О чем нужно знать, работая с фрилансером: обзор сложных моментов

Нанять для выполнения какой-то специфической разовой работы стороннего человека по гражданскому договору — это более оптимальный вариант, нежели временно принимать на работу сотрудника по трудовому договору.

Во-первых, это экономически выгодно с точки зрения налоговой оптимизации. Во-вторых, это значительно сокращает временные затраты на кадровое оформление.

Однако не стоит забывать, что сотрудничество с фрилансерами имеет свои «подводные камни». Сделаем обзор сложностей, с которыми можно столкнуться в процессе такого взаимодействия.

Сложность № 1: статус исполнителя

Как говорится, доверяй, но проверяй. Допустим, вы нашли подходящего специалиста для выполнения поставленной задачи. Но оформление, налогообложение и отчетность во многом зависят от статуса исполнителя. Одно дело, когда наемный специалист — ИП или самозанятый, и совсем другое — когда он обычный гражданин.

Фрилансер может назваться самозанятым, но умолчать, что его учет на НПД аннулирован. Кроме того, без всякого злого умысла фрилансер-ИП может не оповестить заказчика, что применяет НПД. Не имея такой информации, компания посчитает, что акта и платежного поручения в адрес исполнителя достаточно для признания расходов. Однако когда оплата производится в адрес плательщика НПД, обязательным документом является чек из приложения «Мой налог».

В этой связи целесообразно перед заключением договора и непосредственно перед оплатой проверить, числится ли исполнитель в соответствующих реестрах.

Статус ИП проверяется по ЕГРИП.

Статус самозанятого проверяется в специальном сервисе.

Можно избежать лишней суеты и избавиться от бумажной волокиты, если сотрудничать с фрилансерами через специализированные площадки.

Сервис EasyStaff помогает сделать работу с фрилансерами проще и безопаснее.

Сложность № 2: денежные переводы

При перечислении денег в адрес фрилансеров, у компаний могут возникнуть две проблемы — сложности в рамках 115-ФЗ и комиссия банка.

Второй проблемы не будет, если исполнитель является ИП (в том числе в статусе самозанятого) и имеет расчетный счет. В этом случае компания заплатит лишь небольшую комиссию за отправку платежного поручения.

Самозанятые физлица в своей деятельности используют обычные текущие счета. Это не запрещено, пояснил ЦБ в письме № ИН-014-12/94 от 19.12.2019. Однако это одобрение со стороны ЦБ, увы, не освобождает заказчиков от комиссий, которые банки взимают за перечисления на счета физлиц.

Поэтому данную комиссию нужно заранее предусмотреть, планируя свои расходы на услуги фрилансеров.

Добавим, что часто банки считают платежи в адрес физлиц подозрительными. Повышенного внимания банка, например, может удостоиться самозанятый, который регулярно получает за свои услуги деньги от юрлиц. Поэтому ЦБ рекомендует таким гражданам заранее оповестить свою кредитную организацию о статусе плательщика НПД, чтобы при очередном перечислении не возникло неприятных сюрпризов как для получателя денег, так и для отправителя. Рекомендации даны в письме ЦБ от 08.12.2020 № С59-5-ОТ/10318.

Отметим, что проблем с перечислениями в адрес физлиц можно избежать, если проводить расчеты с фрилансерами через специальный сервис.

Вместо десятков договоров с физлицами можно заключить один договор с EasyStaff и экономить не только на налогах, но и на банковских комиссиях.

Сложность № 3: недобросовестность исполнителя

Поручая работу штатному сотруднику, работодатель-заказчик, как правило, может быть уверен, что данный человек не подведет, выполнит задание, не скроется, получив предоплату, и т. д.

С людьми, нанятыми «с улицы» такой уверенности меньше. Поэтому привлекая фрилансеров для выполнения работы / оказания услуг, надо обязательно составить договор, где будут прописать все нюансы.

Формальный подход к составлению этого документа может обернуться проблемами.

Например, в договоре с самозанятыми некоторые компании прописывают обязанность исполнителя незамедлительно известить заказчика в случае утраты статуса НПД, а в случае нарушения этого условия договора предусматриваются штрафные санкции в размере НДФЛ и взносов, которые придется заплатить компании в этой неприятной ситуации.

Обезопасить себя от лишних неприятностей можно с EasyStaff — забыть о бюрократии и выбирать деловых партнеров, ориентируясь только на их профессиональные качества.