том числе выплачивать премии и дарить подарки (ст. 191 ТК). Выплата премии к 8 марта работникам бухгалтерии, где, в основном работают женщины, допустимый способ отблагодарить за качественный и добросовестный труд.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Банки

Центробанк сделает универсальный платежный QR-код

Пилотный проект с единым QR-колом для бесконтактной оплаты платежей запустят уже в 2024 году.

104

⚡️Итоги дня: Microsoft представила ИИ для финансистов, смартфоны превратились в «кирпич», маркировка добралась до пчел

Подготовили дайджест главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в мире, в одной подборке.

189
Дробление бизнеса

На кого именно распространят амнистию по «дробленке»

Для получения амнистии бизнесу нужно самостоятельно сдаться налоговикам и заявить о готовности работать в рамках закона. Предприниматели опасаются, что такие действия все равно приведут к штрафам и доначислениям.

Депутаты предложили уточнить налогообложение онлайн-продаж россиянам товаров из ЕАЭС. Рассмотрим законопроект

В Госдуму внесли законопроект № 564179-8 О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации. Он опубликован в электронной базе данных парламента.

Пришла весна: бухгалтерам хотят вручать Оскар, очередное уведомление по НДФЛ, пятничные игры для ума. 🌷«Ночной бухгалтер» №1634

Первый день весны...еще и пятница. Вот это чудесное совпадение. Немного поговорим о работе и потом расслабимся, ведь сегодня день кошек и еще можно немного поиграть. Главное не забыть вовремя сдать уведомление по НДФЛ.

Иллюстрация : Вера Ревина / Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как совершать платежи в Китай в 2024 году. Обзор банков

Итак, в продолжении темы про отзыв лицензии у QIWI банка, мы хотим вам рассказать про альтернативы этому платёжному механизму. Эта статья будет интересна тем, кто работает с маркетплейсами, имеет активный товарооборот с Китаем.

Как совершать платежи в Китай в 2024 году. Обзор банков
Страховые взносы

Выплаты старшим по дому облагают взносами. За счет жильцов

Если собственники квартир скидываются, чтобы оплатить труд активиста, который радеет за их дом, то из этих денег должно идти не только само вознаграждение, с которого еще удерживают НДФЛ, но и страховые взносы.

2
143
Детские пособия

Социальный фонд досрочно выплатит детские пособия

Родители получат выплаты на детей за февраль уже 1 марта. Обычно средства перечисляют каждое третье число.

Валютный контроль

С 1 марта отчётность в ЦБ по валюте обязаны сдавать «дочки» резидентов

Теперь отчитываться перед Центробанком о сделках с иностранными контрагентами должны не только резиденты РФ, которые включены в список Банка России, но и их российские и иностранные дочерние компании.

Бесплатно с Внесение изменений в ЕГРЮЛ

Как убрать отметку о недостоверности из ЕГРЮЛ. Мини-курс

Вы наверное уже слышали, что за прошлый год ФНС исключила из ЕГРЮЛ 170 тысяч фирм. Чтобы не попасть в их число, внимательно слушаем эту инструкцию.

Как убрать отметку о недостоверности из ЕГРЮЛ. Мини-курс

📄📄 Бухгалтеры обсуждают двухстраничную ТОРГ-12

Когда в накладной 1-2 наименования товара, весь документ прекрасно вмещается на одну бумажную страницу формата А4. А если наименований не очень много, но и не очень мало, то одной страницы уже маловато – часть текста уходит на второй лист.

126

С 1 марта нельзя продавать ювелирку без двухмерного штрихкода

На ювелирные изделия теперь обязательно наносят двухмерные штриховые коды.

Интересные материалы

Анализ финансовой отчетности предприятия

Для успешного ведения бизнеса компания должна быть в курсе своего финансового состояния. Для этого необходим финансовый анализ (ФА). Он позволяет определить эффективность деятельности и понять, что предпринять для улучшения текущей ситуации. В статье мы расскажем о порядке применения ФА. Также пройдемся по каждому методу его проведения.

Иллюстрация: pressahotkey/freepik