Электронная подпись. Как получить и работать с ЭП сотрудникам компаний

С 1 марта 2022 согласно редакции 63-ФЗ «Об электронной подписи» возможно применение квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (далее — КЭП, ЭП, ЭЦП) сотрудника компании «старых» и «новых» форматов.

Электронная подпись. Как получить и работать с ЭП сотрудникам компаний
  1. «старая» технология: реквизиты ЮЛ и сотрудника;
  2. «новая» технология: только реквизиты сотрудника (КЭП физического лица) и машиночитаемая доверенность (далее — МЧД), которая должна быть подписана КЭП руководителя компании.

С 01.01.2023 возможным остается только применение «нового» формата, но по ряду причин «переходный» период планируется продлить до 31 августа 2023, после этой даты применение КЭП сотрудника возможно по «новому» формат.

Перенос сроков позволит всем участникам электронного документооборота доработать свои информационные системы, а сотрудникам своевременно перейти на получение сертификата физического лица

Почему директору нельзя передавать свою ЭП сотрудникам

С 1 января 2022 года все индивидуальные предприниматели, нотариусы и руководители предприятий получают электронную подпись только в ФНС и доверенных лицах лично (коммерческие организации в ЦБ, государственные (бюджетные) в Федеральном Казначействе).

Передача ключа ЭП посторонним лицам противоречит ст. 10 закона № 63-ФЗ. Однако, на практике руководители часто передают свою ЭП сотрудникам компании или даже третьим лицам (например, аутсорсерам, налоговым представителям).

Такие действия не являются наказуемыми, штрафов за передачу подписи не предусмотрено. Но подобная безответственность может привести к последствиям

Чем опасна передача ЭП сотрудникам?

Ответственность за подписанный электронный документ несет именно владелец такой КЭП, а не тот, кто эту подпись сформировал. То есть, если бухгалтер подписал ЭП директора документ с неверной суммой, то именно директор и будет нести ответственность за ошибку, т. к. в реквизитах электронной подписи указываются данные сертификата, которым создана ЭП.

А если ЭП руководителя была проставлена на некорректной отчетности, что повлекло за собой недоимку в бюджет по какому-либо налогу, это может привести к штрафам (ст. 122 НК) и судебным разбирательствам.

К тому же, имея доступ к ЭП руководителя (ключу электронной подписи), недобросовестный сотрудник может совершить мошенническое действие с деньгами компании или подписать любые документы и остаться безнаказанным.

Владелец КЭП при подозрении в компрометации ключа электронной подписи обязан незамедлительно обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия такой КЭП.

Если решением суда будет установлено, что ЭП скомпрометирована, электронные документы, которые были ей подписаны, могут признать недействительными (пп. 1 п. 6.1 ст. 14 № 63-ФЗ).

Электронные подписи сотрудникам в сервисе СберКорус. Удобный корпоративный личный кабинет: управление всеми КЭП компании в едином окне, автоматическое заполнение форм и проверка данных заявителя.

Чем опасна передача ЭП представителю компании?

Часто компании и ИП привлекают сторонних бухгалтеров для формирования и подачи отчетности от имени их компании. Для удобства руководитель предает свою ЭП на USB-токене. В свою очередь аутсорсинговые компании с одного и того же компьютера отправляют отчетность различных компаний и подписывают ее разными электронными подписями.

Казалось бы, где риск? Ведь отчетность сдается, подпись ставится нужная. Тем не менее, когда сдается налоговая отчетность представители служб безопасности ИФНС отслеживают IP и MAC адреса компьютеров, с которых подаются декларации.

А если все будет сдано с одного устройства, то инспекция может прийти к заключению, что компании состоят в сговоре и на самом деле все подконтрольны одному и тому же лицу, т. к. все отчеты сдаются с одного компьютера. Кроме того, инспекторы могут посчитать это дроблением бизнеса (письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@, от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@).

Как сотрудник компании может использовать ЭП

Повторим, что каждый руководитель (ИП) и сотрудник должен использовать только свою подпись.

Руководители компании (ИП) подписывают документы лично ЭП, которая была выпущена в ФНС. По требованиям регулятора КЭП ФНС создается в единственном экземпляре без возможности её копирования и создания дубликатов.

Остальные сотрудники компании подписывают необходимые документы самостоятельно, личной ЭП, которая была выпущена в аккредитованном удостоверяющем центре.

Налоговый представитель или бухгалтер-аутсорсер должен подписывать документы исключительно собственной электронной подписью, а право на подпись документов необходимо оформить с помощью доверенности от компании по правилам тех государственных органов, в которые предоставляются отчеты.

Где получить ЭП для сотрудников

В 2022 году сотрудники компаний должны оформить ЭП в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. Чтобы оформить ЭП нужен паспорт, СНИЛС, ИНН и заявление на изготовление КЭП.

С 2023 года сотрудники будут также получать ЭП в коммерческих удостоверяющих центрах. Чтобы использовать электронную подпись в личных целях никаких дополнительных документов не потребуется, а для использования в организации нужна будет машиночитаемая доверенность, которую заверит лично руководитель своей ЭП.